Kennzahlen für das Personalmanagement / 3 Von der Kennzahl zum Dashboard

Die Strukturierung von Kennzahlen, wie sie in den vorigen Abschnitten dargestellt und mit einigen Beispielen verdeutlicht wurde, dient in erster Line der Systematisierung der Kennzahlenermittlung. Für ein empfängerorientiertes Berichtswesen werden die für ein zu bearbeitendes Thema relevanten Kennzahlen aus den verschiedenen Gruppen entnommen und in einer themenorientierten Zusammenstellung – "Dashboard" oder "Cockpit" genannt – dargestellt.

Ein Armaturen­brett wie im Auto

Ein solches Dashboard enthält die ausgewählten Kennzahlen in einer Darstellungsform, die die wesentlichen Informationen möglichst schnell erkennen lässt. Ähnlich dem Armaturenbrett eines Fahrzeugs müssen besonders kritische Informationen so dargestellt werden, dass der Informationsempfänger sie nicht übersehen kann. Die ursprünglichen Informationen sind daher u. U. überhaupt nicht mehr sichtbar, sondern werden durch Symbole und bildhafte Ergebnisdarstellungen ersetzt oder ergänzt.

Drill-down-Funktion für Analyse ­unverzichtbar

Die hohe Aggregierungsstufe eines Dashboards darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Darstellung das Ergebnis einer aufwendigen und ggf. über mehrere Stufen erfolgten Vorarbeit ist. Der Verzicht auf Detailinformationen ist allein dem Zwang zur prägnanten und übersichtlichen Darstellung geschuldet; besonders bei Berichten für das Top-Management eine unverzichtbare Eigenschaft. Erfolgt eine Weitergabe dieser Reports auf nachgeordnete Managementebenen, ist regelmäßig ein höherer Detaillierungsgrad erforderlich. Hier zeigt sich die Notwendigkeit, dass alle aggregierten Zahlen im Bedarfsfall bis hinab auf einzelne Datensätze auflösbar sein müssen. Ein integrierter, nachträglich nicht mehr veränderbarer Datenbestand ist Grundvoraussetzung für diese Eigenschaft.

3.1 Themendashboards

Dashboards werden themenorientiert als Unterstützung von konkreten Projekten, laufenden Aktivitäten der Personalwirtschaft (z. B. Gesundheitsmanagement, Rekrutierungsoffensive) oder als Basis-Dashboard themenübergreifend für die generelle, regelmäßige Managementinformation bereitgestellt. Das Layout richtet sich nach den technischen Möglichkeiten und dem Corporate Design des Unternehmens.

Corporate Design beachten

Das Spektrum ist groß. Von einfachen Zusammenstellungen mit Excel-Grafiken bis zu interaktiven Screens, die durch Anklicken weitere Details oder Sichtweisen sichtbar machen, ist alles realisierbar. Zu beachten ist, dass die Vielfalt der möglichen Darstellungsformen nicht zu einem Output führen darf, der den Empfänger überfordert. Diese Anforderung gilt für den Umfang, die technische Bedienbarkeit und das Layout. Manchmal ist weniger mehr und auch aus diesem Grund sollte die Konzeption eines in Dashboards mündenden Personal-Controllings immer an der Basis (Extraktion von Datenbeständen, Personalzählung etc.) beginnen und nicht beim Layout des Outputs, auch wenn diese Gestaltungsarbeit verlockend erscheint.

3.2 Praxisbeispiel: Dashboard Gesundheit

Am Beispiel des thematisch sehr gut abgrenzbaren Dashboards "Gesundheit" wird gezeigt, wie die oben beschriebenen Kennzahlengruppen den Vorrat für eine themenorientierte Zusammenstellung bilden. Ein Gesundheits-Dashboard bezieht seine Daten aus verschiedenen Quellen. Zum einen werden gesundheitsrelevante Daten aus der Mitarbeiterstruktur verwendet. So kann beispielsweise die Entwicklung des Altersdurchschnitts oder die Zahl der Frühverrentungen wegen Erwerbsunfähigkeit beobachtet werden. Aus der Zeitwirtschaft werden die Informationen über Krankheitshäufigkeit und -dauer anonymisiert und aggregiert gewonnen. Verfügt das Unternehmen über ein aktives Gesundheitsmanagement, werden wesentliche Daten aus den hier angesiedelten Aktivitäten stammen. So kann beispielsweise berichtet werden, ob die angebotenen Maßnahmen den Erwartungen entsprechend angenommen wurden. Auskünfte über die Kosten des Gesundheitsmanagements runden das Bild des Gesundheits-Dashboards ab.

Praxis-Beispiel

Dashboard Standort Hannover 31.12.2017

Gesundheit

	31.12.2016	30.6.2017	31.12.2017
Ø Alter	43,8	43,9	44,2
Krankenquote	2,5 %	3,6 %	1,8 %	[x]
Ø Dauer Krankheitsfall	2,2 Tage	2,8 Tage	2,4 Tage	[x]

Einsatz Ersthelferorganisation

Versorgung durch Ersthelfer	2016	2017
Abschließend	65 %	50 %
Weitervermittelt	35 %	50 %

Gesundheitsprogramm "Fit in 2017"

Programm	Teilnehmertage 2. Halbjahr	Penetrationsrate 2017	Ziel­erreichung
Cardio	57	7,2 %	[x]
Rücken	102	6,9 %	[x]
Mental Fit	55	4,3 %	[x]

Budgetauslastung Gesundheitsmanagement

Form ersetzt nicht Inhalt

Auf eine aufwendige grafische Darstellung wurde hier bewusst verzichtet, da das Layout dem Inhalt nachgeordnet festgelegt werden sollte und den im Unternehmen verfügbaren Möglichkeiten und Restriktionen folgt. Denkbar ist, alle in den Tabellen enthaltenen Zahlen in Grafiken darzustellen, sodass ein Übersichtsblatt mit mehreren kleineren Charts (z. B. als Tachodarstellung) entsteht. Aber – der Hinweis kann nicht oft genug gegeben werden – Form ersetzt nicht Inhalt. Auch bei einer optisch noch so schönen und vielleicht futuristisch anmutenden Darst...