IT-Unterstützung im HR-Controlling / 2.1 Controlling mit harten Personaldaten

2.1.1 Kennzahlen der administrativen Personalarbeit

Vorhandene IT-Systeme für harte Daten

Für Prozesse mit harten Daten gibt es meist eingeführte IT-Systeme, die diese Daten verarbeiten und auch auswerten können.

• Kostendaten (Löhne, Sozialleistungen, Rekrutierung, Ausbildung, Personalprozesse etc.)
• Einnahmen (Umsatz, Profit, Deckungsbeiträge etc.)
• Strukturdaten (Verteilung nach Alter, Geschlecht, Nationalität, Anzahl von Personalfachkräften, Anzahl von Führungskräften etc.)
• Bewegungsdaten (Fluktuation, Abwesenheiten, Krankheitsabsenzen etc.)
• Kombinationen von Kennzahlen (Lohnkosten pro Mitarbeiter, Lohnkosten pro Umsatz, Anzahl von Personalfachkräften pro Mitarbeiter/pro Führungskraft, Fluktuation unter den x % Meistverdienenden etc.)

Diese Kennzahlen sind typischerweise einfach aus den bestehenden Systemen zu erheben. Hier stellt sich vielmehr die Frage, welche Kennzahlen tatsächlich ein gutes Controlling unterstützen, zu welchem Zweck sie ausgewertet werden und was wünschenswerte Ausprägungen der Kennzahlen sind. Controlling soll das Unternehmen unterstützen, gute Ziele zu formulieren, Indikatoren für deren Zielerreichung zur Verfügung zu stellen und auf die Notwendigkeit von Handlungen hinzuweisen.

Aussagekräftige Kombinationen von Kennzahlen

Typischerweise sind Kombinationen von Kennzahlen in Form von Quoten aussagekräftiger als einzelne Kennzahlen selbst. So sind Kosten pro Mitarbeiter, Deckungsbeitrag pro Mitarbeiter, Anzahl von Personalfachkräften pro Mitarbeiter oder die Fluktuation von Mitarbeitern unter den beispielsweise 40 % der Meistverdienenden hilfreicher als die Betrachtung absoluter Kosten oder der Fluktuation über die gesamte Mitarbeiterschaft.

2.1.2 "Harte" Kennzahlen zu Leistungsträgern

Gewisse Kennzahlen sind bezüglich der Leistungsträger aussagekräftiger als über die gesamte Belegschaft hinweg. Zu nennen ist beispielsweise die Fluktuation, die bei Leistungsträgern weniger erwünscht ist und häufig eine nicht von dem Unternehmen angestrebte Fluktuation darstellt. Oder die interne versus externe Besetzung von Stellen unter Leistungsträgern als Indikator für die Produktivität der internen Personalentwicklung, die insbesondere im Kontext des demografischen Wandels immer wichtiger wird.

Auswahl von Leistungsträgern mithilfe harter Daten

Alleine aus den harten Daten der Personalarbeit lässt sich kein verlässlicher Indikator zur zielgenauen Identifikation der Leistungsträger ableiten. Eine grobe, aber nützliche Annäherung an das Konzept der Leistungsträger ist eine Betrachtung der 40 % der Meistverdienenden. Diese Gruppe ist einfach durch eine Reihung aller Mitarbeiter entsprechend ihrem Lohn zu definieren.

Zugrunde liegende Annahme ist, dass sich unter den 40 % der Meistverdienenden ein größerer Anteil an Leistungsträgern befindet als in der Gesamtbelegschaft. Dies bedeutet natürlich nicht, dass sich unter den 40 % der Meistverdienenden nur Leistungsträger befinden oder bei den 60 % der restlichen Mitarbeiter keine Leistungsträger anzufinden sind.

Betrachtet man nun unter diesen 40 % der Meistverdienenden

• die Quote der Fluktuation und
• die Quote der internen Besetzungen im Vergleich zu der Quote der externen Besetzungen,

so erhält man zwei recht robuste Kennzahlen für das Controlling.

Kennzahlen zu Leistungsträgern

Abb. 3:Kennzahlen zu Leistungsträgern mithilfe einer groben, aber einfachen Operationalisierung

Wünschenswerte Ausprägungen sind relativ

Welche Kennzahlen sinnvoll sind und was die gewünschten Zielkorridore für diese Kennzahlen sind, ist je Branche und Situation des Unternehmens unterschiedlich. Branchenvergleiche können hilfreich sein, sinnvolle Zielgrößen zu definieren. Jedoch ist immer auf die besondere Situation des Unternehmens Rücksicht zu nehmen. So kann beispielsweise ein Unternehmen mit hohem Veränderungsbedarf eine höhere externe Besetzungsquote erzielen wollen als ein Unternehmen in einem stabilen Marktumfeld, das sich vor allem auf interne Personalentwicklung stützen will.