Im Tabellenblatt Stammdaten müssen einmalig die Artikel und Materialien, die im Lager geführt werden, erfasst sein. Benötigt werden die Artikelnummer als Identifikationsmerkmal, die Bezeichnung, die Minimalzeit und die Maximalzeit der Lagerreichweite. Als Startmonat für das jeweilige Lagergut ist der erste Monat der Bestandsführung anzugeben. Für Güter, die bereits ab Januar geführt werden, wird eine 1 erfasst, für andere Güter die Nummer des jeweiligen Monats. Die leeren Zeilen am Schluss der Daten sollten in der ersten Spalte eine 99 enthalten. Dieser Wert dient als Abfrage in den anderen Blättern und verhindert Fehler in Leerzeilen (s. Abb. 1).
Abb. 1: Die Tabelle Stammdaten der Musterlösung
- Jeder später in einem Monatsblatt aufgeführte Artikel muss im Stammdaten-Blatt erfasst sein. Fehler, Leerfelder und nicht schlüssige Werte in den Auswertungen sind meist auf Fehler in den Stammdaten zurückzuführen.
- Artikel, die im Laufe des Jahres aus dem Lager entfernt werden, müssen bis zum Ende des Jahres in dieser Tabelle mitgeführt werden, da sich sonst die Durchschnittswerte verfälschen.
- Neue Lagergüter werden vor den weiteren monatlichen Datenübernahmen als Erstes in diesem Blatt erfasst.
- Die Daten können auch aus anderen Excel-Blättern hineinkopiert werden, z. B. aus einer Übernahme-Datei aus dem ERP-System. Die Überschrift muss genau eine Zeile betragen, ab Zeile 2 sind Werte notwendig.
- Die Reihenfolge der Artikel und Materialien in diesem Blatt bestimmt die Reihenfolge der Anzeige in allen weiteren Blättern. Sie können die Daten individuell sortieren.
Im ersten Augenblick erscheint die Verwaltung der Stammdaten sehr aufwändig. Sie muss jedoch nur einmalig durchgeführt werden. Danach werden nur noch Zugänge eingefügt. In der Praxis haben sich Übernahmedateien aus der Warenwirtschaft bewährt.
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