Lohnkonto / 4.4 Aufzeichnungspflichten bei Sachbezügen

Rainer Hartmann

Sachbezüge sind einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts mit den steuerlich maßgebenden Werten anzusetzen. Dieser Wert ist um eine Zuzahlung des Arbeitnehmers zu kürzen.

Achtung

Sachbezüge unter 50 EUR auch eintragen

Der Arbeitgeber muss auch Sachbezüge im Lohnkonto eintragen, die aufgrund der Freigrenze von monatlich 50 EUR steuerfrei bleiben.

4.4.1 Steuerpflichtige Rabatte von Dritten

Bei lohnsteuerpflichtigen Rabatten, die der Arbeitnehmer von Dritten, z. B. verbundenen Unternehmen, erhält und die der Arbeitgeber nicht selbst ermitteln kann, besteht eine gesetzliche Anzeigepflicht.^{^[1]} In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die Höhe der Bezüge für jeden Lohnzahlungszeitraum dem Arbeitgeber am Monatsende angeben.^{^[2]} Die Anzeige ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.

[1]

S. Rabatt.

[2] § 38 Abs. 4 Satz 3 EStG.

4.4.2 Steuerpflichtige Personalrabatte

Die Einzelangaben gelten auch für die steuerliche Erfassung von Belegschaftsrabatten. Dabei ist die Eintragung als Personalrabatt kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (Sachbezug) im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass geldwerte Vorteile aufgrund wiederholter Rabatte dem Lohnsteuerabzug unterliegen, soweit sie im Laufe des Kalenderjahres den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR übersteigen.

4.4.3 Aufzeichnungserleichterungen

Unter bestimmten Voraussetzungen sind für Belegschaftsrabatte Erleichterungen für die Aufzeichnung vorgesehen. Ist durch betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen gewährleistet, dass die jährlichen Personalrabatte den Freibetrag von 1.080 EUR nicht übersteigen, kann das Finanzamt auf Antrag eine Befreiung von Aufzeichnungen zulassen.^{^[1]} Dasselbe gilt für den kleinen Rabattfreibetrag von 50 EUR monatlich.^{^[2]}

[1] § 4 Abs. 3 Satz 2 LStDV.

[2] S. Abschn. 8.

4.4.4 Befreiung von der Aufzeichnungspflicht

Noch großzügigere Maßstäbe gelten, wenn nach der Lebenserfahrung und den betrieblichen Gegebenheiten so gut wie ausgeschlossen ist, dass die jährlichen Rabatte im Einzelfall den Betrag von 50 EUR bzw. 1.080 EUR übersteigen. Hier wird das Finanzamt dem Befreiungsantrag auch ohne Überwachungsmaßnahmen entsprechen.^{^[1]} Zusätzlicher Überwachungsmaßnahmen durch den Arbeitgeber bedarf es in diesen Fällen nicht. Der Gesetzgeber räumt die Möglichkeit ein, den Arbeitgeber von der Eintragung bestimmter steuerfeier Bezüge im Lohnkonto zu befreien.^{^[2]}

[1] R 41.1 Abs. 3 LStR.

[2] S. Abschn. 4.6.

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