Ausschlaggebend für die Geschwindigkeit, in der die bestellte Ware den Kunden erreicht, ist der Transport über die entsprechende Strecke. Dazu werden täglich, besser gesagt nächtlich, wahre Höchstleistungen vollbracht, mit denen die Pakete sortiert und transportiert werden. Um dies zu ermöglichen, müssen sich absolute Profis in der Logistik mit der Aufgabe beschäftigen. Außerdem ist für die notwendige Investition in Umschlagsplätze und Transportmöglichkeiten ein hohes Paketaufkommen notwendig. Das hat dazu geführt, dass kaum noch Unternehmen mit eigenem Fuhrpark die Belieferung durchführen. Ausnahmen müssen ihre Berechtigung immer wieder beweisen und dabei Vorteile wie die Leistung von weitergehendem Service (z. B. Aufbau von Möbeln) oder die Verderblichkeit der Ware (z. B. Belieferung von Restaurants und Großküchen mit frischer Ware) in die Waagschale werfen.
Für kleine und mittlere Unternehmen dürfte der eigene Fuhrpark zur Belieferung der Kunden nur noch in seltensten Fällen wirtschaftlich sein. Damit steht und fällt die Qualität der Logistik (und die dadurch entstehenden Kosten) mit der Wahl des Partners, der den Versand durchführt. Für die Belieferung von Kunden in ganz Deutschland ist in aller Regel die Zusammenarbeit mit einem der wenigen großen Paketversendern (Post, UPS, German Parcel Service) notwendig. Der Preiskampf unter diesen Anbietern ist derzeit sehr stark und bietet Möglichkeiten, in neuen Preisverhandlungen die Kosten zu senken.
Bei der Auswahl des Partners für den Versand der Pakete spielen jedoch nicht nur die Kosten eine Rolle. Viele weitere Kriterien, die vor allem die Qualität der Logistik betreffen, müssen beachtet werden.
- Wann werden die Pakete abgeholt? Je später dieser Termin liegt, desto mehr Pakete können noch in die Verteilung für den nächsten Tag kommen. Das erhöht die Geschwindigkeit, mit der die täglichen Bestellungen beim Kunden ankommen. Außerdem muss bei späten Terminen nicht hektisch kommissioniert und gepackt werden. Das erhöht die Zuverlässigkeit, da weniger Fehler vorkommen, und senkt die Kosten.
- Können Pauschalpreise vereinbart werden? Wenn für alle Pakete, unabhängig von Gewicht und Größe, ein Pauschalpreis gilt, entfällt im Unternehmen die Notwendigkeit, beim Verpacken auch diesen Gesichtspunkt zu optimieren. Dies erhöht die Geschwindigkeit und senkt die Belastung der Mitarbeiter. Zumindest für Pakete bis zu einem bestimmten Gewicht und/oder einer bestimmten Größe sollten pauschale Preise auch unabhängig von der Entfernung in Deutschland gelten.
- Steht eine Software zur Aufkleberbeschriftung zur Verfügung? Für die Verwaltung der übergebenen Pakete und zur Erstellung der notwendigen Aufkleber wird in der Regel eine Software kostenlos zur Verfügung gestellt. Diese muss über Schnittstellen zur unternehmenseigenen Informationsverarbeitung verfügen, damit die Empfängerdaten nicht manuell zu erfassen sind. Das vereinfacht und beschleunigt die Übergabe an den Paketdienst und erhöht durch exakt ausgefüllte Aufkleber die Zuverlässigkeit.
- Ist eine Übergabe der Paketdaten online möglich? Die mit dieser Software erstellten Daten können in der Regel online an die zentrale Verwaltung des Paketdienstes übergeben werden. Dadurch spart dieser erhebliche Kosten für die Datenerfassung ein. Dafür muss er dem Kunden einen Preisnachlass oder andere Vorteile wie z. B. das automatische Verfolgen der Pakete bieten.
- Werden weitere Serviceleistungen geboten? Neben den Standardpaketen spielen weitere Serviceleistungen eine wichtige Rolle bei der Auswahl des richtigen Versandpartners. Expresspakete gehören ebenso dazu wie die Auslieferung gegen Nachnahme. Die wiederholte Zustellung bei Abwesenheit des Empfängers ist vor allem im Geschäft mit Endverbrauchern wichtig.
In vielen Unternehmen wurde die Auswahl des Versandpartners vor einigen Jahren durchgeführt und dann nicht wieder kontrolliert. Derzeit ändern sich die Konditionen auf dem Markt für Paketversendungen so schnell, dass eine permanente Kontrolle notwendig wäre. Da dies nicht wirtschaftlich ist, stellt eine halbjährliche Überprüfung der Konditionen das Maximum dar. Allein das Gespräch mit dem Partner über aktuelle Konditionen wird oft bereits mit Preisnachlässen beantwortet, wenn die letzten Verhandlungen länger als 12 Monate alt sind. Hier liegt erhebliches Einsparpotenzial.
Die regelmäßigen Gespräche über die Konditionen sind hilfreich. Sie sollten jedoch nicht wegen nur marginaler Vorteile permanent den Partner wechseln. Sie müssen dafür sorgen, dass Ihre Konditionen marktgerecht sind. Ein permanenter Wechsel belastet Ihre Mitarbeiter und lässt nicht die Erfahrung mit dem Partner wachsen, die für eine fruchtbare Zusammenarbeit notwendig ist. Sind die Unterschiede jedoch groß genug, sollten Sie einen Wechsel nicht scheuen.