Kostenrechnung: Richtige Zahlen mit aktuellen Strukturen / 6 Aktualisierungsbedarf über Sonderaufgaben finden

Neben den regelmäßigen Aufgaben des Kostenrechners wie die monatliche Kostenstellabrechnung oder die Nachkalkulation der Fertigungsaufträge fallen immer wieder Sonderaufgaben an. Kosten für verschiedene Bereiche und Maschinen sind unabhängig von der Kostenstellenrechnung zusammenzustellen oder in der Prozesskostenrechnung werden neue Prozesse untersucht. Solche Aufgaben sind normal und decken den Informationsbedarf außerhalb der regelmäßigen Abläufe.

Kommt es jedoch immer wieder zu den gleichen oder ähnlichen Anfragen nach mehr Kosteninformationen über Bereiche, Strukturen, Produktgruppen oder Prozesse, scheint es einen Informationsbedarf zu geben, der nicht gedeckt wird. Das ist ein Hinweis auf mögliche Veränderungen in den Unternehmensstrukturen und den Unternehmensprozessen, die noch nicht in der Kostenrechnung abgebildet wurden. Hier könnte es Aktualisierungsbedarf geben.

6.1 Personen veranlassen Berichte

Wenn ein besonderer Kostenbericht angefordert wir, hat der Veranlasser Gründe dafür. Diese gilt es festzustellen, damit der Kostenrechner über die Anpassung seiner Strukturen entscheiden kann.

Stellen Sie zunächst fest, welche Person und welcher Hintergrund zu der Anfrage geführt hat. Dann nutzen Sie die folgende Checkliste:

• Ist die Anforderung der Sonderaufgabe gerechtfertigt, entsteht dadurch ein Informationsgewinn für den Empfänger?
• Ist die im Sonderbericht gewünschte Information vielleicht auch für andere Mitarbeiter, die für Kosten verantwortlich sind, interessant?
• Wird der Bericht angefordert, weil sich Strukturen oder Abläufe verändert haben und deswegen die regelmäßigen Auswertungen der Informationspflicht nicht genügen?
• Entspricht der gewünschte Bericht inhaltlich bereits bestehenden Auswertungen mit regelmäßiger Ausgabe?
• Ist es wahrscheinlich, dass die gewünschten Informationen wiederholt abgefragt werden?
• Kann die Sonderaufgabe mit vertretbarem Aufwand in die regelmäßigen Abläufe einbezogen werden?

6.2 Typische Wünsche

Das Erstellen immer wieder neuer Kalkulationen für vorhandene, veränderte oder zukünftige Produkte gehört zu einem Aufgabenbereich, der sich regelmäßig wiederholt. Solche Aufgaben sind nicht gemeint. Hier einige Beispiele für Anforderungen von Informationen, die auf einen Aktualisierungsbedarf in der Kostenrechnung schließen lassen:

• Welche Kosten sind im letzten Jahr für eine bestimmte Maschine angefallen?
  – Eventuell eigene Kostenstelle einrichten.
• Welche Kosten sind für die Teilnahme an einer Messe entstanden?
  – Messeteilnahme eventuell als Projekt begleiten.
• Wie ist die Kostenentwicklung für ein gemietetes Lager in den letzten Monaten?
  – Eigene Kostenart für Lagermieten und Nebenkosten schaffen.
• Wie viel Personalkosten für innerbetrieblichen Transport und Lagerung stecken in den Herstellkosten eines Produkts?
  – Kalkulation im Fertigungsbereich detaillierter durchführen.
• Welche Kosten sind in einem Teilbereich einer Kostenstelle angefallen?
  – Kostenstelle eventuell teilen.