IT-Bilanzierung: Hardware, Software und Internet in der Rechnungslegung

1 Vorbemerkungen

Rz. 1

Der Einsatz von EDV-Anlagen (sog. Hardware), die Nutzung von EDV-Programmen (sog. Software) und die Präsenz im Netz (auch Web oder WWW für "World Wide Web" als Teilbereich des sog. Internet) gehören heute zum normalen Standard eines Unternehmens. Moderne Lösungen wie "Software as a Service" (SaaS) oder das sog. Cloud-Computing^[1] befinden sich auf dem Vormarsch. Ob und wie Computer, mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet etc.), Programme und Netzseiten ("Websites") jedoch zu bilanzieren sind, wirft "nach wie vor" eine Vielzahl von Fragen auf. Zu den damit verbundenen Sonderproblemen zählen beispielsweise, dass

• Hard- und Software trotz des funktionalen Zusammenhangs im Regelfall getrennt voneinander zu beurteilen sind,
• bei Hardware eine Abgrenzung zwischen dem einheitlichen Vermögensgegenstand^[2]"EDV-Anlage" und den selbstständig bilanzierungsfähigen Einzelkomponenten vorzunehmen ist,
• bei Software vor allem zwischen System- und Anwendersoftware zu unterscheiden ist und sich die Frage nach der eigenständigen Aktivierbarkeit bzw. der Einordnung als materieller bzw. immaterieller Vermögensgegenstand stellt,
• bei der Konfiguration bzw. dem sog. Customizing von Software sich die Bilanzierung als schwierig erweisen kann sowie
• die in immer kürzeren Intervallen verlaufende technische Entwicklung Probleme hinsichtlich der Nutzungsdauer sowie der Erfassung von Aufrüstungen, also Veränderungen in Form von Modifikationen oder Wesensänderungen, bzw. sog. Upgrades oder Updates nach sich zieht.

[1] Zur Abgrenzung und Einordnung s. BSI, Was ist Cloud Coumputing (https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/Informationen-und-Empfehlungen/Empfehlungen-nach-Angriffszielen/Cloud-Computing/Grundlagen/grundlagen.html abgerufen am 19.8.2024) unter Hinweis auf die Definitionen des NIST (National Institute of Standards and Technology) und der Verwendung dieser Definitionen durch die ENISA (European Network and Information Security Agency).

[2] Zum Begriff siehe "Wirtschaftsgut/Vermögensgegenstand/Vermögenswert (asset)/Schuld (liability)". Siehe auch Hennrichs, in Henssler, BeckOGK § 246 HGB Rz. 17 ff. . Nachfolgend wird einheitlich von Vermögensgegenständen gesprochen. Sollten steuerrechtliche Sonderregelungen zu beachten sein, wird der Begriff "Wirtschaftsgut" berücksichtigt. Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass solche Unterschiede zwischen dem Steuerrecht auf der einen Seite und den handelsrechtlichen Rechnungslegungsnormen auf der anderen Seite zum Ansatz latenter Steuern führen können. Hierzu siehe "Latente Steuern im Einzelabschluss und Konzernabschluss ".

2 Abgrenzung von Hard- und Software

Rz. 2

Eine EDV-Anlage setzt sich aus Hard- und Software zusammen. Die Hardware^[1] umfasst sämtliche körperlichen, also greifbaren Komponenten der EDV-Anlage, d. h.

• die Rechner bzw. Computer^[2] – wozu auch Desktop-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Notebooks (evtl. mit Dockingstation), Smartphones oder Tablets zählen – samt Arbeitsspeicher, Prozessoren, internen Laufwerken und internen Festplatten,
• die Peripheriegeräte, z. B. Maus, Tastatur, Monitor, Beamer, Drucker, Plotter, Scanner, Webcams, Headsets, Lautsprecher, Grafiktablets und externe Laufwerke (Flash Speicher, wie z. B. USB-Sticks; externe Festplatten; optische Laufwerke, wie externe DVD-Laufwerke/Brenner; Streamer, wie z. B. Bandlaufwerke),
• die Serverinfrastruktur, soweit diese nicht als Computer bzw. Rechner einzustufen ist,
• die Netzwerkinfrastruktur aus z. B. Switches, Patchfeldern und Verbindungskabeln (sofern diese nicht Teil des Gebäudes sind) sowie
• sonstige technische Einrichtungen, die bspw. die Stromversorgung bei Netzausfall sicherstellen (USV).

Rz. 3

Unter Software^[3] ist die Gesamtheit der zum Betrieb und im Rahmen der Nutzung einer EDV-Anlage eingesetzten Programme zu verstehen. Hierzu zählen ebenfalls sog. Apps (Softwareanwendungen).^[4] Aufgrund der Vielfalt von Software ist vor dem Hintergrund der Frage der eigenständigen Aktivierbarkeit als materieller oder immaterieller Vermögensgegenstand weiter zu unterscheiden^[5] zwischen

• sog. Firmware, die fest mit der Hardwarekomponente verbunden ist (vgl. Rz. 8),
• Systemsoftware, die ihrerseits in Steuerprogramme und Arbeitsprogramme zu unterteilen ist, sowie
• Anwendungssoftware, die sich aufteilt in Individualprogramme und Standardprogramme, wobei hier wiederum zwischen variablen und fixen Programmen differenziert wird. Anwendungssoftware ist insbesondere für die Dateneingabe, -ausgabe und -verarbeitung notwendig.

Rz. 4

Unter Systemsoftware sind maschinenorientierte, technische Programme zu verstehen, durch die eine EDV-Anlage erst funktionsfähig wird.^[6] Am bekanntesten ist hierbei die Software für Betriebssysteme, wie z. B. Windows, Mac OS oder Linux. Der Systemsoftware werden Steuer- und Arbeitsprogramme zugerechnet. Während Steuerprogramme die Inbetriebnahme der EDV-Anlage ermöglichen, weisen Arbeitsprogramme bereits einen Anwendungsbezug auf, sind aber im Gegensatz zu Anwendungsprogrammen noch rechnerorientiert. Bei den Arbe...