4.1 Gesamtablauf
Jedes Projekt folgt bestimmten Abläufen, die zunächst in der Gesamtheit vorgestellt werden. Auf einzelne Schritte wird danach nochmals gesondert eingegangen.
Als Erstes war das grundsätzliche Ziel des Projekts zu klären. Aus der Frage "Was will ich?" wurde dann eine erste Projektidee entwickelt. Der weitere Ablauf folgt der Abb. 1 und kann als genereller sinnvoller Ablauf eines Projekts gelten.
Abb. 1: Grundsätzlicher Projektablauf
Letztlich gab es 2 große Abschnitte:
- den Weg bis zum Beschluss über die Durchführung (Stufen 1 – 5 der HOAI),
- die Umsetzung des Projekts mit dem Projektcontrolling im engeren Sinn (Stufen 6 – 9 der HOAI).
Sorgfalt in der Planungsphase steigert die Erfolgschancen
Die Grundlagen für ein erfolgreiches Projektmanagement werden im ersten Teil gelegt. Fehler, die bereits vor der Umsetzung gemacht werden, sind im weiteren Verlauf nur bedingt reparabel. Je genauer, tiefgründiger und detaillierter bereits in einer frühen Phase gearbeitet wird, desto größer sind die Erfolgschancen für das Gesamtprojekt. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Überlegungen zum Projektcontrolling nicht erst mit dem "scharfen Start" beginnen zu lassen.
4.2 Projektidee und Grobplanung
Bevor solch ein Projekt angegangen wird, sollte man sich klar sein über die damit verfolgten ganz konkreten Ziele. Aus diesen Zielen resultieren wiederum die Mittel, die für die Zielerreichung maximal eingesetzt werden sollten.
Geplante Investition sinnvoll?
Luftschlösser sind teuer. Im Zusammenhang mit der Immobilieninvestition sollte immer die Frage im Vordergrund stehen, ob die geplante Immobilie wirklich für die betriebliche Tätigkeit sinnvoll ist und in welchem Rahmen sich die Investition bewegen sollte. Es ist sinnvoll, eine Maximalsumme der Investition zu bestimmen, die als "Deadline" gelten sollte.
Häufiger Fehler
Eine Projektidee wird weiterverfolgt, auch wenn sich inzwischen herausgestellt hat, dass sie mit den geplanten Mitteln nicht zu realisieren ist.
Auf die Frage "Was will ich?" gab es im vorliegenden Fall diese Antwort: Die räumliche Zusammenfassung der zersplitterten Firmenstandorte, um
- zeitaufwendige Transporte von Unterlagen und Personen zu vermeiden,
- den Datenaustausch preiswerter zu gestalten (geringere Datenleitungskosten),
- Synergien durch räumliche Nähe zu heben (schnelle Absprachen zwischen verschiedenen Abteilungen) und
- Gewerbemiete zu sparen.
Recherchen nach Grundstücken, die infrage kommen könnten, führten dann zum genannten Standort.
4.3 Grobplanung der Kosten
Erste Kostenschätzung anhand von Pauschalwerten
Nächster Schritt ist die Grobplanung: Was wird solch eine Investition voraussichtlich kosten?
Das gesamte Projekt war relativ komplex. Aus diesem Grund wurde eine Machbarkeitsstudie an ein Architekturbüro in Auftrag gegeben, die Aussagen zu folgenden Fragen liefern sollte:
- Welche Kubatur der Bauten ist auf diesem Grundstück sinnvoll möglich?
- Welche Gesamtkosten sind zu erwarten?
Den ersten Ansatz zeigt Tab. 1.
| Kostenbestandteil |
Kostenfaktor je Bezugsgröße |
Kostenansatz |
| Grundstückspreis pro m² |
622 EUR/m² |
2.200.000 EUR |
| Kosten für Errichtung Neubau |
1.700 EUR/m² |
11.000.000 EUR |
| Kosten für Sanierung Altbau |
3.400 EUR/m² |
4.200.000 EUR |
| Kosten für technische Anlagen |
ca. 30 % der Bausumme |
4.600.000 EUR |
| Baunebenkosten |
Schätzung |
5.900.000 EUR |
| Erste Grobschätzung der Investitionssumme |
|
27.900 000 EUR |
Tab. 1: Erste Grobschätzung der Investitionssumme
Mit hoher Unsicherheit verbunden waren insbesondere die Aufwendungen in Bezug auf die Sanierung des Altbaus (was sich im weiteren Ablauf bestätigen sollte).
Die auf diese Weise ermittelten Kosten lagen im Rahmen des Möglichen. Damit war die Entscheidung, das Projekt weiterzuführen, positiv beantwortet.
Grobplanung durch Fachleute war sehr genau
Es hat sich als äußerst sinnvoll erwiesen, bereits die erste Grobplanung von Fachleuten ausführen zu lassen. Wie sich später zeigen sollte, war diese erste Schätzung überaus genau und stimmte mit den später ermittelten tatsächlichen Investitionskosten fast überein. Die Studie kostete allerdings etwa 300.000 EUR, die durch die Gesellschaft zu erbringen waren, ohne dass bereits eine Investitionsentscheidung getroffen war.
4.4 Wirtschaftlichkeitsrechnung und Entscheidungsfindung
Grundlage für Entscheidungsvorschlag
Bevor das Projekt detaillierter geplant wird, ist es sinnvoll, eine Investitionsrechnung herkömmlicher Art durchzuführen. Es gilt, voraussichtliche mit dem Objekt verbundene Cashflows zu ermitteln und daraus den Kapitalwert (Net Present Value) zu berechnen. Dafür sind vor allem Aussagen zu folgenden Punkten erforderlich:
Mieteinnahmen, unterschieden nach Neu- und Altbau einerseits und Wohn- und Gewerbenutzung andererseits. Die Mieten wurden nach den marktüblichen Gegebenheiten eingeschätzt, darüber hinaus gingen folgende Annahmen in die Berechnung ein:
- Mietausfallwagnis 1 %
- Mietsteigerung ab Ja...