Wie sich die rollierende Finanzplanung in der Praxis umsetzen lässt, wird im Folgenden an einem Beispiels mit einem Excel-Tool gezeigt. Das Tool ist dabei grundsätzlich für den Einsatz in allen kleineren und mittelständischen Unternehmen geeignet, unabhängig von Branche oder Spezialisierungsgrad.
6.1 Randbedingungen für den Umgang mit der Excel-Datei
Die Datei setzt sich aus 8 Arbeitsblättern zusammen, die miteinander verbunden sind. Die Arbeitsblätter im Einzelnen:
- Checkliste
- Originalplan
- Überarbeitung 1 – 4
- Dokumentation
- Kennzahlen.
Die Besprechung der Mappen geschieht in der empfohlenen Reihenfolge der Bearbeitung. Um einen optimalen Umgang mit der Datei und den zugehörigen Arbeitsmappen zu erreichen, sollten im Vorfeld einige Regeln beachtet werden:
- Die Arbeitsmappen haben Felder mit blauer, roter und schwarzer Schrift.
- Felder mit blauer Schrift können ohne Bedenken ausgefüllt und verändert werden.
- Felder mit roter Schrift enthalten Formeln oder es werden Daten aus anderen Mappen übernommen. Daher ist vor jedem Überschreiben die Überprüfung ratsam, ob die Vorschläge nicht doch benötigt werden.
- Felder mit schwarzer Schrift dürfen nicht überschrieben werden. Ansonsten besteht die Möglichkeit, dass einzelne Arbeitsmappen oder die gesamte Datei unbrauchbar werden.
- Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, sind in den eigentlichen Planungsblättern die einzelnen Planungsperioden farblich unterschiedlich gestaltet. Spalten für Wochen und Monate sind weiß, Spalten für Quartale türkis, Spalten für Halbjahre hellgrün und Spalten für die Jahreswerte sind in hellgelb gehalten.
- Das Layout wurde so gewählt, dass ein Arbeitsblatt immer auf einer Seite gedruckt wird, unabhängig von der gewählten Gliederungsansicht.
- Aus Platzgründen und wegen der besseren Übersichtlichkeit sollten die Eingaben möglichst in Hundert-Euro-Schritten erfolgen. In den meisten Fällen genügt diese Genauigkeit, um eine fundierte Finanzplanung umsetzen zu können.
Arbeitsblatt Checkliste
Den eigentlichen Excel-Arbeitsmappen mit den Anwendungen ist eine Checkliste mit wichtigen Fragestellungen vorangestellt (s. Abb. 5). Die Checkliste soll dem Anwender als Orientierungshilfe und Leitfaden dienen. Sie soll außerdem bei der strukturierten und vollständigen Durchführung der Finanzplanung helfen. Die angesprochenen Sachverhalte sind möglicherweise nicht für jedes Unternehmen von gleichem Interesse. Daher besteht die Möglichkeit, Fragen zu entfernen oder andere Gesichtspunkte aufzunehmen. Die Felder in Spalte B sind daher in roter Schrift gehalten. Ziel ist es, dem Nutzer eine in die Planungsdatei integrierte Anwendungshilfe mitzugeben, sodass kein zusätzliches Dokument notwendig ist. Die für ihn wichtigen Informationen sind für ihn daher immer vor Ort verfügbar.
Abb. 5: Arbeitsblatt "Checkliste"
6.2 Erstellen der Originalplanung
Die eigentliche Planungsarbeit beginnt mit dem Arbeitsblatt Originalplanung.
Arbeitsblatt Originalplanung
Das Arbeitsblatt Originalplanung ist der Ausgangspunkt für die rollierende Überarbeitung einschließlich der bereits geschilderten Fortschreibung in das Folgejahr. In diesem Arbeitsblatt werden alle Ein- und Auszahlungen des Unternehmens erstmalig für einen Zeitraum von 12 Monaten geplant. Das Blatt ist in drei zahlungsrelevante Blöcke untergliedert:
- In Block A stehen betrieblich veranlasste Ein- und Auszahlungen,
- in Block B finden sich durch Investitionen veranlasste Zahlungen und
- in Block C werden durch Finanztransaktionen verursachte Ein- und Auszahlungen eingegeben.
Ziel dieser Gliederung ist es, die Übersichtlichkeit zu erhöhen und die Zahlungsströme transparenter zu gestalten. Dabei wird unterstellt, dass der betriebliche Bereich mit seinen Ein- und Auszahlungen das größte Volumen einnimmt. Hier besteht die Möglichkeit, jeweils bis zu zehn Ein- und Auszahlungen einzeln zu planen. Sind mehr Positionen, z.B. Produktumsätze oder Kostenarten, vorhanden, müssen ggf. weniger wichtige Zahlungen zu einer Summe zusammengefasst werden. Bei Investitionen und im Finanzteil können lediglich fünf bzw. drei Einzelpositionen geplant werden, da diese Bereiche in der Regel keinen so dominierenden Platz einnehmen.
Ermittlung des Liquiditätssaldos
Der Saldo der Ein- und Auszahlungen aller drei Bereiche ist eine Über- bzw. Unterdeckung. Übersteigt die Summe der Ein- die Summe der Auszahlungen, ergibt sich im Teil D eine Überdeckung. Im umgekehrten Fall entsteht eine Unterdeckung. Eine Überdeckung wird ohne Vorzeichen, eine Unterdeckung mit einem Minuszeichen ausgewiesen. Um einen Ausgleich herbeizuführen, besteht im Teil E die Möglichkeit, bis zu acht Maßnahmen einzeln zu benennen. Diese heben entweder eine Unterdeckung auf oder zeigen die Verwendung eines möglichen Überschusses. Die Formel ist dabei so aufgebaut, dass Eingaben in den Zeilen 73-76 als Mittelzuflüsse, Eingaben in den Zeilen 77-80 als Mittelabflüsse erfasst werden. Den Saldo nach Durchführung der Maßnahmen weist der Teil F aus.
Im Teil G nimmt die Zelle E85 (blaue Schrift) den zu Beginn der Planung vorhandenen Kassen- und/oder Bankbestand (Girokonto) in einer Summe auf. Verände...