Kostenplanung / 7 Wie können Sie auf Planänderungen reagieren?

Selbst die besten Pläne werden die wirklich anfallenden Kosten nicht exakt vorhersagen können. Zu viele Parameter bestimmen die Höhe der Beträge. Dabei gilt:

Je älter ein Plan ist, desto ungenauer ist er.

Die Informationen für die Planung werden genauer, je näher der Zeitpunkt, zu dem die Planung erfolgt, kommt. Daher bringt die Anpassung des Planes an neue Erkenntnisse ein besseres Planergebnis. So muss die grobe langfristige Planung für ein Jahr X überarbeitet werden, wenn dieses Jahr in die kurzfristige Planung einbezogen wird. Wird diese Anpassung konsequent durchgeführt, kommt es dazu, dass jeder Plan am Ende hundertprozentig richtig ist. Die Anpassung muss daher nach bestimmten Regeln erfolgen.

Eine Anpassung wird nur vorgenommen, wenn wirklich neue Informationen vorliegen. Dies jedoch muss regelmäßig überprüft werden. Dabei haben sich Zeitabstände von drei Monaten bewährt.

Treten Situationen ein, in denen erhebliche Abweichungen der Kosten vom Plan zu erwarten sind, ist eine Plananpassung sofort durchzuführen.

Die Anpassung führt zu einem neuen zusätzlichen Plan. Der alte bleibt bestehen, um die Abweichungen zu dokumentieren und die Ursachen feststellen zu können. Das dient zur Gewinnung von Erfahrungen.

Praxis-Tipp

Unterschiedliche Pläne unterschiedlich benennen

Es hat sich bewährt, den unterschiedlichen Plänen unterschiedliche Namen zu geben. Z. B. könnte Ihr ursprünglicher Plan "Budget" heißen, die Anpassungen jeweils "Forecast1", "Forcast2" usw. Dadurch wird der Bezug zu den einzelnen Plänen einfacher.

Veränderungen des Plans sind nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor dem Ende des Planungszeitraumes möglich. Dieser Zeitpunkt kann je nach Kostenart und Kostenstelle unterschiedlich weit vor dem Ende liegen. Abhängig ist er davon, bis wann noch wirklich Einfluss auf die internen Entwicklungen genommen werden kann.

Jede Veränderung des Kostenplans muss mit den verantwortlichen Mitarbeitern besprochen werden. Sonst können diese keine Verantwortung für den neuen Plan übernehmen.

Die Kostenplanung spielt im Planungssystem des Unternehmens eine wichtige Rolle. Sie fasst die Ergebnisse der übrigen Planungen in Geldeinheiten zusammen, sofern es sich um Kosten handelt. Erst an dieser Stelle kann im Vergleich mit der Erlösplanung festgestellt werden, ob die übrigen Bereiche so geplant haben, dass das Unternehmensziel erreicht wird. Innerhalb des Planungszeitraumes stellt die Kostenplanung die Werte zur Verfügung, die im Rahmen der Budgets permanent mit den Istwerten verglichen werden. Dadurch ermöglicht sie die Steuerung der einzelnen Einheiten des Unternehmens zum gemeinsamen Ziel. Dabei muss die Kostenplanung möglichst effizient vorgehen.