3.1 Wertbeitrag des Einkaufs
Unter dem vom Einkauf generierten Wertbeitrag wird der Wert verstanden, den der Einkauf dazu beiträgt, die von ihm zu beeinflussenden Kosten zu reduzieren. Dies sind:
- der Wert der eingekauften Güter und Dienstleistungen und
- die Kosten der Einkaufsorganisation.
Der generierte Wertbeitrag wird zum einen durch das Einkaufsergebnis gemessen, d. h. durch alle Effekte, die GuV-wirksam sind. Dazu gehören bspw. die Reduzierung der Einkaufspreise des bezogenen Materials oder die Erhöhung des Skontoertrags, der vom Einkauf verantwortet und auch tatsächlich realisiert wird.
Er wird aber ebenso daran gemessen, wie hoch die Einkaufsleistung ist, das bedeutet, alle nicht GuV-wirksamen Effekte, zu denen der Einkauf beigetragen hat. Darunter wird die vermiedene Verteuerung verstanden, die nicht in der GuV ersichtlich ist, aber vom Einkauf verhandelt wurde, z. B. dass der Vergabepreis niedriger ist als der Angebotspreis. Des Weiteren kann der Einkauf durch die Entwicklung der vom Einkauf verantworteten Bestände zu einer Reduzierung der Kapitalbindung beitragen und damit Kosten reduzieren.
In einem Austausch verschiedener mittelständischer Produktionsunternehmen hat sich gezeigt, dass die in Abb. 1 aufgeführten Kennzahlen zur Messung des vom Einkauf generierten Wertbeitrags am besten geeignet sind.
Abb. 1: Wertbeitrag des Einkaufs
3.2 Kosten der Einkaufsorganisation
Jahresbudget eingehalten?
Die Kennzahl besagt, ob der Fachbereich Einkauf sein Jahresbudget eingehalten hat. Das vorgegebene Budget wird ausgedrückt über die Funktionsbereichskosten, die Personalkosten, Gemeinkosten sowie Umlagen und Dienstleistungsverrechnungen beinhalten können. In den Umlagen sollten alle Kosten abgebildet werden, die notwendig sind, um die Einkaufsorganisation in die Lage zu versetzen, ihr originäres Geschäft auszuführen. Dazu gehören:
- das Gebäudemanagement, über das die Kosten der benötigten räumlichen Ressourcen abgebildet werden,
- der Fuhrpark bzgl. der benötigten Dienstwagen,
- die IT in Bezug auf die zur Verfügung gestellte Hard- und Software und die IT-Leistungen im Rahmen von Projekten sowie
- die Personalausbildung, die notwendig ist, das Personal des Fachbereichs Einkauf entsprechend auszubilden.
Werden vom Einkauf Projekte initiiert, um Einkaufskosten zu reduzieren oder um den Qualitätsstandard der bezogenen Artikel zu erhöhen, sollten sowohl die internen als auch die externen Kosten über einen projektbezogenen Kostensammler gebucht werden. Damit werden die gesamten Projektkosten transparent und messbar und dem Einkauf können die zur Durchführung der Projekte verursachten Kosten direkt zugerechnet werden..
| Perspektive |
Finanzen |
| Ziel |
Budgeteinhaltung |
| KPI-Definition |
Entwicklung der Funktionsbereichskosten (Personalkosten, Gemeinkosten sowie notwendige Umlagen und Verrechnungen) im Vergleich zum Plan |
| Enthalten in Berichten |
Einkaufsreporting |
| Berechnungsformel |
Entwicklung der Funktionsbereichskosten des Einkaufs des aktuellen Jahres im Vergleich zum Budget des aktuellen Jahres |
| Aufrissdimensionen |
Funktionsbereichskosten des gesamten Knotens "Einkauf" je nach Unternehmensgröße, unterteilt in Einkaufsbereiche |
| Datendimension |
Monat, kumuliert, Forecast |
Tab. 2: Kosten der Einkaufsorganisation
Um auf Monatsebene zu vergleichen, ob der Einkauf die geplanten Kosten des aktuellen Jahres auch eingehalten hat, ist es wichtig, dass auch auf Monatsebene geplant wird. Dies kann entweder durch
- eine lineare Planverteilung oder
- eine Plansaisonalisierung, die besonders hohe und außerordentliche Kostenpositionen zeitlich genau berücksichtigt,
erfolgen. Um einen Vergleich über eine Mehrjahresperiode oder mit anderen Unternehmen der gleichen Branche herzustellen, ist es sinnvoll, die Funktionsbereichskosten des Einkaufs ins Verhältnis zum Einkaufsvolumen zu setzen, da eine absolute Kennzahl der Funktionsbereichskosten nur im Vergleich zum Vorjahr und Budget aussagefähig ist, nicht jedoch über einen Mehrjahresvergleich oder über einen Vergleich mit anderen Unternehmen, wenn das Einkaufsvolumen aufgrund der Unternehmensgröße unterschiedlich ist. Abb. 2 zeigt als Beispiel die Entwicklung der Funktionsbereichskosten eines Unternehmens in Summe und als Prozentsatz vom Einkaufsvolumen. Die Werte sind in Summe dargestellt und aufgeteilt auf die einzelnen Produktbereiche:
Abb. 2: Funktionsbereichskosten absolut und in % des Einkaufsvolumens
Variabilität der Kosten kennen
In diesem Beispiel sind in Summe die Funktionsbereichskosten des Einkaufs im Vergleich zum Budget gestiegen, obwohl sich das Einkaufsvolumen nicht proportional erhöht hat. Es sind die Gründe zu analysieren, die diese Budgetüberschreitung verursacht haben, und Maßnahmen zu definieren, wie das Budget noch erreicht werden kann. Diese Analysen und Maßnahmen sollten auch produktbereichsbezogen erfolgen, da die Entwicklung nicht in allen Produktbereichen gleich ist. Es gibt auch Produktbereiche, bei denen die Erhöhung der Funktionsbereichskosten proportional zur Erhöhung des Einkaufsvolumens erfolgt ist. Jedoch sollten auch dann genau die Gründe für die A...