Dipl.-Finw. (FH) Wilhelm Krudewig
5.1 Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig erfassen
Bei einem Kassenbuch ist es erforderlich, alle Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig zu erfassen. Es muss dann auch alles, was bar eingenommen oder ausgegeben wird, im Kassenbuch stehen.
Unverzichtbar sind folgende Angaben:
- Bareinnahmen,
- Barausgaben,
- Privatentnahmen,
- Privateinlagen,
- Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und
- Entnahmen zwecks Einzahlung bei der Bank.
Da das Kassenbuch alle Bargeldbewegungen eines Betriebs beinhaltet, müssen die Zahlungsein- und -ausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge zeitnah (i. d. R. täglich) ins Kassenbuch eingetragen werden.
Muster
| Kassenbuch vom |
21.1. |
bis |
31.1.01 |
Blatt – Nr. ....... |
8......... |
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usw.
| 30.1.01 |
Benzin |
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56,70 |
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4530 |
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| 31.1.01 |
Rechnung Kraus Nr. A280B |
320,80 |
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8400 |
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Summe |
5.172,22 |
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2.995,16 |
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Übertrag |
– 2.995,16 |
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Saldo |
2.177,06 |
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Übertrag |
2.177,06 |
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In einem Kassenbuch nach vorstehendem Muster wird der Kassenbestand nicht täglich ausgewiesen, sondern erst am Ende des Monats, wenn der Saldo übertragen wird.
5.2 Fehlerkorrektur muss im Kassenbuch erkennbar sein
Grundsätzlich gilt, dass Eintragungen im Kassenbuch nicht geändert werden dürfen. Fehler, die unterlaufen sind, müssen allerdings im Kassenbuch korrigiert werden. Wichtig ist, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleiben muss. Wenn Daten geändert werden, dann sollte das Datum der Änderung vermerkt werden.
Eintragungen im Kassenbuch dürfen also nicht überschrieben, durchgestrichen, überklebt, ausgelöscht, radiert oder mit Tipp-Ex übermalt werden. Für Eintragungen muss außerdem ein Stift verwendet werden, bei dem der Text nicht spurlos beseitigt oder geändert werden kann, d. h., es darf ein Kugelschreiber verwendet werden, ein Bleistift jedoch nicht. Das Kassenbuch muss in lesbarer Form über 10 Jahre aufbewahrt werden.
Vorsicht bei rechnerischen Kassenfehlbeträgen
Da nicht an jedem Tag eine Endsumme ermittelt wird, können Kassenfehlbeträge entstehen, die zunächst unbemerkt bleiben. Ein Kassenfehlbetrag kann sich nur rechnerisch ergeben. Tatsächlich kann aber nicht mehr Bargeld ausgegeben werden, als in der Kasse tatsächlich vorhanden ist.
5.2.1 Bei Kassenfehlbeträgen erhöht der Betriebsprüfer die Bareinnahmen
Da es tatsächlich keine Kassenfehlbeträge geben kann, unterstellt der Betriebsprüfer, dass der Unternehmer nicht alle Einnahmen erfasst hat, und erhöht die Betriebseinnahmen um einen geschätzten Betrag.
Der Betriebsprüfer darf jedoch nicht die Summe aller Fehlbeträge addieren. Er darf die Einnahmen nur um den jeweils höchsten Fehlbetrag erhöhen, zuzüglich des Betrags, der im Durchschnitt als üblicher Kassenbestand vorhanden ist.
5.2.2 Ursachen und Ermittlung von Kassenfehlbeträgen
| Kassenbewegungen |
EUR |
| Kassenbestand am 20.1.01 |
|
1.250,00 |
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| Einnahmen vom 20.1. bis 31.1.01 |
+ |
7.329,00 |
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| Ausgaben vom 20.1. bis 31.1.01 |
– |
9.500,00 |
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| Kassenfehlbetrag am 31.1.01 |
– |
921,00 |
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| Einnahmen vom 1.2.bis 28.2.01 |
+ |
4.400,00 |
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| Ausgaben vom 1.2. bis 28.2.01 |
– |
5.200,00 |
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| Kassenfehlbetrag am 28.2.01 |
– |
1.721,00 |
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Betriebsprüfung: Ermittlung von Fehlbeträgen in der Kassenführung
Führt der Unternehmer ein Kassenbuch, wird der Betriebsprüfer seine Kassenführung immer überprüfen. Er wird dabei sein EDV-Kontrollprogramm IDEA (= Prüfsoftware der Finanzverwaltung) verwenden, das innerhalb kürzester Zeit ermittelt, ob und in welcher Höhe Fehlbeträge vorhanden sind.
Will der Unternehmer selbst seine Kassenstände ohne IDEA kontrollieren, sucht er die Zeiträume heraus, in denen sein Kassenbestand verhältnismäßig niedrig ist. Hier ist die Wahrscheinlichkeit von Kassenfehlbeträgen am größten.
Kassenfehlbeträge entstehen oft durch eine falsche zeitliche Zuordnung. Der Unternehmer hat also die Möglichkeit, nach einer plausiblen Erklärung für das Entstehen von Kassenfehlbeträgen zu suchen.
Eigenbelege bei fehlenden Rechnungen
Wenn die Betriebseinnahmen errechnet werden, müssen alle anderen Geldbewegungen durch Belege dokumentiert werden. Soweit Fremdbelege fehlen, sind Eigenbelege zu verwenden. Alles, was nicht schriftlich vorliegt, wird in der Hektik des Tagesgeschäfts schnell vergessen. Das darf nicht sein, weil ansonsten die Einnahmen nicht zutreffend ermittelt werden können.
Als Eigenbelege sollten Buchungszettel verwendet werden, die bereitliegen sollten, damit diese bei Bedarf sofort ausgefüllt werden können.
Kassenfehlbeträge können z. B. folgende Ursachen haben:
- Es ist ein Rechenfehler unterlaufen, sodass tatsächlich kein Minus vorhanden ist. Um den Fehler zu finden, ist es erforderlich, jeden Tag des betroffenen Zeitraums zu prüfen. Nur so kann festgestellt werden, ob tatsächlich ein Rechenfehler vorliegt oder nicht.
- Es sind Bareinnahmen verspätet ins Kassenbuch eingetragen worden. Dieser Fehler kann festgestellt werden, indem jedes Zahlungsdatum kontrolliert und mit dem Eintragungsdatum im Kassenbuch verglichen wird. Das ...