Internes Kontrollsystem (IKS) / 4.4 Vorräte, Forderungen und Verbindlichkeiten

Beim Vorratsvermögen ist durch eine Inventurrichtlinie die geordnete Führung des Mengengerüstes sicherzustellen. Die Inventuraufnahme muss durch eine Inventuranweisung, vorgegebene Formulare und ein definiertes Aufnahmeteam organisiert werden. Für die Sicherung des Lagerbestands sollte ein verantwortlicher Lagerhalter benannt werden, der die Lagerbuchführung (Wareneingang, Warenausgang) sicherstellt und dokumentiert. Auch unterjährig sollten die Bestände stichprobenartig kontrolliert werden. Hierfür ist es erforderlich, dass auch unterjährig eine Bestandsführung durch die EDV erfolgt.

Achtung

Retrograde Ermittlung der Teilwertabschreibung: Wertansatz fertiger Erzeugnisse/Waren

Bei der Ermittlung einer Teilwertabschreibung auf den Wertansatz fertiger Erzeugnisse und Waren nach der retrograden, am Absatzmarkt orientierten Berechnungsmethode ist bei der Ermittlung des "Soll-Rohertrags" nicht auf einen durchschnittlichen Branchenwert, sondern auf die betrieblichen Kennzahlen in den Jahresabschlüssen des Steuerpflichtigen abzustellen. Bei der retrograden Ermittlung der Teilwertabschläge sind auch die Selbstkosten zu berücksichtigen, zu denen lagerzeitabhängige Kosten rechnen.^[1]

In der Einkaufsabteilung sollte die Vergabe von Aufgaben grundsätzlich nur nach vorheriger Ausschreibung und Einholung mehrerer Angebote erfolgen. Das Verfahren und die abgegebenen Angebote sind entsprechend zu dokumentieren. Für Bestellungen sind Bestellgrenzen zu definieren, das heißt, dass bei gewisse Wertgrenzen überschreitenden Anforderungen zusätzliche Zustimmungen einzuholen sind. Wareneingang^[2] und Einkauf sind personell voneinander zu trennen, um eine unabhängige Prüfung der eingehenden Lieferungen zu sichern. Hierbei sind Mengen- und Qualitätskontrollen erforderlich. Bei der Bezahlung ist darauf zu achten, Skontomöglichkeiten auszuschöpfen. Die Rechnungsprüfung muss vor der Zahlungsanweisung erfolgen.

Im Bereich der Lieferungen und Leistungen ist sicherzustellen, dass alle eingehenden Aufträge angenommen und zeitgerecht bearbeitet werden. Hierfür sollten einheitliche Prozesse und Formulare verwendet werden. Durch Arbeitskontrollen ist sicherzustellen, dass das beabsichtigte Qualitätsniveau eingehalten wird. Alle gelieferten Waren^[3] oder erbrachten Leistungen sind abzurechnen. Daher ist eine Erfassung und Übertragung zwischen Leistungsbereich und Finanzbuchhaltung erforderlich. Zahlungsunfähigen Kunden oder Kunden mit Zahlungsverzug sind Liefersperren aufzuerlegen.

[1] FG Münster, Urteil v. 21.11.2018, 13 K 444/16 K G F, EFG 2019 S. 464.

[2] § 143 AO; BFH, Urteil v. 19.1.2017, III R 28/14, BFH/NV 2017 S. 934; FG München, Urteil v. 18.1.2018, 10 K 3036/16, EFG 2018 S. 717.

[3] § 144 AO; FG Münster, Urteil v. 28.6.2018, 6 K 1929/15 AO.