Leerkosten entdecken und richtig behandeln / 2.4 Leerkosten in der Verwaltung

In der Verwaltung existieren viele Kostenarten, die zunächst fix erscheinen. Einige davon können jedoch bei dauerhaft reduziertem Umsatz durchaus angepasst werden. Solange eine Anpassung nicht erfolgt ist, entstehen in jeder Periode Leerkosten. Daneben gibt es Verwaltungskosten, die absolut fix sind. Sinkt die Basis, auf die sie mit Hilfe des Gemeinkostenzuschlagsatzes in der Kalkulation auf die Produkte verteilt werden, steigen die absoluten Verwaltungskosten pro Stück. Auch hier entstehen Leerkosten, die für den Kostenrechner eine echte Herausforderung darstellen können.

Von Versicherungen bis zur Geschäftsführung

Einige Versicherungsarten berechnen die geschuldete Provision durch Kennzahlen, die das Risiko des Versicherungsgebers beschreiben. Dazu gehört z. B. die Transportversicherung oder die Betriebsunterbrechungsversicherung. Beide benutzen u. a. den Umsatz als Grundlage für die Provisionsberechnung. Sinkt dieser, so können die Versicherungssummen und damit die Prämien angepasst werden. Unterbleibt dies, entstehen Leerkosten.

Digitale Netzwerke sorgen für eine optimale Verbreitung der Informationen. Für große Umsätze sind leistungsfähige Netze notwendig, geringere Umsätze können mit weniger aufwändigen IT-Systemen verarbeitet werden. Leider lässt sich eine einmal bestehende Informationsverarbeitungsstruktur nicht ohne weiteres verkleinern. Teile der Infrastruktur zur Informationsverarbeitung bleiben ungenutzt.

Das Verwaltungsgebäude kann einer kleineren Verwaltung angepasst werden. Da dies praktisch nicht immer schnell möglich ist, entstehen durch die nicht notwendigen Räume Leerkosten.

Diese Beispiele zeigen, wie in den Verwaltungskosten schnell Leerkosten entstehen können. Teilweise sind sie, wenn sie erkannt werden, abbaubar. Bei anderen Kosten ist eine Reduktion eher utopisch. Da in der Verwaltung viele Personen mit Aufgaben, die keinem Produkt und keiner typischen Funktion im Unternehmensprozess zugeordnet werden können, zusammengefasst sind, verteilen sich diese Kosten auf den verringerten Umsatz. Ein Abbau der Personen ist oft nicht möglich oder gewünscht. Beispiele dazu sind das Controlling, Pressestellen oder der Fuhrpark.

Vorsicht bei Rückstellungen

In allen Unternehmensbereichen werden Rückstellungen für zukünftig erwartete Aufwendungen mit Bezug zum laufenden Jahr gebildet. Viele dieser Risiken werden auf der Grundlage der Absätze ermittelt. So hängt die Höhe der Zuführung zur Garantierückstellung von der Menge der verkauften Produkte ab. Häufig vergessen werden die Rückstellungen, die regelmäßig für die Tantiemen gebildet werden. Hängen diese vom Umsatz oder vom Erfolg ab, so müssen Sie bei Rückgang der entsprechenden Faktoren auch die Rückstellungen verringern. Geschieht dies nicht, entstehen für die betrachtete Periode Leerkosten.