Welche Angaben Aufnahmelisten enthalten müssen
Zur Vorbereitung gehört auch die Erstellung von Aufnahmelisten, auf denen bereits die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und die artübliche Dimension (Stück, Kilogramm, Meter etc.) vorgedruckt sind. Sie sollen darüber hinaus Felder enthalten, in denen Datum und Zeitraum der Aufnahme, der Aufnahmebereich und Angaben über Beschaffenheit, Alter, Fremdeigentum u. Ä. festgehalten werden können. Insofern Ihre EDV diese Aufnahmelisten nicht erstellt, müssen Sie Formular-Aufnahmebelege verwenden, in denen diese Angaben handschriftlich festgehalten werden. Große Mengen werden auf Zählzettel vorgeschrieben.
Für die Inventur erforderliche Unterlagen
Der Verantwortliche muss dafür sorgen, dass alle für die Durchführung der Inventur erforderlichen Unterlagen in ausreichender Menge und rechtzeitig vorliegen. Hierzu gehören:
- Lageplan (grafische Darstellung der Lagerplätze),
- Personalplan,
- Schulungs- bzw. Informationsunterlagen wie Laufzettel und Merkblatt für Aushilfen, Ausgabe- und Rücklauflisten, Artikellisten, Handzettel, Material zur Abgrenzung der Aufnahmeplätze,
- Aufnahmebelege, Zähllisten,
- Schreibmaterial,
- Protokolle.
Der Inventurleiter sorgt außerdem dafür, dass
- die Aufnahmebelege fortlaufend nummeriert sind,
- ihre Vollständigkeit vor und nach der Inventur geprüft wird und dass
- diese Tätigkeiten im Inventurprotokoll dokumentiert sind.
Soweit erforderlich, sind in ausreichender Stückzahl technische Geräte und Hilfsmittel wie Leitern, Tische, Stühle, Waagen, leere Kisten, Rechenmaschinen, Handscanner, vorbereitete Notebooks u. a. zu besorgen.
Wichtig sind nicht zuletzt ausreichende Getränke und Verpflegung für die Aufnahmeteams.
Für die Inventuraushilfen sind abgezählte Löhne vorzubereiten, damit nicht am Ende eines langen Inventurtages Kleingeld zusammengesucht werden muss.
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