Lohn- und Gehaltskonto / 2 Erfassung in der Lohnbuchhaltung

2.1 Grunddaten des Lohnkontos

Die Pflicht zur Führung von Lohnkonten ergibt sich zunächst aus dem Steuerrecht^[1], andererseits verlangt auch das Sozialversicherungsrecht in § 28f SGB IV ausdrücklich, Aufzeichnungen und Nachweise für jeden einzelnen Arbeitnehmer zu führen. Dabei sind für jeden Arbeitnehmer einerseits die Stammdaten (persönliche, lohnsteuerrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und arbeitsvertragliche Daten) sowie die Bewegungsdaten (sämtliche Bezüge und Abzüge aus 12 Monatsabrechnungen des Kalenderjahres) aufzuzeichnen.

Dabei werden im Lohnkonto bei Beginn der Beschäftigung zunächst die Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters erfasst, u. a.:

• Vornamen, Familienname, Geburtstag, Anschrift des Mitarbeiters, Bankverbindung und Eintrittsdatum;
• persönliche Identifikationsnummer

Außerdem werden automatisch alle für die Besteuerung relevanten Daten, die entsprechend der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abgerufen wurden, erfasst:

• Steuerklasse (ggf. mit Faktor),
• Kinderfreibeträge,
• Kirchensteuerabzugsmerkmale,
• bei einer Änderung von Einträgen in den ELStAM während des Jahres ist auch der Zeitpunkt anzugeben, von dem an die Änderung gilt;
• ein auf der elektronischen Lohnsteuerkarte eingetragener Steuerfreibetrag oder Hinzurechnungsbetrag und der Zeitraum, für den die Eintragung gilt,
• alle für die Sozialversicherung relevanten Daten wie Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse, Zuschuss zur freiwilligen oder privaten Krankenkasse, Nachweis über Kinder (wegen der differenzierten Zu-/Abschläge in der PV),
• Aufzeichnungen zur betrieblichen Altersvorsorge,
• Aufzeichnung zu vermögenswirksamen Leistungen.

Im Laufe des Jahres kommen die sog. Bewegungsdaten hinzu, das sind:

• sämtliche Bestandteile von Lohn und Gehalt,
• Zeit-, Akkord-, Stück- und Prämienlöhne,
• Gehälter mit Zulagen, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen,
• besondere Lohnarten wie Gewinnbeteiligungen, Gratifikationen, Weihnachts- und Urlaubsgeld.

Von diesen Bruttolöhnen und Gehältern hat der Arbeitgeber einzubehalten: Lohn-, Kirchensteuer, ggf. Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträge.

Am Ende des Jahres wird das Lohnkonto abgeschlossen und für das Folgejahr wird ein neues Lohnkonto eröffnet. Dabei werden die Stammdaten i. d. R. übernommen.

Praxis-Tipp

Abrechnungstermine für Lohnsteuer beachten

Die Steuern (Lohnsteuer zzgl. ggf. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern) sind zum 10. des Folgemonats für den Abrechnungszeitraum zur Zahlung an das Betriebsstättenfinanzamt fällig, zusammen mit einer Steuererklärung (Lohnsteuer-Anmeldung). Abgerechnet wird

• monatlich, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 5.000 EUR betragen hat,
• vierteljährlich, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 1.080 EUR, aber nicht mehr als 5.000 EUR betragen hat,
• jährlich, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.080 EUR betragen hat.

Eine Fristverlängerung um jeweils einen Monat wie bei der Umsatzsteuer gibt es im Lohnsteuerrecht nicht.

Der Arbeitgeber behält die Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ein und stockt diese um seine Anteile zuzüglich Umlagen für Mutterschaftsaufwendungen (U2), Insolvenzgeldumlage (IU = U3) und ggf. für Krankheitsaufwendungen (U1) auf. Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag, bestehend aus Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung und Umlagen ist an die jeweils zuständige Krankenkasse zu überweisen, in der der Arbeitnehmer versichert ist.

[1] § 41 EStG und § 4 LStDV.

2.2 Aufzeichnungen im Lohnkonto

Bei jeder Lohnabrechnung ist im Lohnkonto Folgendes aufzuzeichnen:

1. der Tag der Lohnzahlung und der Lohnzahlungszeitraum;
2. der Großbuchstaben U bei Wegfall des Arbeitslohns für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage;
3. der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer. Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen – unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Sachbezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts;
4. steuerfreie Bezüge, unabhängig von der Höhe (außer von dritter Seite gewährte Trinkgelder sowie steuerfreie Fahrradüberlassung an Arbeitnehmer); das Betriebsstättenfinanzamt kann zulassen, dass auch andere steuerfreie Bezüge nicht angegeben werden, wenn es sich um Fälle von geringer Bedeutung handelt oder wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist;
5. Bezüge, die nach einem Doppelbesteuerungsabkommen steuerfrei gestellt sind und sonstige steuerfreie Bezüge mit Progressionsvorbehalt (u. a. Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld);
6. begünstigte außerordentliche Einkünfte nach § 34 ff. EStG, z. B. Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten;
7. das Vorliegen der Voraussetzungen für den Förderbetrag nach § 100 EStG;
8. pauschal versteuerte Bezüge nach §§ 40 bis 40b EStG, z. B. im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung.

Pauschal versteuerte Bezüge nach § 40 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 EStG – z. B. für Betriebsveranstaltungen ...