Kennzahlenbasiertes HR-Controlling im Krankenhaus / 2.1 Personalbedarfsplanung

Grundlage für zukünftige Planung

Die Personalbedarfsplanung ist eine wesentliche Voraussetzung, um eine Über- oder Unterdeckung des Personalbedarfs zu vermeiden. Dabei müssen saisonale Schwankungen und zu erwartende zukünftige Entwicklungen, z. B. Auf- oder Ausbau bestimmter medizinischer Leistungen wie neue Formen der Therapie oder Diagnostik, entsprechend berücksichtigt werden. Der Personalbedarf kann je nach Abteilung sehr unterschiedlich sein. Faktoren sind z. B.

• die durchschnittliche Verweildauer der Patienten,
• die Anzahl der Patienten,
• die Pflegeintensität,
• die Qualitätsstandards des Krankenhauses,
• die Ausfallquote der Mitarbeiter durch Krankheit und Urlaub und
• die wöchentliche Arbeitszeit der Beschäftigten^[1].

So erfordert etwa der erhöhte Pflegebedarf demenzkranker Patienten einen angepassten Betreuungsschlüssel des Pflegepersonals. Die verschiedenen Methoden der Personalbedarfsermittlung sollen hier jedoch nicht näher erläutert werden.

Soll-Ist-Vergleiche und Zeitreihenanalysen

Neben den quantitativen Basisdaten wie Anzahl der Vollkräfte oder Gesamtzahl aller Mitarbeiter (inkl. der Teilzeitkräfte) sind auch ein Soll-Ist-Vergleich (Anzahl unbesetzter Stellen) und die Darstellung der Entwicklung über den zeitlichen Verlauf (Personalzu- und -abgänge) hilfreich. Diese Daten bilden eine wichtige Grundlage für die Planung weiterer Maßnahmen zur Personalbeschaffung und Personalentwicklung. Bei regelmäßiger Anpassung an geänderte Tarifvereinbarungen können sie auch für die Planung der zukünftigen Personalkosten genutzt werden. Diese sind insbesondere abhängig von der qualitativen Personal- und Qualifikationsstruktur, wie etwa der Anzahl an Fachärzten, Fachpflegern oder anderen Mitarbeitern mit spezifischer Weiterbildung.

Instrumente zur Qualifikationssteuerung

Der qualitative Personalbedarf kann erfasst werden, wenn die spezifischen Anforderungen einer zu besetzenden Stelle mit den Mitarbeiterqualifikationen abgeglichen werden^[2]. Er lässt sich aus der Anzahl von Mitarbeitern einer bestimmten Qualifikationsstufe in Relation zur Gesamtmitarbeiterzahl berechnen. Die entsprechenden Daten können über Mitarbeitergespräche, Personalakten, Weiterbildungsstatistiken oder Stellenbeschreibungen generiert werden^[3]. Diese Informationen sind insbesondere für Ausbildungskliniken wichtig zur Planung von Weiterbildungsangeboten bzw. Personalentwicklungsmaßnahmen sowie für die Nachwuchsplanung.

Angaben über die Betriebszugehörigkeit und das durchschnittliche Alter der Belegschaft können wichtige Hinweise für anstehende Nachfolgeregelungen sein. Allerdings ist Vorsicht bei der Interpretation der Daten geboten. Insbesondere in Funktionsbereichen mit hoher Fluktuation wie "Sprungbrettjobs" bei leitenden Oberärzten oder in emotional belastenden Bereichen wie der Palliativmedizin oder der Kinderonkologie sollte die Interpretation immer in Relation zur Gesamtmitarbeiterzahl erfolgen. Denn bei Neueinstellungen sinkt naturgemäß die mittlere Dauer der Betriebszugehörigkeit.

Die Personalbedarfsplanung dient somit als Grundlage für die zukünftige Personalbeschaffungs-, Personalfreisetzungs- und Personaleinsatzplanung einer Klinik, aber auch für die Planung der Personalentwicklung und der Personalkosten.

[1] Hentze/Kammel (2010).

[2] Schulte (2002).

[3] Haffner/Polanski (2009), S. 97.