Kennzahlensystem: So stellen Sie Ihre wichtigsten Kennziffern zusammen

Einführung

Kennzahlen stellen in komprimierter Form wichtige Zusammenhänge dar und fassen messbare Tatbestände zusammen. Sie dienen der Steuerung eines Unternehmens, zeigen dessen Stärken und Schwächen sowie Auffälligkeiten und Veränderungen auf. Insbesondere in wirtschaftlich schwachen Zeiten bringen sie die häufig angespannte Situation eines Unternehmens auf den Punkt.

Im Rahmen dieses Beitrags stellen wir Ihnen eine Musterlösung ^[1] vor, die es Ihnen ermöglicht, aus einem einmal vorhandenen Datenbestand Kennzahlen unterschiedlicher betrieblicher Bereiche individuell auszuwählen.

[1]

s. Arbeitshilfe "Kennzahlensystem"

1 Bedeutung betrieblicher Kennzahlen

Die Einsatzgebiete von Kennzahlen sind vielfältig: Sie sind mithilfe von Kennzahlen in der Lage, zum Beispiel die Produktionsbreite und -menge in Ihrem Betrieb zu bestimmen, die Unternehmenssituation zu beurteilen oder Informationen für externe Geschäftspartner zur Verfügung zu stellen.

1.1 Der Nutzen

Kennzahlen bieten folgenden allgemeinen Nutzen:

• Aufzeigen von Auffälligkeiten und Veränderungen (z. B. ob die Kosten im Vergleich zum Umsatz in den letzten Jahren gestiegen oder zurückgegangen sind)
• Auskunft über Erfolg und Misserfolg (z. B. ob die Gewinne steigen oder fallen)
• Bereitstellen prägnanter Einzelinformationen (z. B. ob Sie sich in der Gewinn- oder in der Verlustzone befinden)
• Entwicklungen und Verhältnisse werden deutlicher als beim Vergleich absoluter Werte (z. B. muss ein steigender Schuldenstand kein Warnsignal sein, wenn das Eigenkapital ebenfalls zunimmt)
• Kontrollmöglichkeiten (z. B. wenn Sie ein Umsatz- oder Renditeziel messen wollen)
• Frühwarnsystem, indem es Risiken aufzeigt (z. B. die Zunahme des Verschuldungsgrads)
• Dokumentations- und Informationsfunktion

Hinweis

Kennzahlen bringen nur dann einen Nutzen, wenn man Konsequenzen aus ihnen zieht. Für den Fall, dass Kennzahlen Schwächen aufzeigen, müssen Sie diesen Schwächen auf den Grund gehen und versuchen, negative Faktoren abzustellen.

1.2 Grenzen von Kennzahlen

Eine einzelne Kennzahl hat in der Regel keinen oder nur einen begrenzten Aussagewert. Wenn Sie z. B. ermitteln, dass der Marktanteil Ihres Unternehmens 10 % beträgt, sagt das allein nicht viel aus. Wertvoll wird die Information, wenn Sie Vergleichswerte der wichtigsten Konkurrenten nennen: "B hat einen Anteil von 40 % und C von 35 %." Dann zeigt sich, dass Ihr Anteil mit 10 % verhältnismäßig klein ist.

Aus diesem Grund sollten Kennzahlen grundsätzlich nur im Zusammenhang mit anderen Erkenntnissen betrachtet werden. Nur wenn sich ergänzende und gegenseitig abhängige Kennzahlen in einem System zusammengefasst werden, steigt deren Aussagefähigkeit. Auf diese Weise werden sie zu Hilfsmitteln u. a. im Rahmen von Entscheidungsvorbereitung, Problemerkennung oder bei Soll-/Istvergleichen.

Bei unzureichender Analyse und fehlendem Hintergrundwissen können Kennzahlen sogar zu Fehlinterpretationen verleiten. Wenn zum Beispiel die Lohnquote, die die Löhne und Gehälter eines Unternehmens ins Verhältnis setzt, sinkt, kann das verschiedene Ursachen haben.

Zum einen können die Personalkosten gesunken, zum anderen die Umsätze gestiegen sein. Sind die Umsätze konstant geblieben, lässt das auf den ersten Blick auf Einsparungen im Personalsektor schließen. Wurde allerdings eigenes Personal zwar abgebaut, aber durch Fremdmitarbeiter ersetzt, entstehen Kosten an anderer Stelle. Durch die verbesserte Lohnquote darf somit nicht ohne weitere Analysen auf ein besseres Verhältnis Personalkosten zu Umsatz geschlossen werden.

Orientierungshilfe zur Beurteilung der eigenen Zahlen bieten Vorjahreswerte und die Kennziffern des Wettbewerbs, die im Rahmen unserer Musterlösung Berücksichtigung finden (s. Abb. 1).

Abb. 1: Bei der Arbeit mit Kennzahlen sind Zeit- und Branchenvergleiche sinnvoll.

Auch wenn es sich bei Wettbewerbsdaten um verdichtete Durchschnittswerte handelt, macht ein Vergleich durchaus Sinn. Wenn Sie gravierende Abweichungen beobachten, können Sie gezielt nach Gründen suchen und haben Anhaltspunkte, wo in Ihrem Unternehmen möglicherweise etwas nicht stimmt.

Hinweis

Empfehlenswert sind in diesem Zusammenhang sogenannte Benchmarking-Methoden, also Vergleiche mit den Leistungsmerkmalen besonders erfolgreicher Wettbewerber.

Lesen Sie hierzu auch den Beitrag Benchmarking: Lerne von den Besten.

2 Betriebliches Kennzahlensystem in Excel

Besondere Bedeutung haben die Finanzkennzahlen, die sich aus den Daten des Rechnungswesens ergeben:

• Bilanzkennzahlen
• Rentabilitätskennzahlen
• Liquiditätskennzahlen

Über den Bereich des Rechnungswesens hinaus gewinnen auch andere Kennzahlen zunehmend an Bedeutung. Sie orientieren sich u. a. an den folgenden betrieblichen Bereichen:

• Marketing- und Vertriebskennzahlen
• Personalkennzahlen
• Lagerkennzahlen
• Einkaufskennzahlen

Diese Kennzahlen werden im Rahmen unserer Musterlösung schwerpunktmäßig behandelt.

2.1 Aufbau der Musterlösung

Zur Arbeit mit Kennzahlen haben wir eine Musterlösung erstellt ^[1]. Die Datei enthält folgende Tabellenarbeitsblätter:

• Startseite zu Navigationszwecken (s. Abb. 2)
• Datenerfassung (Eingabe von Zahlen)
• Auswahltabelle (Auswahlmöglichkeit von Kennzahlen)
• Ausgewählte Kennzahlen (Ex...