Bei einer nichtrepräsentativen Umfrage unter den Teilnehmern des Fachkreises Agiles Controlling wurde als eine Herausforderung die Umsetzung agiler Arbeitsmethoden bei hybrider Arbeitsweise, d. h. teilweise am Arbeitsplatz, teilweise im Homeoffice genannt.
Die Liberating Structures sind zunächst für die Offline-Nutzung entstanden. Die Beschreibungen des Aufbaus und der benötigten Materialien der einzelnen Methoden auf der offiziellen Internetseite der Liberating Structures erläutert jeweils die Offline-Nutzung. Allerdings wird auf der Internetseite angemerkt, dass die meisten Liberating Structures virtuell ebenso gut funktionieren mit Hinweis auf die Nutzung von Videokonferenzsystem und virtuellen Whiteboards. In der Arbeitsgruppe hat sich ebenfalls die Meinung herausgebildet, dass die Online-Nutzung kein Hindernis ist, auch wenn die Durchführung einiger Methoden oder die Behandlung von schwierigen, emotionalen Themen im direkten Kontakt wahrscheinlich leichter ist.
Dies hängt auch davon ab, wie gut sich die beteiligten Personen schon kennen und welches Vertrauensverhältnis besteht. Besteht ein gutes Vertrauensverhältnis, können bestimmte Themen sicherlich auch online besprochen werden. Es wurde das Fazit gezogen, dass, wenn man aus bestimmten Gründen Themen virtuell erarbeiten möchte oder muss, die Nutzung der Liberating Structures möglich und sinnvoll ist. Dabei ist die Nutzung von bestehenden Tools vorher abzuwägen, indem man das Vorgehen von der Offline-Welt in die Online-Welt überträgt. Die Übertragung in die Online-Welt erfolgt durch die sinnvolle Kombination der Möglichkeiten des jeweiligen Videokonferenztools, wie z. B. Microsoft Teams oder Zoom und die Sammlung der Ergebnisse über ein virtuelles Whiteboard wie z. B. Miro oder Mural.
Möglichkeiten der Nutzung von Konferenzsystemen, um die räumlichen Anforderungen der Liberating Structures zu erfüllen, können sein:
- Breakout-Sessions mit zufälligen oder festen Teilnehmenden oder aber mit freier Auswahl, welchen Raum man wählt, können eingerichtet werden.
- Wenn das jeweilige Konferenzsystem dies nicht ermöglicht, können für diesen Zweck separate Online-Sessions angelegt werden.
- Zum Teil kann für die Breakout-Session eine gewünschte Dauer hinterlegt werden, sodass die Teilnehmer nach Ablauf der gewählten Zeit automatisch wieder in die Haupt-Session zurückgeholt werden.
- Namen der Teilnehmer können gegebenenfalls nummeriert oder mit Gruppennamen versehen werden.
- Fragen oder Themen können in den Chat gestellt werden und dann ggf. auch von einem Moderator in die Gruppe gestellt werden.
- Kameras können von Teilnehmern ausgeschaltet werden, um bestimmten anderen Teilnehmern den Fokus zu geben.
Zur Nutzung von virtuellen Whiteboards zur Ergebnissammlung muss zunächst der Link zu dem Whiteboard an die Teilnehmer übermittelt werden. Zusätzlich sollte die Struktur und die Arbeitsfläche des Whiteboards geeignet vorbereitet werden. Dies ist weitestgehend ähnlich zur Offline-Nutzung von Whiteboards. Vorbereitete Bereiche können z. B. sein:
- Bereich je Arbeitsgruppe zur Sammlung von Arbeitsergebnissen,
- Punktevergabe, um wichtige Themen zu identifizieren.
Im Rahmen des Arbeitskreises wurde die Online-Nutzung der Fishbowl Methode und 1-2-4-all mit Zoom und Mural Board getestet und gute Erfahrungen gesammelt – es funktioniert!
Bei der Online-Nutzung der User Experience Fishbowl Methode wurde der physische Stuhlkreis (für mehr Details bzgl. der Offline-Nutzung der User Experience Fishbowl Methode siehe Kapitel 2.2) durch die Verwendung mehrere Ansätze online nachgebildet:
- In Zoom wurden die im äußeren Stuhlkreis Sitzenden gebeten, ihre Kameras auszustellen. Das Anstellen der Kamera bedeutete ein Eintreten in den inneren Stuhlkreis, d. h. eine aktive Teilnahme an der Diskussion. Genauso bedeutete ein Ausstellen der Kamera eine Bewegung vom inneren Stuhlkreis in den äußeren. Der Vorteil dieser Methode war eine klare Trennung des inneren und des äußeren Stuhlkreises. Allerdings sank die Aufmerksamkeit einiger Teilnehmenden im äußeren Stuhlkreis, da die Kamera ausgestellt war.
- Auf dem Mural Board wurden via Post-ist beide Stuhlkreise nachgebildet. Die bereits bekannten Teilnehmenden am initialen inneren Stuhlkreis wurden durch Fotos auf den Post-ist repräsentiert. Die Idee war, dass weitere Teilnehmende ihr Bild hinzufügen, wenn diese eintreten und Bilder entfernt werden, wenn diese austreten. Dieser Ansatz wurde bei der Durchführung aus mehreren Gründen nicht verwendet: Der Wechsel zwischen Mural Board und Zoom ist aufwendig und ohne größeren Mehrwert, da es die Diskussion in Zoom beeinträchtigt und die Hemmschwelle, in den inneren Stuhlkreis einzutreten, steigert, da zusätzlich ein Foto hochgeladen werden muss.
- Fragen aus dem äußeren Stuhlkreis konnten via Chat gestellt werden, ohne in den inneren Stuhlkreis eintreten zu müssen, d. h. die Kamera einzuschalten.
Die Nachbereitung der Ergebnisse des User Experience Fishbowl erfolgte via 1-2-4-all. Die Arbeit in den Zweier- und Vierer-Gr...