Gutschrift / 1 Wann kann der Leistungsempfänger mit einer Gutschrift abrechnen?

Die am Leistungsaustausch Beteiligten können branchenunabhängig frei vereinbaren, ob der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger abrechnet; jedoch muss die Vereinbarung vor der Abrechnung getroffen worden sein. Da diese Vereinbarung formlos ist, kann sie auch mündlich erfolgen oder sich aus Verträgen oder sonstigen Geschäftsunterlagen ergeben.^[1]

Wichtig

Dokumentation der Einigung

Erfolgte die Einigung über die Abrechnung per Gutschrift mündlich, sollte der Gutschriftaussteller zur Absicherung seines Vorsteuerabzugs hierüber einen Vermerk anfertigen; dieser sollte ein Datum enthalten, damit das Finanzamt die vor der Abrechnung erfolgte Vereinbarung nachvollziehen kann.

Die Abrechnung per Gutschrift empfiehlt sich auf jeden Fall, wenn der Leistungsempfänger über die für die Abrechnung erforderlichen Daten verfügt.

Wichtig

Angabe "Gutschrift" erforderlich

Seit 2014 muss eine "Gutschriftsrechnung" zwingend die Angabe "Gutschrift" enthalten.^[2] Ohne diese Angabe ist der Vorsteuerabzug aus dieser Gutschrift unzulässig.

Zulässig sind insoweit auch Formulierungen, die in anderen Amtssprachen für den Begriff "Gutschrift" verwendet werden (z. B. "Self-billing"^[3]). Die Verwendung anderer Begriffe ist zwar nicht zulässig, gleichwohl soll der Vorsteuerabzug erhalten bleiben, wenn

• die gewählte Bezeichnung hinreichend eindeutig ist (z. B. "Eigenfaktura"),
• die Gutschrift im Übrigen ordnungsgemäß erteilt wurde und
• keine Zweifel an ihrer inhaltlichen Richtigkeit bestehen.^[4]

Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Korrektur einer zuvor ergangenen Rechnung als Gutschrift (sog. kaufmännische Gutschrift, z. B. bei Entgeltminderung) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn. In solchen Fällen führt die Verwendung des Wortes Gutschrift für sich allein genommen nicht zu einem unrichtigen Umsatzsteuerausweis i. S. d. § 14 c UStG.^[5]

Wird in einem Dokument sowohl über eine empfangene Leistung (Gutschrift) als auch über ausgeführte Leistungen (Rechnung) zusammen abgerechnet gilt Folgendes^[6]:

• das Dokument muss die Angabe "Gutschrift" enthalten;
• aus dem Dokument muss zweifelsfrei hervorgehen, über welche Leistung als Leistungsempfänger bzw. als Leistender abgerechnet wird;
• es darf nicht zu einer Kürzung der jeweiligen Steuerschuld kommen, Saldierungen und Verrechnungen der gegenseitigen Leistungen sind unzulässig.

Praxis-Beispiel

Typische Anwendungsfälle

• Abrechnung des Geschäftsherrn gegenüber dem Handelsvertreter nach § 87 c HGB

Die Abrechnung per Gutschrift setzt voraus, dass der Aussteller der Gutschrift ein Unternehmer oder eine (nicht unternehmerisch tätige) juristische Person ist. Nichtunternehmer dürfen keine Gutschriften ausstellen. Eine Gutschriftsausstellung ist auch zulässig, wenn der leistungsempfangende Unternehmer selbst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Praxis-Beispiel

Gutschrift durch nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer

Eine nach § 4 Nr. 14 UStG bzw. § 4 Nr. 16 UStG umsatzsteuerfreie Kurklinik führt für ihre Patienten einen Vortrag über gesunde Ernährung durch, der von einem externen Ernährungsberater gehalten wird.

Die Kurklinik kann mit Gutschrift abrechnen.

Eine wirksame Gutschriftserteilung

• kann auch durch einen von den o. g. Leistungsempfängern beauftragten Dritten (nicht dem Leistenden) erfolgen, der im Namen und für Rechnung des Leistungsempfängers abrechnet;
• kann auch elektronisch erfolgen.

Der Leistungsempfänger muss die Gutschrift binnen 6 Monaten nach Leistungsausführung erteilen.

[1] Abschn. 14.3 Abs. 2 UStAE.

[2] § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG.

[3] Vgl. insoweit die Hinweise in Abschn. II des BMF, Schreiben v. 25.10.2013, BStBl 2013 I S. 1305.

[4] Abschn. 14.5 Abs. 24 UStAE.

[5] Abschn. 14c.1 Abs. 3 UStAE.

[6] Abschn. 14.3 Abs. 2 UStAE.