Lohnsteuer-Außenprüfung: Vorbereitung, Durchführung und ... / 3 Folgen der Lohnsteuer-Außenprüfung

3.1 Schriftlicher oder elektronischer Prüfungsbericht

Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ergeht ein schriftlicher Bericht, sofern die Prüfung zu Änderungen geführt hat. Für den Prüfungsbericht ist seit 2023 auch die Bekanntgabe in elektronischer Form möglich.^[1] Der Prüfungsbericht muss Aufschluss über sämtliche getroffene Feststellungen geben. Das Finanzamt räumt dem Arbeitgeber durch die Übersendung des Prüfungsberichts nochmals die Möglichkeit der Stellungnahme ein. Der Prüfungsbericht stellt allerdings keinen Steuerbescheid dar, Rechtsbehelfe sind deshalb nicht zulässig. Das Einspruchsverfahren ist erst gegen die aufgrund der Lohnsteuer-Außenprüfung ergehenden Steuerbescheide zulässig.

Praxis-Tipp

Umfassender Prüfungsbericht: Auch Zweifelsfälle dokumentieren lassen

Eine Lohnsteuer-Nachforderung gegenüber dem Arbeitgeber ist nicht zulässig, wenn sich dieser auf einen entschuldbaren Rechtsirrtum berufen kann. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung die unrichtige Behandlung eines Sachverhaltes geltend gemacht wird, die im Rahmen der Vorprüfung nicht beanstandet worden ist.

Aus Nachweisgründen kann es deshalb für den Arbeitgeber von Interesse sein, dass in dem Prüfungsbericht auch solche Sachverhalte aufgenommen werden, die im Rahmen der Prüfung nicht beanstandet worden sind. Insbesondere in Zweifelsfällen ist zu empfehlen, auf die Aufnahme in den Prüfungsbericht hinzuwirken, um damit eine spätere Inanspruchnahme als Haftungsschuldner auszuschließen.

Praxis-Tipp

Lohnsteuerpauschalierung im Rahmen einer Außenprüfung möglich

In bestimmten Fällen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit einem festen Steuersatz erheben, z. B. für steuerpflichtige Leistungen bei einer Betriebsveranstaltung, Erholungsbeihilfen oder Geschenke.

Der Arbeitgeber übt sein Pauschalierungswahlrecht aus, indem er die pauschale Lohnsteuer in der Lohnsteuer-Anmeldung angibt. Ergänzend hierzu wurde gesetzlich klargestellt, dass der Arbeitgeber sein Pauschalierungswahlrecht auch im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung auch durch eine schriftliche oder elektronische Erklärung gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt ausüben kann. Die Erklärung ist spätestens bis zur Bestandskraft der aufgrund der Lohnsteuer-Außenprüfung erlassenen Bescheide abzugeben.^[2]

[1] § 202 Abs. 1 Satz 1 AO.

[2] § 40 Abs. 4 EStG.

3.2 Anzeige- und Berichtigungspflicht

Zu beachten ist ferner die erweiterte Anzeige- und Berichtigungspflicht^[1] bezüglich Steuererklärungen, die auch für die Lohnsteuer relevant sind. Die Anzeige- und Berichtigungspflicht besteht, wenn die Prüfungsfeststellungen einer Außenprüfung unanfechtbar in einem Steuerbescheid, einem Feststellungsbescheid^[2] oder einem Teilabschlussbescheid^[3] umgesetzt worden sind und die den Prüfungsfeststellungen zugrunde liegenden Sachverhalte auch in einer anderen vom oder für den Steuerpflichtigen abgegebenen Steuererklärung, die nicht Gegenstand der Außenprüfung war, zu einer Änderung der Besteuerungsgrundlagen führt.

Anwendungszeitraum

Grundsätzlich ist die erweiterte Anzeige- und Berichtigungspflicht erstmals auf Steuern und Steuervergütungen anzuwenden, die nach dem 31.12.2024 entstehen.^[4] Abweichend davon ist sie aber auch bereits für Steuern und Steuervergütungen anzuwenden, die vor dem 1.1.2025 entstehen, wenn für diese Steuern und Steuervergütungen nach dem 31.12.2024 eine Prüfungsanordnung^[5] bekannt gegeben wurde.

[1] § 153 Abs. 4 AO.

[2] § 180 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 AO.

[3] § 180 Abs. 1a AO.

[4] Art. 97 § 37 Abs. 2 Satz 1 EGAO.

[5] § 196 AO.

3.3 Sozialversicherungsrechtliche Auswertung

Unternehmen müssen lohnsteuerliche Feststellungen in Folge einer Lohnsteuer-Außenprüfung auch sozialversicherungsrechtlich auswerten. Denn fast immer führen lohnsteuerliche Korrekturen und Nachforderungen auch zu beitragsrechtlichen Konsequenzen (Nachentrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen). Zur Vermeidung von Säumniszuschlägen muss im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung Kontakt mit dem prüfenden Rentenversicherungsträger aufgenommen werden. Die Verjährungsfrist bei der Sozialversicherung beträgt bis zu 30 Jahre.^[1]

[1] § 25 Abs. 1 Satz 2 SGB IV.

3.4 Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung

3.4.1 Änderungssperre nach Außenprüfung

Im Anschluss an die Lohnsteuer-Außenprüfung ist der Vorbehalt der Nachprüfung der geprüften Lohnsteuer-Anmeldungen aufzuheben. Dies gilt unabhängig davon, ob für die betreffenden Zeiträume Lohnsteuer-Nachforderungsbescheide oder Haftungsbescheide erlassen werden. Führt die Lohnsteuer-Außenprüfung zu keinem Mehrergebnis, erhält der Arbeitgeber eine entsprechende schriftliche oder elektronische Mitteilung hierüber.^[1] In jedem Fall muss der Arbeitgeber darauf drängen, dass der Vorbehalt der Nachprüfung für den gesamten Lohnsteuer-Prüfungszeitraum aufgehoben wird. In diesem Fall ist nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung die Änderungssperre zu beachten, die hinsichtlich der geprüften Anmeldungszeiträume eine nochmalige Änderung wegen neuer Tatsachen ausschließt. Der Arbeitgeber darf z. B. aufgrund einer späteren nachfolgenden Betriebsprüfung insoweit nicht mehr für Lohnsteuer-Fehlbeträge in Anspruch genommen werden.^[2]

Praxis-Beispiel

Änderungssperre nach Außenprüfung

Im April 2025 ...