Investitionscontrolling am Beispiel eines Immobilienprojekts / 7 Reporting

Regelmäßige Berichte sind Grundlage für die Projektsteuerung und das Treffen von Entscheidungen. Reporting bedeutet an dieser Stelle

• Informationsquelle hinsichtlich Kosten und Leistungen im Zusammenhang mit dem Projekt,
• Basis für das rechtzeitige Erkennen von Risiken und Chancen,
• Planungsgrundlage für Detailplanungen und Änderungen,
• Grundlage für die Kontrolle.

Zielgruppen des Reportings sind:

• Nach innen:

  • Mit dem Bau befasste Fachleute und die Entscheidungsträger im Management (Treffen und Bestätigen von Ad-hoc-Entscheidungen)
  • Kontrollgremien (Aufsichtsrat)
  • Mitarbeiter des Unternehmens

• Nach außen:

  • Ämter (Bauordnungsamt, Denkmalamt)
  • Öffentlichkeit/Presse. Das Projekt hat als stadtbildprägendes Bauwerk allgemeines Interesse geweckt. Da solche Projekte immer auch Gegner und Bedenkenträger haben, galt es, den planmäßigen Fortgang zu kommunizieren.

Je nach Zielgruppe sind die Berichte unterschiedlich strukturiert und haben verschiedenen Umfang.

Die mit dem Baucontrolling befasste Firma lieferte einen monatlichen Controllingbericht an den Vorstand. Die wesentlichen Eckpunkte dieses Berichts wurden durch den Vorstand an den Aufsichtsrat bzw. die entsprechenden Ausschüsse des Aufsichtsrats (Technischer Ausschuss, Finanzausschuss) weitergeleitet. Als hilfreich hat es sich erwiesen, dass interessierte Mitglieder dieser Kontrollgremien einmal monatlich zur Baustellenbesichtigung eingeladen wurden. Diese Besichtigung stand unter Federführung der als Bauleiter fungierenden Firma. Neben der reinen Besichtigung bestand ausgiebig Gelegenheit, Fragen zum Ablauf zu stellen. Von den im Aufsichtsrat vertretenen Fachleuten wurde davon rege Gebrauch gemacht.

Den Aufbau des internen Controllingberichts an den Vorstand zeigt Tab. 5.

Nr.	Bezeichnung
1	Präambel/Veranlassung
2	Projektüberblick
	Budgetvorgabe	Kostenfortschreibung	Über- oder Unterdeckung
	Terminvorgabe	voraussichtlicher Termin	Abweichung
3	Entscheidungsbedarf Wesentliche Projektentscheidungen und -änderungen während der Projektlaufzeit werden dargestellt: Kurztext der Entscheidung – Priorität (hoch/normal/niedrig) – Abarbeitungsstand ((offen/bestätigt/abgelehnt)
4	Kostenverfolgung, detailliert
5	Termine/Bautenstände mit besonderem Hinweis auf relevante Termine im Folgemonat. Rahmentermine (Soll und Ist) und Abweichungen werden aufgeführt
6	Qualitäten: Auswertung der von der Bauleitung erstellten Mängelliste und Darstellung wesentlicher Mängel.
7	Diverses und offene Punkte. Hier wurde nochmals explizit verwiesen auf notwendige Aktualisierungen und dringende nächste Schritte, z. B. Fertigstellung der Ausschreibungen für Gewerk XY, Aktualisierung des Vergabekalenders usw.
8	Risiken. Hinweis auf sich aufbauende Termin- oder Kostenrisiken, Vergaberisiken, z. B. angedrohte Klage eines in der Vergabe nicht berücksichtigten Unternehmens, Rechtsrisiken, z. B. wegen strittiger Nachträge.
9	Fotodokumentation des letzten Monats.

Tab. 5: Aufbau des internen Controllingberichts