Die konträren Apothekenurteile aus dem Jahr 2013 führten zu höchstrichterlichen Entscheidungen des BFH.[1]
In beiden, im Wesentlichen inhaltsgleichen Urteilen, führt der BFH aus, die Frage, ob die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen einzuschränken ist, sei in beiden Urteilsfällen zu verneinen.
Ausnahmen vom Grundsatz der Einzelaufzeichnung werden nach der historischen Entscheidung des BFH vom 12.5.1966 nur dann zugelassen, wenn es für den steuerpflichtigen Unternehmer nicht zumutbar ist, die Daten aller Verkäufe einzeln aufzuzeichnen. Das ist grundsätzlich dann der Fall, wenn Einzelhändler Waren von geringem Wert an eine Vielzahl nicht bekannter oder nicht feststellbarer Personen bar verkaufen.
Entscheidet sich der Steuerpflichtige, wie in den beiden Streitfällen, für ein modernes PC-Kassensystem, das zum einen sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet (mithin insbesondere die in Geld bestehende Gegenleistung sowie den Inhalt des Geschäfts) und zum anderen auch eine langfristige Aufbewahrung (Speicherung) der getätigten Einzelaufzeichnungen ermöglicht, kommt er der ihm obliegenden Verpflichtung zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe nach. Er kann sich in diesem Fall nicht (mehr) auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. Im Falle der Verwendung einer PC-Kasse ist die mit ihr bewirkte Einzelaufzeichnung grundsätzlich auch zumutbar.
Fazit: Der BFH hat mit seinen Urteilen vom 16.12.2014 klar entschieden, dass sich ein Unternehmer nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen kann, wenn er die Geschäftsvorfälle aus betriebswirtschaftlichen Gründen ohnehin einzeln aufzeichnet.
Wären Journalaufzeichnungen z. B. bei Verwendung einer offenen Ladenkasse bei Vorliegen aller sonstigen Voraussetzungen nicht zumutbar, so kann daraus aber nicht gefolgert werden, dass eine grundsätzliche Einzelaufzeichnungspflicht nicht gegeben ist. Apotheken, bei denen das Kassensystem mit einem Warenwirtschaftssystem verbunden ist und die aus betriebswirtschaftlichen Gründen einzeln aufzeichnen, müssen diese Daten in maschinell auswertbarer Form aufbewahren. Die Frage der Zumutbarkeit stellt sich nicht.
Folge der im EDV-System vorgenommenen Einzelaufzeichnung – und damit erfüllten Aufzeichnungspflicht – ist die Aufbewahrungspflicht dieser Unterlagen bzw. Daten.[2] In der Folge darf dann die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung auf die Kasseneinzeldaten zugreifen.[3]
Gleichzeitig weist der BFH jedoch auch darauf hin, dass die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen nicht dazu führt, dass diese auch einzeln gebucht werden müssen. Ausreichend ist auch die Buchung der zusammengefassten Tageseinnahmen (sog. "Tageslosung"). Jedoch muss sich diese dann nachweisbar auf einzeln erfasste Verkäufe zurückführen lassen.
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