Hybrides Projektmanagement: Analoge und digitale Medien ... / 3.1.2 Virtuelle Zusammenarbeitsformate

Bei der Auswahl geeigneter digitaler Zusammenarbeitswerkzeuge gilt es zunächst zu schauen, was bereits verfügbar ist. Viele Unternehmen, Universitäten und Fachhochschulen haben bereits Lizenzen für digitale Zusammenarbeitswerkzeuge und Videokonferenzen, auf die auch kurzfristig zurückgegriffen werden kann, um mit kurzen Vorlaufzeiten virtuelle Workshops, Events und Meetings abzuhalten. Wenn keine digitalen Tools verfügbar sind oder vorhandene Tools sich als nicht effektiv erweisen, dann gibt es verschiedene Kollaborationslösungen, die frei oder mit einer Lizenz erworben werden können und je nach Anwendungsfall die jeweiligen Basisfunktionen enthalten, um virtuelle Zusammenarbeit oder Meetings durchzuführen. Wichtig ist das passende Werkzeug für den Anwendungsfall auszuwählen und nicht etwas zu nutzen, was gerade in der Design Thinking Community populär ist. Jede Teamkultur ist anders und benötigt möglicherweise andere digitale Tools und Werkzeuge, die es erlauben, die Produktivität und Kreativität hoch zu halten oder einfach nur gute Stimmung erzeugen oder Team Building fördern. Hier unsere Liste an Anwendungsfällen und digitalen Helfern für verschiedene Formate:

Format	Anwendungsfall	Digitale Tools
Virtuelle Kommunikation	Videokonferenzen zur Verteilung von Informationen an verschiedene Zielgruppen sowie der Erhalt von Feedback auf strukturierte und effiziente Weise Nutzung im Projektcontrolling: Rücksprachen oder Abstimmungen vor wichtigen Meetings. Vorbereitung von Projekt-Präsentationen oder Projektmeetings	Skype, Zoom, Microsoft Teams, discord etc.
Virtuelle Präsentation und Meetings	Durchführung von regulären online Meetings zu den unterschiedlichsten Themen, die Teil eines bestehenden Teams, Organisation oder Firmenkultur sind. Nutzung im Projektcontrolling: Projektpräsentationen, Statusmeetings, Dailies oder Weeklies	Mural, Miro oder andere virtuelle Workshop-Tools in Kombination mit Skype, Zoom etc.
Virtuelle Workshops	Durchführung von Brainstorming, Planung von Experimenten, Clustering von Ideen Dot Voting und Abstimmungen. Nutzung im Projektcontrolling: Jegliche Workshops, z. B. zur Problemlösung- oder Ressourcenplanung, Projektplanung, Retrospektiven	Mural, Miro, Klaxoon, Retrium, Teams, Stormz, Conceptboard, Nexboard etc.
Virtuelles Projektmanagement	Gemeinsame Nutzung, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten, Präsentationen und anderen Arbeitsunterlagen Nutzung von File-Sharing-Systemen, kollaboratives Bearbeiten von Vorlagen, Templates und Berichten in real-time Nutzung im Projektcontrolling: Projektreporting und -steuerung, Förderung der effizienten und effektiven Projektdurchführung	Confluence, Jira, Basecamp, Trello, asana, Slack, Teamwork etc.
Virtuelles Team Building	Team Building, kollegiale Freundschaften und Zusammenhalt sind wichtige Elemente für den Erfolg von komplexen Projekten. Durchführung von virtuellen Kaffee- und Networking-Events Nutzung im Projektcontrolling: Onboarding von neuen Teammitgliedern, Zusammenhalt und Vertrauen fördern, Teamspirit aufbauen	Kahoot!, Teammood, Dr. Clue, donut
Virtuelle Events	Durchführung von Events zu verschiedenen Anlässen wie Weihnachten, Firmenjubiläum, Projekterfolge und -abschlüssen Nutzung im Projektcontrolling: Projekterfolge und Meilensteine feiern. Team Building.	Meetyoo, Hexafair, Engage, Virtualist

Tab. 3: Projektcontrolling: Virtuelle Formate und Anwendungsfälle

Eine besondere Herausforderung sind Formate, die eine hohe Interaktion zwischen unterschiedlichen Teilnehmern erfordern und in denen komplexe Probleme gelöst werden sollen. Das trifft insbesondere auf virtuelle Workshops oder die Lösung von Ressourcenproblemen im Multiprojektmanagement zu.