Ordnen Sie alle Kosten möglichst mithilfe von Belegen direkt einer Kostenstelle zu (Kostenstellen-Einzelkosten). Es kann sinnvoll sein, bestimmte Kostenarten direkt einer einzelnen Kostenstelle zuzuordnen und andere Kostenstellen für ausgewählte Kostenarten von vorneherein zu sperren. Beispielsweise ist es möglich, die Kosten für Werbung, Ausgangsfrachten und -verpackungen sowie bestimmte Versicherungen ausschließlich den Vertriebskostenstellen zuzuordnen. Gleiches gilt für die Zuordnung der Personalkosten (Gehälter und Sozialaufwendungen). Hier können Sie die Kosten für die Mitarbeiter, die auf der Kostenstelle geführt werden, der Kostenstelle fest zuordnen. Oder Sie können der Kostenstelle Fuhrpark bestimmte Kostenarten, etwa Benzin, Wartung, Versicherungen usw. direkt zuordnen und die restlichen Kostenstellen für diese Kostenarten sperren.
Fehlbuchungen vermeiden
Durch diese Vorgehensweise tragen Sie dazu bei, dass später im Tagesgeschäft Fehlbuchungen vermieden werden. Wichtig ist allerdings, dass Sie sich zum einen intensiv mit der Buchhaltung abstimmen. Zum anderen müssen Sie festlegen, welche Kostenarten für welche Kostenstellen zugelassen werden, etwa in den Stammdaten und im Leitfaden. Sie müssen den Beschäftigten Ihres Betriebes diese Informationen auch regelmäßig zur Verfügung stellen (siehe Kap. 2.9 Mitarbeiter informieren). So lassen sich Missverständnisse und häufige Rückfragen der Mitarbeiter vermeiden.
Belegorganisation
Eine feste Zuordnung ist nur für bestimmte Kostenarten möglich. Meist bleiben genügend Kostenarten "übrig", die die Mitarbeiter der Buchhaltung manuell einbuchen müssen. Für diese Fälle ist ein Kontierungsbeleg nützlich, der sowohl Kostenart als auch Kostenstelle enthält (vgl. Abb. 6). Auf diesem Weg ist eine richtige Zuordnung von Kostenarten möglich. Soweit Sie einen solchen Kontierungsbeleg bereits besitzen, müssen Sie ihn entsprechend anpassen und z. B. um die Positionen "Kostenstellenbezeichnung" und "Kostenstellennummer" erweitern.
Verteilungsschlüssel
Bei Kostenarten, die sich nicht direkt einer einzelnen Kostenstelle zuordnen lassen (Kostenstellen-Gemeinkosten), müssen Sie auf Schlüssel zurückgreifen, um eine halbwegs verursachungsgemäße und richtige Verteilung dieser Kosten auf die Kostenstellen zu erreichen. Beispiele für Kostenstellen-Gemeinkosten sind Energiekosten (wenn es in den Kostenstellen keine separaten Zähler gibt), Versicherungen, Raumkosten (wenn sich in einem Raum mehrere Kostenstellen befinden, etwa in der Produktion), kalkulatorische Kosten oder Kosten der Unternehmensleitung.
Wenige Verteilungsschlüssel
Versuchen Sie, möglichst viele Kostenarten direkt einer Kostenstelle zuzuordnen und verzichten Sie, so weit es irgend geht, auf Verteilschlüssel. Jede Schlüsselung führt dazu, dass es später bei der Kalkulation zu Ungenauigkeiten und Unschärfen kommt. Stimmen Sie sich dabei in jedem Fall mit Ihrer Buchhaltung oder dem Steuerberater ab.
Wenn Sie eine Kostenstelle löschen, müssen Sie diese Kostenstelle und deren Konten für die Bebuchung sperren. Wenn es eine feste Zuordnung von Kostenarten zu einer Kostenstelle gibt, müssen Sie zudem entscheiden, wie diese Kosten künftig verbucht werden sollen: Sollen diese Kostenarten künftig einer anderen Kostenstelle fest zugeordnet werden? Oder ist eine Entscheidung von Fall zu Fall sinnvoller? Werden einzelne Kostenarten und Konten nicht mehr benötigt? Kommen ggf. weitere Kostenarten und Konten hinzu?
Kostenbeeinflussung
Achten Sie beim Anlegen von Kostenstellen darauf, dass ein möglichst hoher Anteil der einer Kostenstelle zurechenbaren Kosten durch den Kostenstellenleiter zu beeinflussen ist. Nur dann besteht für den Kostenstellenleiter auch ein wirklicher Anreiz, sich um die Einhaltung von Budgets und Kostenzielen zu kümmern.
Kontierung durch Buchhaltung oder Mitarbeiter?
An dieser Stelle müssen Sie eine Grundsatzentscheidung darüber treffen, ob die Kontierung von der Buchhaltung oder dem Steuerberater vorgenommen und verantwortet wird oder ob die Mitarbeiter bzw. Kostenstellenleiter zumindest eine Vorkontierung übernehmen sollen. Beide Vorgehensweisen haben Vor- und Nachteile.
Wenn Ihre Buchhaltung die vollständige Kontierung übernimmt, sinkt die Anzahl der Buchungsfehler. Allerdings kommt es meist zu einer hohen Zahl an Rückfragen, um die zugrunde liegenden Geschäftsfälle zu klären, da der Buchhaltung die Geschäftsgrundlagen häufig nicht bekannt sind.
Übernehmen die Mitarbeiter die Vorkontierung, entfallen derartige Rückfragen zu großen Teilen. Gleichzeitig entstehen i. d. R. höhere Anforderungen an die Informationsversorgung der Mitarbeiter, da diesen die Wichtigkeit der korrekten Buchung klar gemacht werden muss. Zudem verlängert sich die Bearbeitungszeit, da die Beschäftigten der Fachabteilungen der Buchung von Geschäftsfällen weniger Aufmerksamkeit widmen als ihren eigentlichen Kernaufgaben und diese Dinge gerne vor sich herschieben. Daher ist es sinnvoll, dass Sie ein...