Kosten- und Leistungsrechnung: Praxisbeispiel einer Einf ... / 2 Rahmenbedingungen schaffen

Bevor die ersten Arbeitsschritte getan werden können, sollten von Ihnen wichtige Voraussetzungen geschaffen werden. Die wichtigsten Punkte, um die sich die GmbH im Vorfeld der Einführung der Kostenrechnung gekümmert hat, waren:

• Information der Mitarbeiter über das Vorhaben, dessen Ziele und Aufgaben, mit konkreten Beispielen, etwa Transparenz in den Strukturen zu schaffen, Schwachstellen aufzudecken oder Preise zu berechnen. Ziel war es vor allen Dingen, den Beschäftigten mögliche Unsicherheiten und Ängste, z. B. vor Veränderungen oder Arbeitsplatzverlust, zu nehmen.
• Erstellung einer Kommunikations- und Argumentationshilfe mit Nutzen und Vorteilen für Führungskräfte und Mitarbeiter.
• Aufforderung durch die Leitung an die Mitarbeiter zur aktiven Zusammenarbeit und Unterstützung.
• Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen, z. B. Personal (hier v. a. Einstellung des Kostenrechners (s. u.) sowie Instruktion der Buchführungskraft und leitenden Mitarbeiter), Büroausstattung, Softwareanpassung, Finanzmittel.
• Aufstellung eines individuellen Zeitplans mit wichtigen Meilensteinen.
• Zugang zu den detaillierten Jahresabschlussunterlagen und Buchhaltungskonten der vergangenen 2-3 Jahre sicherstellen.
• Festhalten der aktuell drängendsten Fragen der Geschäftsleitung und der Führungskräfte, z. B. zum Produkterfolg, zur Preisgestaltung, zur Gewinnsituation und zu Verbesserungsmöglichkeiten.

Speziell der letzte Punkt sollte bereits jetzt berücksichtigt werden, obwohl er streng genommen auch später bei den Zielen beantwortet werden kann. Allerdings lässt sich so sehr früh feststellen, auf welche Aspekte besonders geachtet werden muss, um dann schnelle Erfolge vorweisen zu können. So kann die notwendige Akzeptanz schneller erreicht werden.

Der neuen Inhaberin geht es u. a. darum, sich zunächst einen Überblick über die Gesamtlage zu verschaffen, zu erkennen, wie sich Umsatz und Ergebnis zusammensetzen, welchen Erfolgsbeitrag die einzelnen Produkte leisten und inwieweit die aktuellen Produktpreise genügen, um den wirtschaftlichen Erfolg weiter zu steigern. Darüber hinaus will sie wissen, welche Kosten in welchen Bereichen des Betriebes auftreten und ob es Kunden gibt, die in besonderem Umfang zum Ergebnis beitragen. Falls möglich, sollen parallel zentrale Informationen mit Hilfe von Kennzahlen dargestellt werden.

Zeitansatz

Die Einführung einer ersten Version einer Kostenrechnung in einem kleineren Betrieb ist in den meisten Fällen innerhalb von 4-10 Wochen zu realisieren. In dieser Zeit sollte es möglich sein, eine "Basis-Kostenrechnung" zu erstellen, mit deren Hilfe sich grundlegende Aufgaben, wie z. B. Kostenstellenrechnung oder Kalkulation, durchführen lassen. Bei der ersten Version sollte Schnelligkeit vor Genauigkeit gehen. Wenn es in einem ersten Ansatz noch nicht möglich ist, z. B. absolut exakte Preise zu ermitteln, weil bestimmte Kostenarten noch nicht richtig zugeordnet werden konnten, ist dies in der Regel unproblematisch, solange die Fehler oder Abweichungen nicht zu groß werden. Steht das Grundgerüst, können Modifikationen und Präzisierungen durchaus im Laufe eines Jahres umgesetzt werden.