OFD Frankfurt, Verfügung v. 28.9.2018, S 0316 A - 010 - St 3a
Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (AO; insbesondere §§ 145 bis 147 AO in der Fassung vom 29.12.2016). Außerdem gibt es mehrere Verwaltungsvorschriften. Diese sind:
Unternehmen verwenden aus betriebswirtschaftlichen Gründen der Buchführung vorgelagerte elektronische Aufzeichnungssysteme (z.B. elektronische Kassensysteme, Abrechnungssysteme, Taxameter, Wegstreckenzähler, Waagen mit Kassenfunktion, App-Systeme, Warenwirtschaftssysteme, etc.).
Diese elektronischen Aufzeichnungssysteme unterliegen denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die eigentlichen Buchführungssysteme (Rz. 20 GoBD, Tz. 2.1.4. AEAO zu § 146 AO).
Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel elektronische Kassensysteme.
Der Einsatz dieser elektronischen Aufzeichnungssysteme hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Dieses Merkblatt soll einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung zu erkennen und zu vermeiden.
1. Neuregelungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen
Am 29.12.2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen veröffentlicht (BStBl 2017 I S. 21). Danach ergeben sich weitere Anforderungen an die Kassenaufzeichnungen eines Unternehmers (§§ 146a, 146b AO). Die gesetzlichen Änderungen lassen sich zeitlich wie folgt einordnen:
| Neue Vorschrift |
Anwendung ab |
Ausnahmen |
§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO: Einzelaufzeichnungspflicht |
29.12.2016 |
Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen und keine Pflicht zur Trennung der Entgelte für verschiedene Steuersätze. Gleiches gilt bei vergleichbaren Dienstleistungen (siehe Punkt 4) |
§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO: Tägliche Aufzeichnungen |
29.12.2016 |
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§ 146a Abs. 1 AO: Schutz durch zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ( gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme die in § 1 S. 1 KassenSichV genannt sind (elektronische Kassensysteme) |
1.1.2020 |
Elektronische Kassensysteme, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und nicht für die Anforderungen des § 146a AO aufrüstbar sind, dürfen bis 31.12.2022 genutzt werden. Voraussetzung: Das elektronische Kassensystem muss die in dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 und in den GoBD konkretisierten Anforderungen vollumfänglich erfüllen. |
§ 146a Abs. 2 AO Belegausgabepflicht |
1.1.2020 |
Auf Antrag (§ 148 AO) ist nur in begründeten Ausnahmefällen (sachliche Härte) eine Befreiung möglich. |
§ 146a Abs. 4 AO Mitteilungspflicht |
1.1.2020 |
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§ 146b AO Kassen-Nachschau |
1.1.2018 |
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§ 379 AO Bußgelder bei Verstößen bis zu 25.000 Euro |
1.1.2020 |
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2. Kassensicherungsverordnung – KassenSichV (gültig ab 1.1.2020)
Durch das o.g. Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde zugleich auch die Grundlage die Kassensicherungsverordnung (BMF vom 26.9.2017, BStBl 2017 I S. 1310 – KassenSichV) geschaffen, welche u.a. die elektronischen Aufzeichnungssysteme bestimmt, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen.
Elektronische Kassensysteme sind gem. § 1 der KassenSichV elektronische Aufzeichnungssysteme i.S. des § 146a AO, die durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen sind.
Darüber hinaus präzisiert die KassenSichV die über die GoBD hinausgehenden Anforderungen, die ab dem 1.1.2020 an die betroffenen elektronischen Aufzeichnungssysteme gestellt werden (z.B. Ausgestaltung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Anforderung an die Belege). Details zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sind in den Technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vom 6.6.2018 (u.a. TR-03151 und 03153) enthalten.
3. Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO)
Die Einzelheiten regelt der AEAO zum § 146 AO, BMF-Schreiben vom 19.6.2018 (a.a.O.).
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls – also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners (Tz. 2.1.2 AEAO zu § 146, BFH vom 16.12.201...