Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten / 8.2 Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme (INSIKA)

INSIKA basiert auf einer digitalen Signatur, die durch ein Trustcenter erzeugt wird. Dafür müssen an die Kassensysteme Smartcards angeschlossen werden – also interne oder externe Kartenlesegeräte. Bei jedem Bezahlvorgang erstellt die Chipkarte dann mithilfe eines speziellen Schlüssels eine Signatur. Diese Signatur wird als 2D-Code auf dem Kassenbon abgedruckt und gleichzeitig auf der Karte gespeichert. Auf diese Weise lassen sich die eingegebenen Daten später nicht mehr manipulieren.

Praxis-Tipp

Neuanschaffungen und Veränderungen

Künftig ist es erforderlich, dass Kassensysteme so konzipiert sind, dass sie nicht manipuliert werden können. Wer sich jetzt eine neue Registrierkasse zulegt, sollte unbedingt darauf achten, dass diese Registrierkasse bereits die Anforderungen erfüllt, die es künftig erfüllen muss. Die Umstellung muss ohnehin erfolgen, spätestens zum 1.1.2020. Auch wenn eine nicht manipulierbare Kasse teurer ist, ist es nicht sinnvoll, eine billigere Zwischenlösung zu wählen. Es besteht dann außerdem die Gefahr, dass die Finanzverwaltung eine Manipulationsabsicht vermuten könnte. Der Unternehmer sollte sich daher unbedingt schriftlich bestätigen lassen, dass die Voraussetzungen der Kassensicherungsverordnung erfüllt sind.

8.2.1 Elektronische Kasse: Zertifizierte technische Sicherheit

Nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen besteht seit dem 1.1.2020 die Pflicht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO in Verbindung mit § 1 Kassensicherungsverordnung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen ist. Betroffen sind alle Betriebe, die ihre Bargeldeinnahmen mittels einer elektronischen Registrierkasse aufzeichnen. Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.

Problem ist jedoch, dass bis zum Beginn des Jahres 2020 die erforderlichen technischen Sicherheitseinrichtungen am Markt noch nicht flächendeckend verfügbar sind. Nach dem BMF-Schreiben vom 6.11.2019^[1] wird es die Finanzverwaltung nicht beanstanden, wenn die erforderlichen technischen Sicherheitseinrichtungen bis zum 30.9.2020 noch nicht vorhanden sind.

Das BMF hat es abgelehnt, diese Nichtbeanstandungsregelung für die Umrüstung von TSE-Kassen über den 30.9.2020 hinaus zu verlängern.^[2]Aber! Die Bundesländer Baden-Württemberg, Bayern, Hamburg, Hessen, Niedersachsen und Schleswig-Holstein haben die Nichtbeanstandungsregelung für die Umrüstung von TSE-Kassen bis zum 31.3.2021 verlängert: Das Saarländische Finanzministerium gewährt ebenfalls die Fristverlängerung bis zum 31.3.2021, jedoch nur unter der Voraussetzung, dass der Unternehmer bis zum 30.9.2020 einen Kassenfachhändler, Kassenhersteller oder einen anderen Dienstleister im Kassenbereich mit einem fachgerechten Einbau einer TSE oder Einsatz einer cloudbasierten TSE-Lösung beauftragt hat.

[1] BMF, Schreiben v. 6.11.2019, IV A 4 – S 0319/19/10002 :001 DOK 2019/0891800.

[2] BMF, Schreiben v. 30.6.2020, IV A 4 – S 0316-a/20/10007 :002.

8.2.2 Elektronische Kassen: Pflicht zur Belegausgabe

Erfasst der Unternehmer seine Einnahmen mithilfe eines elektronischen Kassensystems, muss er seit dem 1.1.2020 jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Das alleine reicht jedoch noch nicht aus, weil gemäß § 146a Abs. 2 AO über jeden Verkauf ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden muss (Belegausgabepflicht). Das gilt selbst dann, wenn der Kunden keinen Beleg haben will.

Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn der Kunde die Möglichkeit hat, den elektronischen Beleg entgegenzunehmen. Der elektronische Beleg ist in jedem Fall zu erstellen, auch wenn der Kunde ihn nicht entgegennimmt. Allein die Sichtbarmachung eines Beleges an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) reicht nicht aus. Der Kunde muss die Möglichkeit haben, den Beleg nach Abschluss des Vorgangs elektronisch entgegenzunehmen.

Die elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat erfolgen (z. B. JPG, PNG oder PDF). Der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Belegs muss auf dem Endgerät des Kunden mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein. Bestimmte technische Vorgaben gibt es nicht. Es ist z. B. zulässig, wenn der Kunde unmittelbar über eine Bildschirmanzeige (z. B. in Form eines QR-Codes) den elektronischen Beleg entgegennehmen kann. Eine Übermittlung kann auch z. B. als Download-Link, per Near-Field-Communication (NFC), per E-Mail oder direkt in ein Kundenkonto erfolgen.

Aber! Unternehmer können sich von der Belegausgabepflicht befreien lassen, wenn es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt. Unternehmer können den Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Das Finanzamt muss den Unternehmer nach pflichtgemäßem Ermes...