Inventur: Wie die Bestandsaufnahme richtig durchgeführt wird / 6.2 Durchführung der ...

Dr. Ulf-Christian Dißars

6.2.1 Lager und Handlager

Aufnahme und Kontrolle müssen spätestens 4 Stunden vor Beginn der Hauptinventur durchgeführt sein. Ab erfolgter Aufnahme und Kontrolle müssen die Aufnahmebereiche verschlossen bzw. Ware gegen Entnahme gesichert sein. Unmittelbar vor Durchführung der Inventur ist dafür zu sorgen, dass die Aufnahmebereiche sauber, übersichtlich geordnet sind und sich keine Ware außerhalb der durch Raum- und Lagerverzeichnis gekennzeichneten Bereiche befindet.

Diese Maßnahmen sind notwendig:

Sämtliche Aufnahmebereiche sind zu überprüfen, ob sie nur die Ware enthalten, die laut Auszeichnung hierher gehört. Fehlerhaft einsortierte Ware ist umzusortieren.
Innerhalb des Aufnahmebereiches sind gleiche Artikel zusammenhängend zu sortieren, ordentlich zu stapeln und eindeutig von anderen Artikeln zu trennen.
Soweit eine Regalreihe zu verschiedenen Aufnahmebereichen gehört, ist dies durch die Inventurleitung/Inventuraufsicht mittels geeigneter Hilfsmittel ausreichend deutlich zu machen. Die einzelnen Aufnahmebereiche sind entsprechend dem Raum- und Lagerverzeichnis eindeutig zu bezeichnen.
Die Waren sind durch die Inventuraufsicht auf korrekte Kennzeichnung hin zu überprüfen. Fehler sind vor Aufnahme zu korrigieren.
Beschädigte und verdorbene Ware bzw. Ware mit abgelaufenem Verfallsdatum und ungenügender Restlaufzeit bis zum Verfallsdatum ist gleichfalls auszusortieren. Sie ist getrennt von der regulären Ware aufzunehmen. Über deren Bewertung entscheidet die Inventuraufsicht nach Absprache mit dem Inventurleiter.
Dabei gilt:
Bei Retoure/Umtausch = aufnehmen
Bei Vernichtung = nicht aufnehmen

6.2.2 Grundsätze der Inventuraufnahme

Um eine richtige, vollständige und nachvollziehbare Inventur zu gewährleisten, ist Folgendes zu beachten:

Sämtliche Aufzeichnungen sind mit Kugelschreiber bzw. Filzstift zu tätigen, Bleistifte sind nicht zulässig. Um bei abweichenden Ergebnissen der Zählung nachvollziehen zu können, welches Ergebnis von wem als richtig anerkannt wurde, empfiehlt sich die Verwendung verschiedener Farben.
Falsche Eintragungen sind zu streichen, das Korrigierte muss lesbar bleiben; die Korrektur muss in die Nebenspalte, oder, wenn dies nicht möglich ist, in eine Spalte tiefer geschrieben werden.
Aufnahmeteams und Kontrolleure müssen in ihren Tätigkeiten die aufzunehmenden bzw. zu kontrollierenden Artikel vollständig überblicken können; dafür sind Hilfsmittel (Leitern, Stapler, Schreibunterlagen, Sitzmöglichkeiten) einzusetzen.
Während der gesamten Inventuraufnahme sind Warenbewegungen nicht zulässig.
Auf beschriebenen Belegen werden nicht genutzte Zeilen und Spalten vor Rückgabe durchgestrichen.
Die genutzten Unterlagen sind durch den Zähler und Schreiber mit Datum und Unterschrift zu versehen.
Aktionsware (sowohl Warenbestände, bei denen die Aktion am Inventurtag endet, als auch Warenbestände, bei denen die Aktion über den Inventurtag hinaus weiterläuft) ist mit dem Normalverkaufspreis aufzunehmen. Bei Aktionen, die über den Inventurtag hinaus weiterlaufen, sind die Werbeabschriften nach Vor- und Nachinventur zu trennen.

6.2.3 Einweisung des Personals

Am Inventurtag ist namentlich festzulegen (da ggf. Krankmeldungen vorliegen könnten):

Schreiber
Zähler
Kontrolleure
Ausgabe – Rücklaufkontrolleure der Belege

Dann erfolgt eine kurze Einweisung des Personals über:

Zusammensetzung der Aufnahmeteams, Inventuraufsicht und der Funktion, Zuordnung zu einzelnen Aufnahmeorten
Laufzettel der Aushilfen ausfüllen: Anmeldung, Pausen, Abmeldung, Arbeitseinsatz

Dokumentieren Sie diese Tätigkeiten im Inventurprotokoll.

6.2.4 Ausfüllanweisung

Aufnahmetechnik:

Pro Fachnummer

jeweils von links nach rechts

jeweils von oben nach unten

Beschädigte Ware oder Artikel mit abgelaufenem Mindesthaltbarkeitsdatum sind nicht aufzunehmen, sondern vor das Regal zu setzen.
Ware zu gleichem Verkaufspreis, die nicht unmittelbar nebeneinander sitzt, darf nicht zusammengefasst werden
Eintragungen nur mit Kugelschreiber (Bleistift unbedingt vermeiden!)
Verschriebene Blätter/leere Blätter dürfen nicht vernichtet werden
Falsche Einträge sind so durchzustreichen, dass sie noch lesbar bleiben, korrigierte Eintragungen eine Zeile tiefer schreiben
Leere Zeilen sind durch Striche zu entwerten

Merkblatt über wesentliche Fehlerquellen bei der Jahresinventur für Inventuraufsichten

Fehlende/nicht eindeutige Preise = Sauber/lesbar schreiben
Fehlende/nicht eindeutige Mengen = Sauber/lesbar schreiben
Fehlende/nicht eindeutige Warengruppe
Fehlendes Aufnahmedatum = Sämtliche Belege mit Datumsstempeln versehen
Fehlende Artikelbezeichnung
Nicht entwertete Leerzeilen
Fehlende Unterschriften der
Aufnahmeteams
Stichprobenkontrolleure (Stichproben pro Blatt ca. 10 %, bei Mängeln erhöhen)
Tragetaschen sind Ware und kein Verpackungsmaterial
Falsche Preise bei Stirnseiten und Sonderplatzierungen (nicht zu Angebotspreisen aufnehmen)