Die Stammdaten der Kostenstelle bleiben über einen längeren Zeitraum konstant und enthalten Informationen, die immer wieder benötigt werden. Mithilfe der Stammdaten ist es möglich, eine Kostenstelle eindeutig zu benennen, Verantwortlichkeiten und Leistungsbeziehungen festzulegen sowie die Mitarbeiter über wichtige Aspekte der Kostenstellen zu informieren.
Jede Kostenstelle sollte mindestens folgende Stammdaten enthalten:
- Bezeichnung, Kostenstellennummer, kurze Beschreibung und Abgrenzung gegenüber anderen Kostenstellen;
- Kostenstellentyp, z. B. Haupt-, Hilfs- oder allgemeine Kostenstelle;
- Über- und Unterordnungen (Hierarchiestufe, Zugehörigkeit zu einem bestimmten Kostenstellenknoten);
- Kostenstellenverantwortlicher/-leiter sowie ggf. Kontaktdaten;
- Einrichtungs-, Änderungs-, Stornodaten ggf. mit Begründungen, um die "Lebensgeschichte" der Kostenstelle nachvollziehen zu können;
- Bezugsgrößen oder Verrechnungseinheiten, z. B. Anzahl Mitarbeiter, Stunden oder Quadratmeter;
- Schnittstellen und deren Anforderungen.
Mögliche Ergänzungen sind Leistungsbeziehungen (auf welche Kostenstellen entlastet sich die aktuelle Kostenstelle und von wo wird sie ggf. belastet) oder Angaben zu fest zugeordneten Kostenarten.
Die Stammdaten Ihrer Kostenstelle können Sie entweder in Ihrem DV-System hinterlegen oder Sie erstellen sich ein eigenes Stammdatenblatt (vgl. Abb. 7), das Sie für die Anlage bzw. Änderung jeder Kostenstelle anfertigen. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Nachvollziehbarkeit von Änderungen, etwa der Verantwortung, des Kostenstellentyps oder der Bezugsgrößen, legen. Die Stammdaten sind eine gute Grundlage für einen möglichen Leitfaden oder können auch zur unkomplizierten Information der Mitarbeiter genutzt werden.
Abb. 7: Beispiel für einen Stammdatenbeleg
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