Die Einführung einer Kostenrechnung ist im Grunde wenig problematisch und kann in kleineren Betrieben meist innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden. Dabei empfiehlt es sich, schrittweise und systematisch vorzugehen und bestehende Strukturen zu nutzen.
Das Beispielunternehmen hat eine Umsetzung in zehn Schritten gewählt (vgl. Abb. 1). Dabei handelt es sich meist um übergeordnete Arbeiten. Weitere Untergliederungen oder zusätzliche Schritte können Sie bei Bedarf problemlos einarbeiten.
Abb. 1: Einführung einer Kostenrechnung in zehn Schritten
Bei der Reihenfolge der Schritte handelt es sich um Vorschläge, die Sie nicht übernehmen müssen. Möglicherweise ist in Ihrem Fall eine andere Reihenfolge sinnvoller oder es lassen sich mehrere Schritte parallel abarbeiten. Beispielsweise können Sie zu einem frühen Zeitpunkt eine sinnvolle Kostenstellenstruktur schaffen, auch wenn Sie die Verteilung der Gemeinkosten möglicherweise noch nicht umsetzen können. Auch eine Untergliederung der Kosten in Einzel- und Gemeinkosten ist in der Regel nicht an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden.
3.1 Schritt 1: Ziele und Aufgaben definieren
Bei der GmbH stand man nach dem Eigentümerwechsel vor der Frage, ob und wie man die Entscheidungsfindung in betriebswirtschaftlichen Fragen allgemein verbessern kann. Die neue Geschäftsführerin, die durch ihre Ausbildung mit modernen betriebswirtschaftlichen Instrumenten und Methoden grundsätzlich vertraut ist, wünscht sich eine Kostenrechnung, die gleichzeitig die Basis für die Anwendung weiterer betriebswirtschaftlicher Instrumente ist. Da sich die Geschäftsführerin vor allem aus Zeitgründen diesem Thema nicht selbst widmen kann, wurde im zweiten Halbjahr des Geschäftsjahres 01 ein Kostenrechner eingestellt und mit der Einführung betraut.
Im Vorfeld galt es, neben den Rahmenbedingungen die konkreten Ziele, vor allem der Geschäftsführerin, zu erfassen, und im Anschluss die wesentlichen Aufgaben, die die Kostenrechnung kurzfristig erfüllen soll, zu definieren.
Hauptziele und Schwerpunktaufgaben
Bei der GmbH wurden folgende Hauptziele gesetzt und Schwerpunktaufgaben definiert, die die Kostenrechnung in Ihrer ersten Ausbaustufe erfüllen soll:
- Allgemein: Schaffung von Transparenz und Überblick über die Kosten- und Umsatzsituation;
- Umsetzung bzw. Einführung der ersten Version der Kostenrechnung innerhalb von maximal 3 Monaten;
- Verwendung der Vollkostenrechnung;
- Durchführung einer Preiskalkulation für alle Produkte und Leistungen mit Hilfe der Zuschlagskalkulation;
- Aufstellung einer einfachen Umsatz-, Kosten- und Ergebnisplanung auf Monatsbasis, Möglichkeit der Vorausschau auf die künftige Unternehmensentwicklung (Erfolgsrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren);
- Ermittlung der Kosten der einzelnen Bereiche und Abteilungen;
- Umsatzsegmentierung nach Produkten;
- Ermittlung des tatsächlichen Unternehmenserfolges im engeren Sinne (Betriebsergebnis ohne neutrales/außerordentliches Ergebnis);
- Produktförderung entsprechend dem Erfolgsbeitrag einzelner Artikel bzw. Leistungen;
- monatliche Gegenüberstellung der Plan- und Istdaten, um Abweichungen frühzeitig erkennen und ggf. Maßnahmen einleiten zu können;
- falls möglich: Aufbau erster Berichtsstrukturen und Ermittlung des Erfolgsbeitrags einzelner Kunden.
Grundsätzlich ist es möglich, gleichzeitig die Ziele zu bestimmen und die Rahmenbedingungen festzulegen. Bei dem von der GmbH gewählten Weg war allerdings frühzeitig klar, dass eine Kostenrechnung eingeführt werden sollte. Die Schaffung der Rahmenbedingungen diente lediglich dazu, die spätere Umsetzung zu vereinfachen. Die Formulierung der Ziele bezog sich auf die konkreten Aufgaben, die die Kostenrechnung im Betrieb (zunächst) erfüllen soll.
3.2 Schritt 2: Vorbereitende Arbeiten
Bevor mit der eigentlichen Arbeit begonnen wurde, hat der Kostenrechner, immer in Abstimmung mit der Geschäftsführerin, so viele Informationen wie möglich über den Betrieb, seine Produkte und Leistungen, seine Organisation, Zuständigkeiten und speziellen Abläufe gesammelt. Der Kostenrechner erstellte, um einen schnelleren Überblick zu erhalten, u. a. einen Lageplan des Betriebes (vgl. Abb. 2) und ein einfaches Organigramm (vgl. Abb. 3) erstellen. Auch weitere Gespräche mit jedem einzelnen Mitarbeiter über Ziele, Hintergründe, Notwendigkeiten und anstehende Veränderungen gehörten zu den unverzichtbaren vorbereitenden Aktivitäten. Die Zusammenstellung einer Produktübersicht half dabei, eine leichtere Zuordnung der Erlöse vorzunehmen (vgl. Tab. 1).
Alle Aktivitäten hatten das Ziel, einen Überblick über den Betrieb mit seinen wichtigsten Besonderheiten zu erhalten, um später die Kostenrechnung leichter einrichten zu können.
Abb. 2: Auszug aus dem Lageplan der GmbH
Abb. 3: Auszug aus dem Organigramm der GmbH
| Produkt-/Leistungsübersicht (Auszug und verdichtete Darstellung) |
| Reinigung/Trocknung Kissen und Decken |
Eigenleistung |
| Herstellung/Verkauf Kissen und Decken |
Eigenleistung |
| Verkauf Bettwäsche (Laken und Bezüge) |
Fremdbezug |
| Verkauf Betten |
Fremdbezug |
| Verkauf Dekormaterialien |
Fremdbezug |
| Versand |
Eigenleistung |
Tab. 1:...