LkSG: Dokumentations- und Berichtspflichten

Zusammenfassung

Überblick

Seit dem 1.1.2023 ist das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) in Kraft und wurde seitdem schrittweise erweitert. Diese Ausweitung betrifft nun auch Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten und führt zu neuen Anforderungen an interne Strukturen. Der Fokus dieses Beitrags liegt auf den mit dem Gesetz verbundenen Dokumentations- und Berichtspflichten. Grundlage der Dokumentation ist eine sorgfältige Datenerfassung und -verwaltung sowie geeignete Systeme und Prozesse zur Umsetzung. Der finale Bericht für das zurückliegende Geschäftsjahr muss detaillierte Informationen zu Maßnahmen und deren Wirksamkeit entlang der Lieferkette enthalten, einschließlich Risikoanalysen, Schulungen für Lieferanten und Beschwerdemechanismen. Die Einhaltung dieser Pflichten wird im Detail erläutert, bevor anschließend auf die behördliche Prüfung und mögliche Bußgeldverordnungen eingegangen wird. Anhand einer Übersicht des Fragebogens für die elektronische Berichtsübermittlung an das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) werden zudem praxisnahe Handreichungen für Unternehmen analysiert. Abschließend wird ein Überblick über aktuelle Entwicklungen auf EU-Ebene sowie deren potenzielle Auswirkungen auf die Berichtspflicht laut LkSG gegeben.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 3 Abs. 1 LkSG Sorgfaltspflichten, § 4 Abs. 1 und 3 LkSG Risikomanagement und Zuständigkeiten, § 5 LkSG Risikoanalyse, § 6 Abs. 1-4 LkSG Grundsatzerklärung und Präventionsmaßnahmen, § 7 Abs. 1-3 LkSG Abhilfemaßnahmen, § 8 LkSG Beschwerdeverfahren, § 9 LkSG Mittelbare Zulieferer, § 10 Abs. 1-4 LkSG Dokumentations- und Berichtspflichten, § 12 Abs. 1-2 LkSG Einreichung des Berichts, § 13 Abs. 1-2 LkSG Behördliche Berichtsprüfung, § 14 Abs. 1 LkSG Behördliches Tätigwerden, § 15 LkSG Anordnungen und Maßnahmen, § 16 LkSG Betretungsrechte, § 17 Abs. 1-3 LkSG Auskunfts- und Herausgabepflichten, § 18 LkSG Duldungs- und Mitwirkungspflichten, § 22 Abs. 1-3 LkSG Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge, § 24 Abs. 1-2 LkSG Bußgeldvorschriften.

1 Dokumentations- und Berichtspflichten im LkSG

Seit dem 1.1.2023 ist das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) in Kraft. Im ersten Jahr galt es ausschließlich für inländische Unternehmen mit mindestens 3.000 Mitarbeitenden. Seit dem 1.1.2024 wurde der Anwendungsbereich erweitert, nun betrifft es Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten. Diese Änderung führte zu einer erheblichen Ausweitung des Kreises betroffener Unternehmen. Für die neu betroffenen Unternehmen sind die zentralen Pflichten des LkSG seit Anfang Januar 2024 unmittelbar gültig. Die Anforderungen des LkSG erfordern teils völlig neue interne Strukturen in Unternehmen. Es ist daher dringend ratsam, rechtzeitig zu prüfen, ob die notwendigen Maßnahmen ergriffen wurden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

Im Fokus dieses Beitrags stehen insbesondere die mit dem LkSG verbundenen Dokumentations- und Berichtspflichten:

1. Dokumentationspflicht: Unternehmen sind verpflichtet, die Einhaltung ihrer Sorgfaltspflichten kontinuierlich zu dokumentieren. Im Mittelpunkt der Dokumentation stehen hierbei insbesondere die zugrundeliegende Lieferantenstruktur, das durchgeführte Verfahren der Risikoanalyse und -bewertung, Maßnahmen zur Risikoprävention und -minderung sowie das zugrundeliegende Beschwerdeverfahren. Die Dokumentation dieser Aspekte erfordert eine sorgfältige und umfassende Datenerfassung und -verwaltung. Unternehmen müssen geeignete Systeme und Prozesse implementieren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und aktualisiert werden. Dies kann die Einführung neuer IT-Systeme, Schulungen für Mitarbeiter und die Zusammenarbeit mit externen Experten umfassen. Die Dokumentationspflicht dient hierbei nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch der internen Steuerung des Risikomanagements. Eine umfassende Dokumentation ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen und transparent über ihre Lieferkettenaktivitäten zu berichten.
2. Berichtspflicht: Jährlich ist zudem ein Bericht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten anzufertigen. Dieser Bericht muss eine detaillierte Darstellung der getroffenen Maßnahmen und deren Wirksamkeit entlang der Lieferkette enthalten. Grundlage hierfür ist eine aussagekräftige Dokumentation im eigenen Unternehmen. Zu den Kerninhalten des Berichts gehören unter anderem die Ergebnisse der Risikoanalyse, in der potenzielle Risiken für Menschenrechtsverletzungen und Umweltschäden entlang der Lieferkette identifiziert werden. Ebenso werden die ergriffenen Maßnahmen zur Risikominderung detailliert beschrieben, darunter Schulungen für Lieferanten, Audits und die Implementierung von Verhaltenskodizes. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Berichts sind Informationen über Beschwerdemechanismen, die Unternehmen einrichten müssen, um Beschwerden bezüglich Menschenrechtsverletzungen oder Umweltschäden entgegenzunehmen un...