Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung: Anforderungen ... / Zusammenfassung

Im BMF, Schreiben v. 14.11.2014 wurden die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und der Datenzugriff erstmals einheitlich in einem Dokument beschrieben. Mit BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4- S 0316/19/10003 :001, hat der BMF diese Grundsätze teilweise neu gefasst, aktualisiert und tiefergehend erläutert. Dabei wurde der "alte" Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg" einmal mehr in seiner Gültigkeit bestätigt. Diese Maxime gilt auch weiterhin uneingeschränkt für moderne DV-Buchhaltungssysteme. Aus den klassischen Papierbelegen wurden Abbildungen in elektronischer Form. In diesem Beitrag wird aufgezeigt, wie Sie mit Belegen in papier- und elektronischer Form umgehen müssen, wie eine elektronische Ablage ordnungsgemäß geführt wird und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Die Grundlage der klassischen Ordnungsmäßigkeit basiert auf §§ 238 ff. HGB. Über die §§ 90 Abs. 3 sowie 140 ff. AO werden diese und auch andere wirtschaftliche Aufzeichnungsvorschriften Bestandteil der steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die "reinen" steuerlichen Vorschriften sind in §§ 141-147 AO sowie in verschiedenen Einzelsteuergesetzen (§§ 4,41 EStG sowie 14, 14a, 14b, 22 UStG oder § 33 UStDV) zu finden. Der AEAO zu § 146a beinhaltet Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für die Aufzeichnungen unter zu Hilfenahme elektronischer Aufzeichnungssysteme. Dabei können Aufzeichnungsvorschriften nicht von Aufbewahrungsvorschriften getrennt werden. Damit einhergehend sind Vorschriften über das Aussehen und die Eigenschaften von Belegen. Eine einheitliche Beschreibung erfolgte in der Vergangenheit durch das BMF mit Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003. Dieses wird mit Gültigkeit ab dem 1.1.2020 durch das BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4-S 0316/19/10003 :001 ersetzt. Eine Konkretisierung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und deren Belegbuchführung für Bargeschäfte erfolgte schon durch die Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017.

Ergänzend hierzu wurde mit BMF, Schreiben v. 29.5.2018 (BMF, Schreiben v. 29.5.2018, BStBl. I 2018, 699) der Anwendungserlass zu § 146b AO in Kraft gesetzt (Vorschriften über die Kassennachschau). Mit dem BMF, Schreiben v. 19.6.2018 (BMF, Schreiben v. 19.6.2018, BStBl. I 2018, 706) wurde der Anwendungserlass zu § 146 Abs. 1 AO der aktuellen Gesetzeslage angepasst (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen). Das grundlegende BMF, Schreiben v. 28.11.2019 (a.o.a.O) ergänzt diese Ausführungen. Mit BMF, Schreiben v. 28.5.2020, IV A 4 – S 0316-a/20/100003:002 wurde der AEAO zu § 146a AO um einige kleine aber wichtige Details erweitert. Unter Nr. 6.3 wurde klargestellt, dass die Zustimmung des Kunden zur Bereitstellung des Belegs in elektronischer Form auch durch kokludentes Handeln erfolgen kann. Ferner wurde Nr. 6.4 dahingehend klargestellt, dass die Sichtbarmachung des elektronischen Belegs auf einem Bildschirm des Unternehmers alleine nicht ausreicht. Der Kunde muss in der Lage sein, den elektronischen Beleg nach Abschluss des Vorgangs entgegennehmen zu können. Ergänzungen und Erläuterungen erfuhr auch die Nr. 6.6.

Die technischen Vorgaben für die Sicherheit in der Informationstechnik werden fortlaufend ergänzt und verbessert. Sie wurden zuletzt mit BMF, Schreiben v. 17.8.2021 , IV A 4 – S 0316-a/19/10012:003 in Bezug auf die kryptographischen Vorgaben für Projekte der Bundesregierung Teil 5 – Anwendungen der Secure Element API, Stand 2021 ergänzt. Die jeweils aktuellen Links können den aktuell geltenden BMF-Schreiben entnommen werden.