Joachim Kuhni, Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner
2.1 Offene Ladenkasse nach wie vor zulässig
Auch nach Inkrafttreten aller gesetzlichen Verschärfungen ist es in Deutschland nach wie vor zulässig, eine offene Ladenkasse im Unternehmen einzusetzen. Darunter versteht man eine Kasse, die über keine technischen Hilfsmittel verfügt. Das kann eine einfache Schubladenkasse, aber auch eine Schuhschachtel oder im Extremfall theoretisch sogar der umgedrehte Hut sein. Eine Pflicht zur Führung einer elektronischen Registrierkasse gibt es im Gegensatz zu den meisten anderen EU-Staaten bei uns nicht. Die Entscheidung, welche Kasse zum Einsatz kommt, trifft ausschließlich der Unternehmer. Sie ist weder an die Branche noch an die Betriebsgröße oder an die Art der Gewinnermittlung gebunden.
In den wenigsten Fällen spielen bei diesen Überlegungen jedoch steuerliche Gründe eine Rolle. Ohne Registrierkasse ist es schwierig, das Personal zu kontrollieren. Der Wirt hätte mit einer offenen Ladenkasse keine Möglichkeiten zu überprüfen, ob der nach Geschäftsschluss vom Kellner abgelieferte Geldbetrag vollständig ist. Nicht immer wird er seinem Personal blind vertrauen, vor allem dann, wenn es sich nicht um langjährige Angestellten handelt. Besonders auffällig ist, dass das Personal in der Gastronomiebranche vergleichsweise häufig wechselt. Viele Betriebe sind auf Aushilfskräfte dringend angewiesen. Offene Ladenkassen setzen immer gegenseitiges Vertrauen voraus. Im Grunde ist die offene Ladenkasse nur in einem Familienunternehmen ohne Fremdpersonal vorstellbar.
Wie funktioniert nun eine Kassenführung mittels offener Ladenkasse?
Die Einnahmen werden summarisch ermittelt und in einem retrograd geführten Kassenbericht dokumentiert. Das Kassenbuch der offenen Ladenkasse wird als Kassenbericht bezeichnet. Dabei wird der am Tagesende gezählte Endbestand erfasst und im Kassenbericht in einer Summe dargestellt. Um die Tageseinnahmen zu ermitteln, wird hiervon zunächst der Anfangsbestand abgezogen. Außerdem müssen noch die belegten Ausgaben und privaten Geldentnahmen hinzugerechnet, sowie eventuelle Privateinlagen abgezogen werden. Der Kassenbericht ist täglich zu führen. Ein gesondertes Zählprotokoll ist nicht erforderlich, jedoch im Hinblick auf eine spätere Außenprüfung hilfreich. Sollte zum Zwecke des einfacheren Auszählens eines größeren Geldbestands neben dem Kassenbericht ein zusätzliches Zählprotokoll erstellt werden, so muss dieses unbedingt aufbewahrt werden.
Unternehmer, die nicht aus Unzumutbarkeitsgründen von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit sind und eine offene Ladenkasse führen, müssten die erforderlichen Aufzeichnungen handschriftlich fertigen. Die Registrierkasse erledigt das automatisch. Das gleiche gilt für Rechnungsbelege, soweit der Kunde diese verlangt. Solche Überlegungen sollten bei der Wahl der Kasse nicht außer Acht gelassen werden.
Auch wenn sich die gesetzlichen Verschärfungen des neuen Kassenrechts überwiegend auf elektronische Aufzeichnungssysteme beziehen, darf der Aufwand, der bei Verwendung einer offenen Ladenkasse zu betreiben ist, nicht unterschätzt werden. Prüfer sind angewiesen, gerade bei offenen Ladenkassen ganz genau hinzuschauen. Erfahrungsgemäß werden bei der Führung einer Einfachstkasse die "gesetzlichen Spielregeln" nicht immer ernst genommen. Die Tatsache, dass es dem Unternehmer obliegt, seine Tageseinnahmen selbst zu errechnen und ihm der Gesetzgeber sogar die Möglichkeit einräumt, nur das zu zählen, was er zählen will, darf keinesfalls zu einer nachlässigen oder schlampigen Kassenführung verleiten.
2.2 Elektronische Aufzeichnungssysteme: Diese Voraussetzungen müssen erfüllt werden
Unter elektronischen Aufzeichnungssystemen sind elektronische Registrierkassen oder computergestützte Kassensysteme, sog. PC-Kassen zu verstehen. Sie sind zwar relativ teuer, haben aber neben der besseren Personalkontrolle und betriebswirtschaftlichen Auswertungsmöglichkeiten noch viele weitere Vorteile:
- Die einzeln erfassten Journaldaten werden im System abgespeichert und vorgehalten.
- Die Tageseinnahmen werden automatisch errechnet und mittels Tagesendsummenbon ausgegeben.
- Es können sowohl die Zahlungswege als auch, soweit erforderlich, die jeweiligen Umsatzsteuersätze hinterlegt und entsprechend ausgegeben werden.
Seit dem 1.1.2017 dürfen nur solche elektronische Kassensysteme eingesetzt werden, die in der Lage sind, sämtliche Journal(einzel)daten dauerhaft und unveränderbar vorzuhalten. Seit dem 1.1.2020 sind nur noch Kassen erlaubt, die zusätzlich noch über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die verhindern soll, dass Daten nachträglich unerkannt verändert werden. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Nach dem BMF-Schreiben vom 6.11.2019 wird es nicht beanstandet, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem längstens bis zum 30.9.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügt. Grund hierfür war, dass zum vorgesehenen Startzeitpunkt erst wenige solcher Systeme am Markt angeboten wurden. Aufgrund von C...