Kassenführung: Besonderheiten bei Taxibetrieben / 7 Dokumentation

7.1 Verfahrensdokumentation

Gemäß Tz 10.1 der GoBD^[1] ist das betriebliche DV-System in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die auch für Dritte verständlich abzufassende Beschreibung und Erläuterung des DV-Verfahrensablaufs hat gerade im Taxigewerbe besondere Bedeutung. Daraus müssen sich nachvollziehbar alle Einzelschritte von der Datenerfassung im Taxameter bzw. im Wegstreckenzähler über die Auslesung, den Datenexport, der Weiterverarbeitung sowie der Speicherung und Archivierung der Daten ergeben.

Es ist darauf zu achten, dass auch Änderungen der Verfahrensdokumentation in einer sog. "Änderungshistorie" vorzuhalten sind. Ein Hinweis, der in der bisherigen Fassung vom 14.11.2014 noch nicht enthalten war.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003.

7.2 Kassenbuch und Kassenbericht

Wie jeder andere Buchführungspflichtige hat auch der Taxiunternehmer ein Kassenbuch zu führen. Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, sind zwar nicht verpflichtet, ein formelles Kassenbuch zu führen, müssen aber ihre Einnahmen und Ausgaben dennoch chronologisch und nachvollziehbar dokumentieren. Die Rechtsprechung macht diesbezüglich kaum Unterschiede zwischen Bestandsermittlern^[1] und Einnahme-Überschussrechnern. Auch bei der Einnahme-Überschussrechnung müssen die Geschäftsvorfälle durch Belege nachgewiesen werden. Um die Einnahmen zu dokumentieren, hat deshalb auch der Einnahme-Überschussrechner Schichtzettel zu erstellen. Detaillierte Ausführungen zur Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht eines Einnahme-Überschussrechners ergeben sich auch aus dem o. a. Urteil des Finanzgerichts Hamburg v. 29.8.2017. Es macht insbesondere deutlich, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften in den §§ 145 ff. AO nicht nur für die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach §§ 140, 141 ff. AO gelten.

Kassenberichte kommen für Taxibetriebe nicht infrage. Sie sind für die Ermittlung der Tageseinnahmen bei der Verwendung offener Ladenkassen vorgesehen. Die in den Fahrzeugen eingesetzten Taxameter und Wegstreckenzähler sind elektronische und den Registrierkassen vergleichbare Aufzeichnungssysteme.

[1] §§ 4 Abs. 1, 5 EStG.

7.3 Kassensturzfähigkeit

Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand abgeglichen werden kann. Das gilt auch für Taxameter und Wegstreckenzähler. Die Kassensturzfähigkeit ist für jedes Gerät herzustellen.

7.4 Einsatzorte der Taxameter

Die konkreten Einsatzorte der Geräte und die Zeiträume, wann diese in welchem Fahrzeug eingesetzt werden, sind zu protokollieren. Die Protokolle gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

7.5 Organisationsunterlagen

Über die Erstprogrammierung und alle Systemänderungen sind Protokolle zu fertigen. Diese Erst- bzw. Änderungsprotokolle sind neben den Bedienungs- und Programmieranleitungen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.