Innergemeinschaftliche Lieferung / 4.5 Buchmäßiger Nachweis

Die Gewährung der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen ist zwingend von Aufzeichnungen des Lieferanten abhängig, aus denen sich die gesetzlichen Tatbestandsvo­raussetzungen (innergemeinschaftliche Warenbewegung, steuerpflichtiger Abnehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet) ergeben.

Die Aufzeichnungen sollten laufend und unmittelbar mit der Ausführung der Umsätze geführt werden. Es ist zu gewährleisten, dass die entsprechenden Angaben vor dem Beginn einer Außenprüfung vorgangsbezogen abrufbar sind. Es ist in Ausnahmefällen durchaus gestattet, nicht nur den Beleg-, sondern auch den Buchnachweis bis zur letzten mündlichen Verhandlung beim Finanzgericht zu vervollständigen oder entsprechend den objektiven Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung zu berichtigen.^[1]

Zu beachten ist dabei aber, dass die Nachholung des Buch- und Belegnachweises voraussetzt, dass die entsprechenden Bestätigungen vom Abnehmer noch beigebracht werden können und auch den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen. Nachträglich beigebrachte Belege mit falschen Angaben verwirken das Recht des Unternehmers auf Vertrauensschutz. Unverzichtbarer Bestandteil des Buchnachweises ist die ausländische USt-IdNr. des Abnehmers (Muss-Vorschrift). Ist die USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Lieferung gültig, kann die Steuerbefreiung nicht nachträglich nur mit der Begründung aberkannt werden, der Abnehmer habe seinen Erwerb nicht besteuert. Des Weiteren soll der Unternehmer gem. § 17 d Abs. 2 UStDV regelmäßig folgende Aufzeichnungen vorhalten, die sich auch aus Belegen (wie Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Transportauftrag, Frachtbrief usw.) als Bestandteil der Buchführung ergeben können:

• die ausländische USt-IdNr. des Abnehmers,
• den Namen und die Anschrift des Abnehmers,
• den Namen und die Anschrift des Beauftragten des Abnehmers, wenn es sich um eine Abholung in einer für den Einzelhandel typischen Weise handelt,
• den Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers,
• die handelsübliche Bezeichnung, bei Fahrzeugen i. S. d. § 1 b Abs. 2 UStG zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer, und die Menge der gelieferten Gegenstände,
• den Tag der Lieferung,
• das vereinbarte bzw. vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung,
• die Art und den Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung der Liefergegenstände in das übrige Gemeinschaftsgebiet,
• die Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet,
• den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet.

Praxis-Tipp

Vorlage von Belegen

Die festgelegten Aufzeichnungspflichten müssen sich aus dem Gesamtbild der Buchführung ergeben. Der buchmäßige Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung ist bis zu dem Zeitpunkt zu führen, zu dem die Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben ist. Zum Zeitpunkt einer Außenprüfung haben die vorstehend genannten Belege ggf. ergänzt durch Aufzeichnungen des Unternehmers vorgangsbezogen vorzuliegen. Fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnungen eines rechtzeitig erbrachten Buchnachweises können bis zum Schluss der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht ergänzt oder berichtigt werden. Beruhen sie auf nachweislich falschen Angaben der Abnehmer, genießt der Unternehmer nur Vertrauensschutz, wenn er die Unrichtigkeit nicht erkennen konnte. Die Beweislast hierfür liegt bei den Finanzbehörden.

[1] BFH, Urteil v. 6.12.2007, V R 59/03, BFH/NV 2008 S. 515.