Kostenweiterbelastung und Auslagenersatz in der Umsatzsteuer / 2.2 Durchlaufende Posten

Beträge, die der Unternehmer hingegen für Rechnung eines anderen vereinnahmt oder verausgabt (durchlaufende Posten), gehören nicht zum Entgelt.^[1] Zivilrechtlich handelt es sich in solchen Fällen überwiegend um Zahlungen auf fremde Schuld.^[2] Entscheidend ist, dass der Unternehmer auf eine Verpflichtung leistet, die zumindest auch einen Dritten (z. B. seinen Kunden), dem er die verauslagten Kosten anschließend in Rechnung stellen will, trifft; z. B. Gerichtskosten, die von Rechtsanwälten oder Steuerberatern für ihre Mandanten verauslagt werden.

Praxis-Tipp

Portokosten

Bei Portokosten, die Werbeagenturen oder Lettershops für Briefe, Prospekte o. ä. für ihre Auftraggeber verauslagen, ist der Blick auf den auf der Sendung genannten Absender zu richten. Die vertraglichen Beziehungen kommen zwischen dem auf der Sendung genannten Absender und der Deutschen Post AG zustande. Sofern der Auftraggeber als Absender genannt wird, handelt es sich für die Agenturen bei den Portoaufwendungen um durchlaufende Posten.^[3] Folglich kann diesen auch die Steuerbefreiung des § 4 Nr. 11b UStG zugutekommen.

Eine bloße Verauslagung von Kosten für einen anderen liegt auch dann vor, wenn der Unternehmer zuvor als Vertreter für seinen Kunden aufgetreten ist, da in diesem Falle die Leistungsbeziehungen unmittelbar zwischen dem Dritten und dem Kunden zustande kommen.

Nicht ausreichend für einen durchlaufenden Posten ist es , wenn der Unternehmer als (Einkaufs-)Kommissionär für seinen Kunden auftritt. Da die Umsatzsteuer in einer solchen Konstellation eine Leistungskette (Dritter – Unternehmer – Kunde) fingiert,^[4] gelten die Vorleistungen des Dritten als von dem Unternehmer selbst bezogen und werden Bestandteil seiner Ausgangsleistung.

Wichtig

Erforderliche Informationen

Voraussetzung für die Annahme eines durchlaufenden Postens ist grds., dass der Zahlungsverpflichtete und der Zahlungsempfänger jeweils den Namen des anderen und die Höhe des gezahlten Betrags erfahren.^[5]

Eine Einbeziehung in die eigene Leistung erfolgt grds. auch dann nicht, wenn der Unternehmer öffentlich-rechtliche Abgaben, Kosten oder Steuern verauslagt, deren Schuldner sein Leistungsempfänger ist.

Hinweis

Besonderheit Gesamtschuld

Im Falle einer Gesamtschuld zwischen dem verauslagenden Unternehmer und dem Dritten kann jedoch ebenfalls ein durchlaufender Posten vorliegen.^[6] Die Finanzverwaltung gesteht dem Unternehmer ein faktisches Wahlrecht zugunsten eines durchlaufenden Postens zu, wenn der Unternehmer nachweist, dass er nur als Mittelsperson aufgetreten ist.^[7] Dies kann insbesondere bei der Übernahme öffentlich-rechtlicher Gebühren relevant sein.

Praxis-Beispiel

Öffentlich-rechtliche Gebühren

Fortsetzung des zweiten Beispiels (im vorigen Abschnitt): Rechtsanwalt R hat für die C-GmbH die Gerichtskosten übernommen. Nun verlangt er mit seinem Honorar diese Kosten zurück.

Schuldner der Gerichtskosten ist derjenige, der das Verfahren beantragt hat^[8], im Falle einer Klage somit üblicherweise der Kläger. Klägerin des Rechtsstreits war die C-GmbH, R handelte als Prozessvertreter. Bei der Übernahme der Gerichtskosten handelt es sich für R um eine Zahlung auf fremde Schuld; es liegt ein durchlaufender Posten vor.

Hinweis

Öffentlich-rechtliche Gebühren

Behördliche oder gerichtliche Kosten (Gebühren und Auslagen) können ausnahmsweise selbst dann als durchlaufende Posten anerkannt werden, wenn dem Zahlungsempfänger (der Behörde) Name und Anschrift des Auftraggebers nicht mitgeteilt werden, da sie aufgrund von Kosten- oder Gebührenordnungen erhoben werden, die den Auftraggeber als Kostenschuldner ausweisen.^[9]

Zahlungen, die der Unternehmer ohne eigene Rechtsverpflichtung übernimmt, gehen damit im Regelfall nicht in seine eigene Ausgangsleistung mit ein. Gleiches gilt jedoch auch dann, wenn die Zahlung auf einer Haftungsverpflichtung beruht; abzugrenzen ist dies von der Gegenleistung für die Übernahme der Haftungszusage.

Praxis-Beispiel

Haftung

Die Bank B hat für ihren Kunden K eine Bürgschaft übernommen. Für die Übernahme der Bürgschaft haben B und K die Zahlung einer Avalprovision vereinbart. Als die B aus der Bürgschaft in Anspruch genommen wird^[10], fordert sie den verausgabten Betrag zurück und verlangt zusätzlich die Zahlung der Avalprovision.

Die B ist zwar aufgrund des Bürgschaftsvertrags selbst zur Zahlung an den Gläubiger ihres Kunden K verpflichtet. Die Leistung der B besteht jedoch in der Übernahme der Bürgschaft, wofür K die Avalprovision zahlt. Der Haftungsbetrag selbst nimmt an diesem Leistungsaustausch nicht teil. Damit besteht das Entgelt für die Leistung der B ausschließlich in der Zahlung der Avalprovision.

[1] § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG.

[2] § 267 Abs. 1 BGB.

[3] Vgl. OFD Niedersachsen, Verfügung v. 24.7.2013, S 7200-280-St 182, MwStR 2013 S. 527; vgl. auch OFD Frankfurt/M., Verfügung v. 4.4.2014, S 7200 A – 180 – St 111, DStR 2014 S. 1450.

[4] § 3 Abs. 3 UStG.

[5] Abschn. 10.4 Abs. 2 Satz 1 UStAE.

[6] BFH, Urteil v. 3.7.2014, V R 1/14, BStBl 2023 II S. 89.

[7] Abschn. 10.4 Abs. 4 ...