Krisenleitfaden für die Buchhaltung: So reagieren Sie au ... / 1 Möglichkeiten der Buchhaltung

Die Buchhaltung erfasst alle Vorgänge mit wirtschaftlichen Auswirkungen im Unternehmen und bewertet diese. Dabei werden rechtliche Vorgaben und betriebswirtschaftliche Regeln eingehalten. Am Ende entsteht so das wirtschaftliche Ergebnis des Unternehmens. Die Arbeit in der Buchhaltung wird streng geprüft, von Wirtschaftsprüfern und Finanzbeamten. Aufgabe der Buchhaltung ist es also, unter Berücksichtigung aller Vorgaben und Regeln, den Erfolg der unternehmerischen Tätigkeit prüfungssicher festzustellen.

1.1 Krisen erkennen in der Buchhaltung

Die Unternehmensbereiche Einkauf und Verkauf sind wesentlich enger mit den Märkten verbunden als die Buchhaltung. Deuten sich Krisen an, sollten Einkäufer und Verkäufer die Zeichen besser erkennen und deuten als die Buchhalter. Nicht immer ist dies möglich, oft werden die ersten Anzeichen für problematische Entwicklungen verdrängt. Dann werden sich über kurz oder lang in der Buchhaltung Entwicklungen darstellen, die Vermögens- oder Schuldenpositionen in einem unüblichen Maße verändern. Welche Vermögens- und Schuldenpositionen betroffen sind, wie sich Krisen in der Buchhaltung erkennen lassen und wie die Buchhaltung darauf reagiert, wird in den folgenden Kapiteln beschrieben.

1.2 Aufgaben der Buchhaltung

Werden die typischen Anzeichen einer sich entwickelnden Krise in der Buchhaltung erkannt, wird dies selbstverständlich sofort an die anderen Unternehmensbereiche kommuniziert. Im Einkauf, im Verkauf und in der Unternehmensführung müssen Maßnahmen zur fachlichen Reaktion auf die bedrohliche Entwicklung ergreifen. Die Aufgaben der Buchhaltung in einer Krise sind andere:

• Die Buchhaltung überwacht und steuert die Liquidität des Unternehmens in der Krise.
• Die Buchhaltung besorgt notwendige Finanzmittel für die Bewältigung der Krise.

• Die Wirkung der Maßnahmen und die weitere Entwicklung der Krise werden in der Buchhaltung engmaschig überwacht und an die Fachbereiche kommuniziert.

  Hinweis

  Buchhaltung schneller als alle

  Berichte über aktuelle Situationen und Entwicklung sind Aufgabe des Controllings. Dazu müssen die Daten über Zahlungseingänge, Forderungsbestände oder Werte von Sachanlagen zunächst in der Buchhaltung verbucht werden. Typisch ist das Warten auf den Monatsabschluss, bevor das Controlling beginnen kann. In Krisen ist schnelleres Handeln notwendig.

  Die Buchhaltung kann schneller als alle anderen Bereiche:

  • über Zahlungseingänge informieren,
  • den Verkauf von Sachanlagen berichten oder
  • verdeckte Werte in Vorräten berechnen.

  Darum werden in einer Krise bestimmte Parameter vereinbart, die von der Buchhaltung sofort kommuniziert werden.

1.3 Separieren der Krise: Betroffene Positionen ermitteln und getrennt darstellen

Eine wichtige Reaktion der Buchhaltung auf sich entwickelnde Krisen ist es, mögliche betroffene Positionen zu ermitteln. Die gefundenen Risiken werden von den nicht betroffenen Werten getrennt. Dazu werden sie auf eigene Konten umgebucht. So wird es möglich, das Gesamtrisiko des Unternehmens eindeutig festzustellen. Veränderungen, die sich durch Veränderungen der Krise ergeben, können schnell erkannt werden. Reaktionen im Unternehmen werden früh- und hoffentlich rechtzeitig möglich.

Praxis-Beispiel

Forderungskonten: Trennung der Forderungskonten

Die Forderungen des Unternehmens aus Lieferung und Leistung werden in der Finanzbuchhaltung auf Forderungskonten gesammelt. Üblich ist es, zumindest die Forderungen mit den unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen auf getrennten Konten zu buchen. So werden die Forderungskonten beispielsweise nach dem Angriff Russlands auf die Ukraine um zwei zusätzliche Konten ergänzt:

Konto 1 alt: Forderungen Inland 7 %

Konto 2 alt: Forderungen Inland 19 %

Konto 3 alt: Forderungen Ausland 0 %

Konto 4 neu: Forderungen Russland 0 %

Konto 5 neu: Forderungen Ukraine 0 %

Da die beiden Konfliktparteien in Deutschland unterschiedlich beurteilt werden, sind auch Auswirkungen auf Forderungen unterschiedlich zu erwarten. Daher wurde hier die Trennung auch bei den Forderungskonten vollzogen. Bei anderen Konflikten, in denen keine ungleiche Behandlung der beteiligten Parteien erwartet wird, reicht ein zusätzliches Konto aus.

Die Buchhaltung muss also dafür sorgen, dass sie jederzeit Auskunft geben kann über das noch offene Risiko, das einem Konflikt bzw. einer Krise zugeordnet werden kann. Gleichzeitig muss über die bereits verbuchten Veränderungen informiert werden können. Dazu werden zusätzliche krisenbezogene Verlust- bzw. Gewinnkonten eingerichtet, auf die entsprechende Buchungen erfolgen und die in der Gewinn- und Verlustrechnung verarbeitet werden.