Inventur: Wie die Bestandsaufnahme richtig durchgeführt wird / 5.1 So wird das Inventar erfasst

Körperlich erfasst werden die vorhandenen Mengen nach handelsüblicher Stückzahl, Längen-, Flächen- und Raummaßen sowie nach dem Gewicht. Zu verwenden sind zur eindeutigen Identifizierung die entsprechende Kennung der Gegenstände (Serien-, Chargen-, Fahrgestellnummer).

Sofern dies vertretbar ist, ist auch die Erfassung in handelsunüblichen Größen zulässig:

• Kleinteile brauchen nicht gezählt, sondern dürfen abgewogen werden, wenn das Gewicht von beispielsweise 10 Stück genau ermittelt wurde. So sollte etwa bei Schrauben und ähnlichen Sachen verfahren werden.
• Der Bestand an gleichartig gestapelten Vorräten – wie z. B. Bleche, Rohre und Papier – in Stückmenge lässt sich durch Erfahrungswerte und Stichproben nach Gewicht und Volumen feststellen.
• Das Gewicht der Halden eines Schrotthändlers dürfte anhand der bedeckten Lagerfläche und der Höhe der Schrotthaufen geschätzt werden, weil das Verwiegen in diesem Einzelfall nur erschwert möglich ist.

Die vollständige Erfassung einzelner und identifizierbarer Vermögensgegenstände bedeutet gerade beim Vorratsvermögen einen erheblichen Arbeitsaufwand. Überzogene Ansprüche an die Richtigkeit und Exaktheit der ermittelten Mengen führen ab einem bestimmten Punkt dazu, dass unverhältnismäßig hohe Kosten verursacht werden. Hier wird der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit verletzt. Die noch zusätzlich gewonnenen Informationen sind für den Adressaten des Inventars und der Bilanz im Grunde unwesentlich und rechtfertigen nicht mehr den zusätzlichen Aufwand.

Wirtschaftliche Aspekte haben den Gesetzgeber dazu gebracht, Verfahren zu Inventurerleichterungen zuzulassen. Darüber hinaus rechtfertigt der abstrakte Grundsatz der Wirtschaftlichkeit auch vorsichtige Abweichungen vom Prinzip der Richtigkeit und Vollständigkeit, wie sie in Ihrem Betrieb im konkreten Einzelfall nötig sein könnten.

Praxis-Beispiel

Unschädliche Abweichung bei der Inventur

Ein Pkw-Vertragshändler mit einem Jahresumsatz von ca. 20 Mio. EUR ermittelt zum Jahresende auch den Bestand an Heizöl seiner Heizungsanlage. An der Tankanzeige des 10.000-Liter-Tanks liest er eine Füllung von ca. 3/4 ab. Der fast leere Tank wurde im Sommer zu einem Preis von 60 EUR/100 l aufgefüllt. Wirtschaftlich und zulässig ermittelt beträgt

• die Menge an Heizöl = 7.500 l,
• der Wert des Heizöls = 4.500 EUR.

Es ist für den späteren Bilanzleser oder das Finanzamt zur Einschätzung der Vermögenssituation und Ertragslage des Autohändlers vollkommen unerheblich, dass die Menge Heizöl tatsächlich 7.590 l beträgt und die Sommerreste von 150 Litern zu einem Preis von 55 EUR/100 l angeschafft wurden.

Praxis-Tipp

Dokumentation empfehlenswert

Sie sollten solche wirtschaftlichen Ermittlungen hinreichend dokumentieren, um sich im Streitfall gegen allzu unrealistisch aufgemachte Gegenrechnungen des Betriebsprüfers wehren zu können.