In den meisten Fällen wird nicht nach Bereichen, die für ein Benchmarking in Frage kommen, gesucht. Vielmehr ergibt sich ein Problem im Unternehmen und eine mögliche Lösung ist das Benchmarking. Wie sehen diese Probleme, die mit Hilfe des Unternehmensvergleiches entschärft werden sollen, aus?
- Es liegen nur vage Erkenntnisse über mögliche Gründe für das eigentliche Problem vor.
- Unvollständig vorliegende Informationen kennzeichnen die Situation.
- Die Einordnung der eigenen Leistung ist nicht oder nur subjektiv möglich.
Umsätze gehen zurück
In wirtschaftlich schwierigen Zeiten kann ein Umsatzverlust nicht immer richtig eingeordnet werden. Liegt es am Produkt oder der Preisstellung, dass der Kunde das Angebot nicht wahrnimmt oder ist die allgemeine wirtschaftliche Lage Schuld? Damit sind die möglichen Gründe für das eigentliche Problem nur in Umrissen bekannt, Informationen darüber sind im Unternehmen nicht vorhanden und es ist aus den üblichen Informationsquellen nicht möglich, die eigenen Produkte und Leistungen objektiv zu bewerten.
In dieser Situation kann ein Unternehmensvergleich helfen. Die Umsatzentwicklung der wichtigsten Mitbewerber hilft Ihnen, Ihr Unternehmen richtig einzuordnen. Wenn auch diese verlieren, möglichst im gleichen Verhältnis wie Sie, ist Ihr Marktanteil in Ordnung. Der Unternehmensvergleich kann Ihnen aber auch den Mitbewerber zeigen, der trotz sinkender Nachfrage entgegen dem Trend Umsätze halten oder gewinnen kann. Dieser kann als Benchmark dienen, um die "schlechteren" Unternehmen zu identifizieren.
Kennzahlen aus bestimmten Unternehmensbereichen
Der erste Schritt auf dem Weg zu den richtigen Kennzahlen ist die Bestimmung des zu vergleichenden Bereiches. Dabei kann es sich um das gesamte Unternehmen oder um Teilbereiche handeln. Je kleiner der Bereich selbst ist, z. B. auf der Abteilungsebene, desto größer ist die Chance, dass sofort praktikable Maßnahmen aus den Ergebnissen entwickelt werden können. Stellt z. B. der globale Vergleich fest, dass im eigenen Unternehmen mehr Mitarbeiter für einen bestimmten Umsatz notwendig sind als in anderen Unternehmen, dann muss zunächst durch weitere detaillierte Vergleiche festgestellt werden, in welchen Abteilungen dies der Fall ist.
Unternehmensprozesse sind geeignet
Besonders geeignet für das Benchmarking sind die Unternehmensprozesse. Die Auftragsbearbeitung, das Mahnwesen, der Einkauf oder der Kundendienst können mit den Abläufen anderer Unternehmen verglichen werden. Das verlangt jedoch sehr detaillierte und tief greifende Informationen vom Vergleichspartner, ist also in der Regel nur gemeinsam mit anderen Unternehmen durchführbar. Je globaler das Benchmarking durchgeführt wird, desto eher lassen sich die entsprechenden Werte ohne Beteiligung der Partner ermitteln.
Extern bestimmte Kennzahlen
In sozialen Medien entstehen Kennzahlen, deren Inhalt nicht vom Unternehmen bestimmt wird. Die Bewertung von Produkten oder Leistungen, die Beurteilung von Verhalten wird meist in einfacher Form als Schulnote oder mit Sternchen dargestellt. Für das Benchmarking mit diesen Kennzahlen müssen die Werte so verwendet werden, wie sie sind. Diese im System liegende Einfachheit der Kennzahlen führt dazu, dass die Ergebnisse des Unternehmensvergleichs mit diesen Bewertungen relativ einfach sind.
2.1 Anforderungen an die Kennzahlen
Liegt der Vergleichsbereich fest, müssen die Kennzahlen für den Benchmark bestimmt werden. Dabei gelten drei Regeln, die unbedingt einzuhalten sind. Geschieht dies nicht, ist das Ergebnis nicht aussagekräftig.
- Die gewählten Kennziffern müssen für die gewünschte Aussage die richtigen Inhalte haben. Kennzahlen stellen eine Verdichtung umfangreicher Einzeldaten zu einer Zahl dar. Sie werden also von vielen Seiten beeinflusst. So umfasst die Kennzahl "Wert einer Bestellung" für die Bewertung der Arbeit im Einkauf auch Einflüsse, die aus der Produktion, dem Vertrieb oder von den Lieferanten kommen. Geeigneter ist in einem solchen Fall die Benchmark-Kennzahl "Anzahl der Bestellungen pro Einkäufer", mit der die Leistung des Einkaufs bewertet werden kann.
- Die Werte müssen für das Benchmarking verfügbar sein. Während die Kennzahlen für das eigene Unternehmen in aller Regel erarbeitet werden können, müssen für die Zahlen der Partner meist externe Quellen herangezogen werden. Dabei ist zu prüfen, ob die Kennzahlen vorhanden sind. So finden sich bspw. kaum Angaben über die Leistungen einzelner Mitarbeiter (Anzahl Bestellungen pro Einkäufer), Umsatzzahlen finden sich jedoch oft in Veröffentlichungen.
- Die eigenen und fremden Werte müssen vergleichbar sein. Darum müssen alle am Vergleich beteiligten Unternehmen die Kennzahlen auf dem gleichen Weg ermitteln. Werden die Werte aus Veröffentlichungen selbst berechnet, muss die Vergleichbarkeit der einfließenden Daten sichergestellt sein. Diese Bedingung ist immer dann, wenn ein Unternehmensvergleich ohne freiwillige Teilnahme aller Partner erfolgt und die Werte der Vergleichsunternehmen also aus öffentlichen Quellen genommen werden müssen, schwer zu...