Kostenweiterbelastung und Auslagenersatz in der Umsatzsteuer / 2 Gestaltungsempfehlungen

2.1 Kostenweiterbelastung als Bestandteil des Pricings

Wenn ein Unternehmer zum Zwecke der Ausführung einer Leistung an seinen Kunden Vorleistungen von Dritten bezieht, dann tut er dies im Regelfall im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Die zugrundliegenden vertraglichen Beziehungen kommen unmittelbar zwischen dem Unternehmer und dem Dritten, z. B. einem Subunternehmer, zustande. Der Subunternehmer will in einer solchen Konstellation nur an den Unternehmer leisten; zu dem Kunden des Unternehmers (seines Leistungsempfängers) besteht keine Verbindung. Die Kosten, die dem Unternehmer dabei angefallen sind, gehen grds. als fester Preisbestandteil in das Entgelt für seine Ausgangsleistung mit ein; sie sind Bestandteil der Leistung des Unternehmers.

Praxis-Beispiel

Vorleistungen Subunternehmer

A beauftragt den Bauunternehmer B mit der Errichtung eines Gebäudes. B beauftragt wiederum Subunternehmer mit der Errichtung des Rohbaus und der Eindeckung des Dachs.

B bezieht sämtliche Leistungen im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Die Leistungsbeziehungen kommen ausschließlich zwischen den Subunternehmern und B zustande. Die Kosten, die für die Subunternehmer angefallen sind, wird B bei der Ermittlung des Preises für seine Bauleistung miteinbeziehen; sie sind Teil des Entgelts seiner Leistung gegenüber A.

Praxis-Beispiel

Weiterbelastung von Reisekosten

Die C-GmbH beauftragt den Rechtsanwalt R mit einer Prozessvertretung im Rahmen eines Klageverfahrens. Vereinbart ist eine Vergütung auf Stundensatzbasis sowie zusätzlich angefallener Reisekosten. Für die Anreise zu dem Prozess sind bei R Kosten angefallen (Zugtickets und Kosten einer Hotelübernachtung). R möchte diese Kosten nun gegenüber seiner Mandantin, der C-GmbH, abrechnen.

R hat die Eingangsleistungen für die Anreise per Bahn und die Hotelübernachtung im eigenen Namen und auf eigene Rechnung bezogen. Sie sind daher Bestandteil des Preises seiner Leistung und die weiterbelasteten Kosten dafür Teil des Entgelts für die Leistung des R. Um eine Nebenleistung des R gegenüber der C-GmbH handelt es sich bei seiner eigenen Anreise zu dem Prozess hingegen nicht, da keine Reiseleistungen an die C-GmbH erbracht werden.

Vorleistungen, die der Unternehmer damit im eigenen Namen und für eigene Rechnung bezieht, gehen im Regelfall als Preisbestandteil in seine eigene Ausgangsleistung mit ein. Sie sind ein Teil des Entgelts als Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer für seine eigene Leistung. Dies gilt auch dann, wenn es sich bei der bezogenen Vorleistung aus Sicht des Unternehmers um eine bloße Nebenleistung handelt.

Praxis-Beispiel

Nebenleistungen

K bestellt bei dem Onlinehändler V ein Paar Schuhe. V beauftragt eine Spedition (S) mit dem Versand der Schuhe und stellt dem K neben dem Kaufpreis für das Paar Schuhe die Versandkosten in Rechnung.

Aus Sicht des V handelt es sich bei der Übernahme des Versands um eine Nebenleistung zur Hauptleistung der Lieferung der Schuhe, da diese Leistung im Verhältnis zur Lieferung nur nebensächlich ist; es handelt sich um ein Mittel zum Zweck, um die Hauptleistung optimal in Anspruch nehmen zu können.^[1] Die Versandkosten stellen insbesondere keinen durchlaufenden Posten dar, da V selbst den Transport beauftragt und damit die Transportleistung von S im eigenen Namen bezogen hat. V hat daher die Versandkosten als Bestandteil des Entgelts seiner Leistung der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Die Steuerbefreiung für Postdienstleistungen nach § 4 Nr. 11b UStG findet zudem keine Anwendung, da die Nebenleistung das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung teilt.^[2]

[1] Vgl. Abschn. 3.10 Abs. 5 Satz 3 u. 4 UStAE.

[2] Abschn. 3.10 Abs. 5 Satz 1 UStAE.

2.2 Durchlaufende Posten

Beträge, die der Unternehmer hingegen für Rechnung eines anderen vereinnahmt oder verausgabt (durchlaufende Posten), gehören nicht zum Entgelt.^[1] Zivilrechtlich handelt es sich in solchen Fällen überwiegend um Zahlungen auf fremde Schuld.^[2] Entscheidend ist, dass der Unternehmer auf eine Verpflichtung leistet, die zumindest auch einen Dritten (z. B. seinen Kunden), dem er die verauslagten Kosten anschließend in Rechnung stellen will, trifft; z. B. Gerichtskosten, die von Rechtsanwälten oder Steuerberatern für ihre Mandanten verauslagt werden.

Praxis-Tipp

Portokosten

Bei Portokosten, die Werbeagenturen oder Lettershops für Briefe, Prospekte o. ä. für ihre Auftraggeber verauslagen, ist der Blick auf den auf der Sendung genannten Absender zu richten. Die vertraglichen Beziehungen kommen zwischen dem auf der Sendung genannten Absender und der Deutschen Post AG zustande. Sofern der Auftraggeber als Absender genannt wird, handelt es sich für die Agenturen bei den Portoaufwendungen um durchlaufende Posten.^[3] Folglich kann diesen auch die Steuerbefreiung des § 4 Nr. 11b UStG zugutekommen.

Eine bloße Verauslagung von Kosten für einen anderen liegt auch dann vor, wenn der Unternehmer zuvor als Vertreter für seinen Kunden aufgetreten ist, da in diesem Falle die Leistungsbeziehungen unmittelbar zwischen dem Dritten und dem Kunden zustande kommen.

Nicht ausreichend für einen durch...