LkSG: Einrichtung und Umsetzung des Beschwerdeverfahrens / 16 Checkliste für die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens

Diese Checkliste^[1] gibt einen kompakten Überblick über die notwendigen Punkte, die bei der Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens bedacht werden müssen:

1. Reichweite des Beschwerdeverfahrens

   • eigener Geschäftsbereich und unmittelbare Zulieferer
   • mittelbare Zulieferer

2. Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens

   • Unterlassen der (ordnungsgemäßen) Einrichtung ist eine Ordnungswidrigkeit
   • Bußgeld: bis zu 800.000 EUR für natürliche Personen bzw. bis zu 8 Mio. EUR oder bis zu 2 % des weltweiten Jahresumsatzes^[2] für Unternehmen bzw. Unternehmensträger

3. Einrichtung

   • Weichenstellung: Gleicher Kanal wie Hinweisgeberschutzgesetz oder separater Kanal => beides gesetzlich zulässig
   • Weichenstellung: Interner Mechanismus oder externer Mechanismus, bspw. im Rahmen von Brancheninitiativen oder konzernweiten Hinweisgebersystemen

4. Anforderungen

   • Offen für Betroffene entlang der Lieferkette

     - vertragliche Vereinbarungen mit Zulieferern über Anbieten des Beschwerdeverfahrens

     - vertragliche Verpflichtung zur Weitergabe entlang der Lieferkette

   • Verfahrensordnung

     - Textform

     - öffentlich zugänglich

     - ggf. Abstimmung mit Betriebsrat

   • Inhalte

     - Abschnitte des Verfahrens

     - zeitlicher Rahmen für Verfahrensabschnitte

     - Informationen über Vertraulichkeit

     - Schutz vor Repressalien

     - möglicher Ausgang des Verfahrens

     - Hinweise auf Kostenfreiheit

     - ggf. Möglichkeiten zur Rechtshilfe

   • Bekanntmachung des Beschwerdeverfahrens

     - Veröffentlichung auf Homepage des Unternehmens

     - ggf. weitere Maßnahmen wie Plakate, Flyer, Betriebsversammlungen, Hinweise an Gewerkschaften und NGOs

   • Zugänglichkeit

     - Perspektive der Betroffenen maßgeblich

     - technische Voraussetzungen vor Ort (Internet? Mobilfunknetz?)

     - Nutzung in örtlich gesprochener Sprache möglich

     - Berücksichtigung kultureller Aspekte (Alphabetisierungsgrad, Vertrautheit mit technischen Voraussetzungen,

     Routine im Umgang mit Formularen)

   • Vertraulichkeit der Identität (arbeitsvertragliche Absicherung)
   • Unabhängigkeit und Unparteilichkeit von Mitarbeitern, die die Beschwerde bearbeiten (arbeitsvertragliche Absicherung)
   • Benachteiligungsschutz für Beschwerdeführer (vertraglich mit Zulieferern absichern)

   • Verfahren

     - Bestätigung des Eingangs der Beschwerde

     - Erörterung des Sachverhalts mit Beschwerdeführer

     - Mitteilung der ergriffenen Maßnahme

   • Dokumentation

     - Zahl der Beschwerden

     - Gegenstand der Beschwerden

     - Verfahrensdauer

     - Ausgang des Verfahrens

     - ergriffene Maßnahmen

   • Überprüfung der Wirksamkeit

     - mindestens 1 x pro Jahr

     - anlassbezogen bei veränderter Risikolage (neue Geschäftsfelder, neue Produkte, neue Region usw.)

[1] s. Checkliste für die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens

[2] Der umsatzbezogene Bußgeldrahmen gilt nur für Unternehmen mit mehr als 400 Mio. EUR Jahresumsatz.