IT-Unterstützung von Planungs- und Forecasting-Prozessen / 5 Von der Shortlist zur finalen Entscheidung

Nach der Auswahl der 3 bis 4 am besten bewerteten Tools sollte die finale Entscheidung in Form eines Showcases getroffen werden, bei dem auch die Auswahl des Implementierungspartners erfolgt.

An dem Showcase sollte das Unternehmen den teilnehmenden Anbietern ein vereinfachtes, aber dennoch typisches und wichtiges Geschäftsszenario vorgeben. Dadurch wird eine Vergleichbarkeit zwischen den möglichen Lösungen hergestellt. Zusätzlich zu diesem Geschäftsszenario sollte eine prototypische Darstellung der vorgegebenen Anforderungen und der benötigten Funktionalitäten erfolgen.

Bei dem Showcase sollten für jedes Tool Vertreterinnen und Vertreter des potenziellen Implementierungsteams beteiligt sein. In der Praxis sind das meist ausgewählte IT-Beratungsunternehmen oder alternativ Implementierungsressourcen des Softwareanbieters. Auf diese Weise erhält das Unternehmen einen Eindruck vom Auftreten der die Implementierung unterstützenden Expertinnen und Experten. Es empfiehlt sich darüber hinaus Referenzen von anderen Unternehmen einzuholen.

Als ein wesentliches Auswahlkriterium sollten zudem für jedes Produkt die Kosten nach einem vorgegebenen Schema dargelegt werden. Dazu gehören in erster Linie die zu erwartenden Lizenzkosten auf Basis des unternehmensspezifischen Mengengerüsts sowie die für die (initiale) Implementierung notwendigen Zeiträume und Aufwände. Die darüber hinausgehenden Kosten für Weiterentwicklungen sollten ebenfalls angesprochen werden.

Damit der Showcase ein Erfolg wird, ist eine professionelle Vorbereitung wichtig. Dazu gehört die Erstellung und Verteilung von Anforderungsunterlagen inklusive der Rahmenbedingungen (insb. Mengengerüste und IT-Architektur), prozessualer Anforderungen (abzubildende Prozesse und Einheiten), der Datenstrukturen (inkl. Testdaten) sowie der seitens des Unternehmens bestehenden Anforderungen bezüglich des Implementierungsvorgehens (z. B. agile Implementierung).

Durch den Showcase erhält das Unternehmen einen umfassenden Eindruck der Leistungsfähigkeit der ausgewählten Tools und auch der zu erwartenden Unterstützung im Rahmen der Implementierung. Gleichzeitig wird durch die Beschränkung auf einen einfachen Proof of Concept in Kombination mit strukturierten Anforderungen auch der Aufwand für die Anbieter begrenzt, so dass diese in der Regel den Showcase unentgeltlich durchführen.

Nachdem die Showcases erfolgt sind, erfolgt eine objektive Bewertung und Evaluierung der Tools in Form einer Entscheidungsvorlage mit Entscheidungsempfehlung. Diese Entscheidungsvorlage sollte immer formellen Anforderungen genügen. Wenn später aus welchem Grund auch immer Zweifel am ausgewählten Tool aufkommen sollten, können die Diskussionen auf dieser Basis versachlicht werden.