Kalkulation in mittelständischen Handelsunternehmen

Zusammenfassung

Viele Unternehmer im Handel setzen sich zu wenig mit den Kosten des Betriebs, der Kalkulation der Preise und der Aufschläge auseinander: zu kompliziert, zu statisch, zu wenig Zeit, als Software zu komplex und zu teuer sind die Argumente.

Dieser Beitrag zeigt, wie mittelständische Händler mit Standardsoftware mit ihren Kosten umgehen können, Aufschläge und Preise kalkulieren und auch Sonderfälle der Kalkulationen in den Griff bekommen.

Schritt für Schritt wird der Nutzer von den kalkulatorischen Kosten über die Kostenplanung zu den verschiedenen grundsätzlichen Kalkulationsformen geführt.

1 Grundlagen: Es führen 3 Wege zum Ziel

Kalkulation im Handel bedeutet, die Preise an den Marktverhältnissen zu orientieren. Ein Handelsbetrieb versucht mit einer Mischkalkulation seinen Gesamtgewinn zu erreichen. Unterschiedliche Warengruppen werden mit verschiedenen Aufschlägen belegt. In der Summe der realisierten Gewinne soll der angestrebte und notwendige Gesamtgewinn erzielt werden.

Die Kalkulation muss sich an unternehmerischen Zielsetzungen orientieren. Sie darf sich nicht nur an Vergangenheitswerten aus der Erfolgsrechnung orientieren, sondern aus der unternehmerischen Zielsetzung heraus müssen Planwerte gefunden werden, mit denen kalkuliert wird.

Für die Kalkulation gibt es drei Verfahren:

• Mit der Vorwärtskalkulation rechnet der Unternehmer vom vorgegebenen Einkaufspreis zum mindestens notwendigen Verkaufspreis.
• Bei der Rückwärtskalkulation rechnet man von dem vom Markt vorgegebenen Verkaufspreis hinunter zum maximal erlaubten Einkaufspreis.
• Und wenn der Händler weder den Einkaufspreis noch den Verkaufspreis beeinflussen kann, dann kann er mithilfe der Differenzkalkulation erkennen, ob überhaupt noch genug übrig bleiben wird.

So wird der Umgang mit Handelsspanne, Kalkulationsaufschlag und Kalkulationsabschlag zur beinahe täglichen Praxis.

Praxis-Tipp

Excel-Tool für die Umsetzung

Das im Beitrag vorgestellte Tabellenkalkulationsblatt können Sie an Ihre betrieblichen Anforderungen anpassen. Den Ansatz dazu finden Sie im Blatt "Kostenplanung und Kostendifferenzierung". Hier ist bereits die Aufteilung in zwei Warengruppen vorgesehen. Die Zahlenbeispiele beziehen sich aber immer nur auf die gesamten Kosten. Im Beispiel wird mit den Werten der einzelnen Warengruppen nicht weiter gerechnet.

2 Kostenstruktur des Handelsunternehmens

Die Vorgehensweise bei der Kalkulation wird anhand eines durchgängigen Praxisbeispiels erläutert.

Der Beispielbetrieb weist bei 1,9 Mio. EUR Umsatz laut Gewinn- und Verlustrechnung folgende Kostenstruktur auf (s. Abb. 1).

Abb. 1: Kostenstruktur

Würde der Unternehmer mit diesen Zahlen die Preise des nächsten Jahres kalkulieren, dann würde er folgenden Bruttoaufschlag (einschließlich 19 % Mehrwertsteuer) berechnen:

		14,2 + 19	× 100 =	38,67 %
		100 – 14,2

Die Auszeichnung seiner Waren mit diesem Aufschlag würde ihm eines mit Sicherheit bringen: einen erheblichen betriebswirtschaftlichen Verlust!

Warum einen Verlust? – Er hat doch die betrieblichen Kosten berücksichtigt. Hier ist die Begründung:

• Die Kosten, mit denen er kalkuliert, stammen aus dem vergangenen Jahr. Er muss aber im kommenden Jahr mit möglichen Kostensteigerungen rechnen.

• Der Betrieb wird als Einzelunternehmen geführt und der Inhaber ist Grundstückseigentümer. In der Finanzbuchhaltung sind wesentliche Kosten nicht berücksichtigt, da sie steuerlich nicht als Aufwand anerkannt werden. Diese Kosten sind die kalkulatorischen Kosten.

  Dazu gehören

  • der Unternehmerlohn,
  • Miete für eigene Räume,
  • Zinsen für Eigenkapital und auch
  • Abschreibungen, die sich an realistischeren Werten orientieren als nur rein steuerlich vorgegebene Nutzungsdauern.
• Es ist noch keine Gewinnvorstellung berücksichtigt.

Praxis-Tipp

Kalkulatorische Kosten berücksichtigen

Für die richtige Kalkulation sind die Buchführungsunterlagen alleine nicht ausreichend. Auch Kosten, die nicht in der Bilanz erfasst sind, spielen eine wesentliche Rolle für die Berechnung des richtigen Aufschlagsatzes. Dies sind die kalkulatorischen Kosten.

Achtung

Aufschlagsätze regelmäßig der Umsatzentwicklung anpassen

Der Aufschlagsatz darf nicht nur einmal berechnet werden – er muss ständig kontrolliert und den tatsächlichen Gegebenheiten angepasst werden. Zur Kalkulation gehört zwingend auch die Kontrolle, um schnell reagieren zu können. Bei einem höheren als dem geplanten Umsatz kann der Aufschlag reduziert werden und es wird immer noch das angestrebte Gewinnziel erreicht. Aber auch umgekehrt: Wenn der Umsatz um 10 % niedriger liegt als vorgesehen, würde das den prozentualen Anteil einer Kostenposition von 20 % auf 22,2 % erhöhen!

3 Die kalkulatorischen Kosten

In diesem Schritt werden die kalkulatorischen Kosten des Betriebs berechnet. Das sind Kosten, die in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen, die aber (bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften) nicht in der Finanzbuchhaltung als Kosten verbucht werden können. Diese Kosten sind:

• der kalkulatorische Unternehmerlohn als Entlohnung des Unternehmers;
• die kalkulatorischen Zinsen für das im Betrieb eingesetzte Eigenkapital;
• die kalkulatorische Miete, wenn ...