Kassenführung: So machen Sie es richtig / 7 Kassen-Nachschau: Der Betriebsprüfer darf unangekündigt erscheinen

Ergänzend zu den bereits vorhandenen Außenprüfungen ist seit 2018 auch eine Kassen-Nachschau gesetzlich möglich. Durch eine unangekündigte Kassen-Nachschau während der üblichen Geschäftszeiten können Prüfer Grundstücke und Räume von Personen betreten, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben, um vor Ort die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie der Kassenbuchführung zu prüfen.^[1]

[1] § 146b AO.

7.1 Betretungsrecht für Geschäftsräume

Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen von der prüfenden Person Räumlichkeiten des Unternehmens betreten werden. Die Grundstücke oder Räume müssen nicht im Eigentum der gewerblich oder beruflich Tätigen stehen. Bei den Grundstücken und Räumen muss es sich grundsätzlich um Geschäftsräume des Unternehmers handeln. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.

7.2 Kassen-Nachschau erhöht Entdeckungsrisiko

Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuerlicher Sachverhalte – wie die Lohn- oder Umsatzsteuer-Nachschau. U. a. wird so die ordnungsgemäße Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme oder offener Ladenkassen kontrolliert.

Es werden sowohl computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen als auch offene Ladenkassen überprüft. Die Kassen-Nachschau beinhaltet auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems^[1].

Durch eine unangekündigte Kassen-Nachschau besteht für den Unternehmer ein deutlich erhöhtes Entdeckungsrisiko.

Achtung

Beobachtungen und Testkäufe durch das Finanzamt sind möglich

Die Prüfer können auch Testkäufe vornehmen. Zusätzlich kann der Prüfer sich durch anonyme Beobachtungen der Kasse(n) und ihrer Handhabung in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen ein Bild von der Handhabung des elektronischen Aufzeichnungssystems machen.

[1] § 146b Abs. 1 Satz 2 AO.

7.3 Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung i. S. d. § 193 AO

Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich nicht um eine Außenprüfung i. S. d. § 193 AO. Kommt es zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der technischen Sicherheitseinrichtung, kann der Prüfer aber ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen^[1]. Hierauf muss er den Unternehmer schriftlich hinweisen.

Achtung

Eine Kassen-Nachschau ist bei allen Kassenformen möglich

Die Kassen-Nachschau gilt nicht nur im Fall elektronischer Kassenaufzeichnungssysteme, sondern auch im Fall einer offenen Ladenkasse.

Wird eine offene Ladenkasse verwendet, kann der Außenprüfer zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog. "Kassensturz" verlangen sowie sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen.

[1] § 146b Abs. 3 AO.

7.4 Auskunftspflicht für Steuerberater und Bilanzbuchhalter

Zur Prüfung der gespeicherten Aufzeichnungen sowie der Belege des Unternehmers hat das Finanzamt auch das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten des Datenverarbeitungssystems zu nehmen.

Befinden sich die Unterlagen bei einem Dritten, weil dieser z. B. gegenüber dem Unternehmer eine Dienstleistung zur Erfüllung der ordnungsmäßigen Buchführung bzw. zur Erstellung ordnungsmäßiger Aufzeichnungen erbringt, muss der Dritte dem Prüfer im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Kassen-Nachschau Zugriff auf die aufzeichnungspflichtigen Daten des Unternehmers gewähren. Alternativ können die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.^[1]

[1] § 147 Abs. 6 Satz 2 AO.