Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten / 6.2 Was Einnahmen-Überschussrechner unbedingt tun sollten

6.2.1 Rechnungskopien empfehlenswert

• Rechnungskopien für die eigenen Unterlagen erstellen bzw. alle Ausgangsrechnungen ein 2. Mal für die eigenen Unterlagen ausdrucken.
• Auf den Rechnungskopien vermerken, ob der Betrag bar vereinnahmt wurde oder ob er aufs Konto überwiesen wurde.
• Der Einnahmen-Überschussrechner braucht dann nur eine Liste, in die er alle Einnahmen einträgt.
• Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten unmittelbar aus den Konten der EDV-Buchführung ergeben.

6.2.2 Umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten

§ 22 UStG enthält die Aufzeichnungspflichten, die für die Umsatzsatzsteuer erfüllt werden müssen. Danach ist der Unternehmer verpflichtet, seine Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen. Dabei muss er festhalten, wann er die Rechnung ausgestellt hat und wann der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Ein Kassenbuch ist nicht erforderlich. Umsatzsteuerlich ist es ohne Bedeutung, ob die Beträge bar vereinnahmt oder auf das Konto überwiesen wurden.

Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten müssen lt. BFH auch bei der Gewinnermittlung für Zwecke der Einkommensteuer beachtet werden.^[1]

Einnahmen-Überschussrechner haben bei allen Beträgen, die sie bar erhalten bzw. bar zahlen, die Wahl, sich für eine der beiden folgenden Lösungen zu entscheiden:

• Sie führen ein Kassenbuch (= geschlossene Kassenführung), das sämtliche Bargeldbewegungen beinhaltet (es muss jede Barzahlung, jede Privatentnahme bzw. Privateinlage oder Bareinzahlung bei der Bank im Kassenbuch erfasst werden).

  Diese Variante sollten Einnahmen-Überschussrechner nicht wählen, auch nicht bei umfangreichen Bareinnahmen! Kassenberichte zur Ermittlung der Einnahmen können hingegen sinnvoll sein.

• Sie zeichnen alle Bargeldbewegungen ohne Kassenbuch (Kassenführung) getrennt voneinander auf, wie z. B. Einnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen und Einlagen. Die Belege über bar bezahlte Betriebsausgaben, die z. B. aus dem Portemonnaie bezahlt wurden, müssen aufbewahrt werden, wie es auch bei allen anderen Belegen erforderlich ist.

[1] BFH, Beschluss v. 2.9.2008, V B 4/08.

6.2.3 Erleichterung bei großem Barzahlungsgeschäft

Erleichterungen gibt es, wenn eine Vielzahl von Geschäften mit oft nur geringen Beträgen gegen Barzahlung an unbekannte Personen ausgeführt werden. Hier ist es unzumutbar, jede Bareinnahme einzeln zu erfassen. Aus diesem Grund dürfen Tageseinnahmen auch summarisch ermittelt werden.^[1] Ab einem Betrag von 15.000 EUR pro Kunde müssen die Barverkäufe zwingend einzeln aufgezeichnet und der Name und die Anschrift des Kunden sowie der Inhalt des Geschäfts angegeben werden (Meldepflicht nach dem Geldwäschegesetz).

Die Tageseinnahmen dürfen nicht summarisch ermittelt werden, wenn es sich um Bareinnahmen handelt

• im Hotel- und Beherbergungsgewerbe,
• in Autoreparaturwerkstätten,
• bei Einzelanfertigungen von Schmuckstücken in Juwelier-, Gold- und Silberschmiedegeschäften,
• in Restaurants und Gaststätten, bei denen Rechnungen über Bewirtungskosten, Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen ausgestellt werden.

In diesen Fällen müssen also die Daten der Kunden festgehalten werden.

[1] BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 5 – S 0316/13/10003.