Das zeitgerechte Erfassen verlangt, dass zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung ein zeitlicher Zusammenhang besteht. Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah nach seiner Entstehung in den Grundaufzeichnungen zu erfassen. Zeitnah bedeutet, dass die Aufzeichnung möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung erfolgen muss. Entsprechend der GoB müssen die Geschäftsvorfälle grundsätzlich laufend verbucht werden. Eine Sammlung von Belegen ist grundsätzlich nicht statthaft. Allerdings kann die Grundbuchaufzeichnung unter bestimmten Umständen durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage ersetzt werden (Fundstellen unter Tz 3.2.3 Rz 46). Weitere Möglichkeiten leicht zeitversetzter Erfassungen sind im BMF-Schreiben unter Tz 3.2.3 Rz 49-52 aufgeführt.
Die Geschäftsvorfälle müssen systematisch erfasst und durch übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen aufgezeichnet werden. Die Belegsammlung hierzu darf nicht planlos erfolgen. Sie muss entsprechend einer bestimmten Ordnung aufgebaut sein. Aufzeichnungen und die damit verbundene Belegablage müssen deshalb nach bestimmten Ordnungsprinzipien vorgenommen werden. Grundsätzlich ist kein bestimmtes Prinzip vorgeschrieben. Aufzeichnungen müssen jedoch leicht nachvollziehbar und ebenso leicht den Belegen zugeordnet werden können.
Buchungen müssen grundsätzlich getrennt erfasst werden
Werden Geschäftsvorfälle nicht getrennt (einzeln) verbucht, verstößt das grundsätzlich gegen das Prinzip der Buchführungsklarheit und -ordnung. Deshalb dürfen beispielsweise bare und unbare Geschäfte oder steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze nicht ohne genügende Kennzeichnung einheitlich verbucht werden. Vorgänge dieser oder ähnlicher Art sind zwingend als einzelne Vorgänge und somit getrennt voneinander zu verbuchen.
Eine kurzzeitige Erfassung von baren und unbaren Geldeingängen beispielsweise im Kassenbuch wird dann nicht beanstandet, wenn die ursprünglich unbar erfassten Tagesumsätze (z. B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht worden sind. Sie müssen dann auch unmittelbar nachfolgend und erkennbar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto umgebucht werden. Weitere Bedingung hierbei ist, dass die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben sein muss.
Grundsätzlich sind die Aufzeichnungen bei der sog. doppelten Buchhaltung einzeln und sachlich nach Konten geordnet darzustellen. Sie müssen unverzüglich leicht lesbar gemacht werden können – auch für vergangene Zeiträume. Zudem muss es möglich sein, jederzeit – auch für zurückliegende Zeitpunkte – eine Bilanz oder einen sonstigen Zwischenstatus zu erstellen.
Dieser Inhalt ist unter anderem im Haufe Finance Office Premium enthalten. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen