Krisenreporting: Differenzierung der GuV in Normal- und ... / 2.2 Notwendige Prozessanpassungen

Nur wenn Transparenz über die zugrunde gelegten Annahmen und Rahmenbedingungen besteht, ist ein Plan/Ist-Vergleich möglich.

2.2.1 Berücksichtigung bekannter Krisenauswirkungen im Planungsprozess

Die Teilperspektive Krise sollte in der Planung nur dann berücksichtigt werden, wenn sie zu dem Planungszeitpunkt schon bekannt ist. Zu Beginn der Planung sollte deshalb auf Basis des aktuellen Reportings und der aktuellen Erkenntnisse festgelegt werden, ob es

• Beteiligungsgesellschaften oder Landesorganisationen gibt, die aufgrund von volkswirtschaftlichen Rahmenbedingungen, nationaler Gesetzgebung oder unternehmensinterner Sachverhalte als Krisenländer in der Planung berücksichtigt werden sollen;
• klar abgrenzbare Unternehmensbereiche gibt, die aufgrund oben aufgeführter Bedingungen als Krisen-Unternehmensbereiche in der Planung berücksichtigt werden sollen und für die im Rahmen der Planung eine separate Darstellung der Planwerte möglich ist;
• klar abgrenzbare Produktgruppen/Produktlinien gibt, die aufgrund oben aufgeführter Bedingungen als Krisen-Produktgruppen/Krisenproduktlinien in der Planung berücksichtigt werden sollen und für die im Rahmen der Planung ebenfalls eine separate Darstellung der Planwerte möglich ist.

Ob Teilbereiche des Unternehmens in der Planung in der Teilperspektive Krise dargestellt werden sollen, ist im Rahmen des unternehmensindividuellen Planungsprozesses vom Vorstand/der Geschäftsführung in den jeweiligen Abstimmungsrunden zur Planungsdurchsprache/-genehmigung festzulegen.

2.2.2 Berücksichtigung von Krisenauswirkungen im unterjährigen Reportingprozess

Im unterjährigen Reportingprozess sind die Auswirkungen in der Teilperspektive Krise ebenfalls separat darzustellen. Dabei ist zu unterscheiden zwischen:

• Krisenauswirkungen, die bereits in der Planung berücksichtigt wurden

  Für die in der Planung bereits berücksichtigten Krisenauswirkungen ist auch im monatlichen Reporting eine separate Berichterstattung für die Krisenauswirkungen von Ländern/Beteiligungsgesellschaften, Unternehmensbereichen und/oder Produktgruppen/Produktlinien aufzusetzen. Die Plan/Ist-Abweichungen sind dabei zu analysieren und in den unternehmensindividuellen Terminen zum Monatsreporting zu besprechen. Dabei ist auch die Entscheidung zu treffen, ob es sich bei den jeweiligen Sachverhalten auch weiterhin um eine Krise handelt. Falls aufgrund geänderter Rahmenbedingungen keine Notwendigkeit mehr zum Krisenansatz besteht, werden die jeweiligen Daten wieder dem operativen Reporting zugeführt. Im Vergleich der Werte des operativen Reportings zu denen im Krisenreporting besteht dann eine Abweichung.

• Krisenauswirkungen, die zum Zeitpunkt der Planung nicht bekannt waren

  Bei Krisenauswirkungen, die zum Zeitpunkt der Planung nicht bekannt waren, die aber unterjährig auftauchen, ist vom Controlling zu prüfen, ob die Werte separat ermittelbar sind. Falls dies der Fall ist, sind die Werte für die jeweilige Krisenauswirkung separat aufzubereiten. In den unternehmensindividuellen Terminen zur Durchsprache des Monatsreportings sind die Rahmenbedingungen und Werte des jeweiligen Krisenthemas zu besprechen. Dabei ist auch die Entscheidung zu treffen, ob es sich bei den jeweiligen Sachverhalten um eine Krise handelt. Ebenfalls ist die Dauer des Krisenreportings festzulegen. Die Krisendarstellung kann entweder beginnend mit dem aktuellen Monatsreporting erfolgen oder rückwirkend bis zum Zeitpunkt der Entstehung. Dies ist auch davon abhängig, ob die Daten rückwirkend ermittelt werden können. Wenn alle Fragestellungen geklärt sind, werden die jeweiligen Daten dem Krisenreporting zugeführt. Im Vergleich der Werte des operativen Reportings zu denen im Krisenreporting besteht dann eine Abweichung. Der oben aufgeführte Prozess ist in Abb. 1 zusammengefasst darstellt.

Abb. 1: Prozess der Krisenberichterstattung