Management Reporting: Diagramm- und Tabellentypen richti ... / 3.3 Plan-Ist-Vergleich mit Abweichungstabelle

Abb. 9: Tabellarische Abweichungsanalyse mit hierarchischer Struktur

Ziel dieser Darstellung ist die Gegenüberstellung von Plan-, Ist- und Vorjahreswerten. Es gibt keine bestimmte Hauptaussage, die vermittelt werden soll. Nichtsdestotrotz ist es beim Erstellen der Berichtsseite wichtig zu entscheiden, welche inhaltlichen Aspekte am deutlichsten wahrgenommen werden sollen. Hier sind dies die Abweichungen vom Plan. Als Tabellentyp kommt daher nur eine Abweichungstabelle in Betracht.

In den Zeilen stehen die Produkte als vertikaler Strukturaufriss. Im Gegensatz zum Diagramm bereiten die Summenzeilen in der Tabelle keine Probleme. Die Zwischensummen je Produktgruppe und die Gesamtsumme aller Produkte können ohne Schwierigkeit mit angezeigt werden. Weitere Hierarchieebenen wären denkbar. Die Struktur sollte aber immer klar erkennbar sein.

Spalten und Zeilen logisch strukturieren

Die Basis- und Abweichungsspalten wiederholen sich in zwei Blöcken. Der erste Block enthält die kumulierten Werte bis zum aktuellen Berichtsmonat. Im zweiten Block stehen die Werte für das gesamte Jahr. Die Notation im Spaltenkopf, also die Füllmuster für Vorjahr, Plan, Ist und Forecast, verbunden mit einheitlichen Abständen zwischen Einzelspalten und Spaltenblöcken helfen, die Struktur der Tabelle ohne große Mühe richtig zu erkennen. Weitere Blöcke von Spalten können modular hinzugefügt werden, z. B. für den Einzelmonat.

Eine visuelle Besonderheit bilden die Abweichungsbalken. Sie heben ausgewählte Daten hervor und helfen damit, besonders relevante Abweichungen sofort zu finden. Die visuelle Aussagekraft solcher Balken ist wesentlich besser als die von Ampel-Symbolen oder farbigen Zellfüllungen. Die Balken zeigen sehr deutlich die Richtung und das Ausmaß einer Abweichung. Sie liefern somit eine echte quantitative Aussage, genau wie ein Balkendiagramm.

Um diesen positiven Effekt zu erhalten, dürfen nicht zu viele Grafikspalten eingefügt werden. Empfehlenswert ist es, eine einzige Abweichung zu identifizieren, welche die höchste Entscheidungsrelevanz für die Empfänger besitzt. Diese Abweichung wird dann mit Datenbalken visualisiert. Eventuell kann noch eine zweite Visualisierungsspalte hinzukommen. Mit jedem weiteren auffälligen, visuellen Element würde jedoch ein Stück von der Klarheit und Aussagekraft der Tabelle verloren gehen.

Grafische Elemente sparsam und gezielt einsetzen

Visualisierungsspalten können noch weitere Herausforderungen mit sich bringen, ähnlich wie Diagramme. In diesem Beispiel haben die Zwischensummen absichtlich keine farbigen Balken, nur die Gesamtsumme und die einzelnen Produkte. Dadurch werden Skalenprobleme sowie visuelle Redundanz vermieden. Der Betrachter sieht die Gesamtabweichung und wird intuitiv zu den Produkten mit den größten Einzelabweichungen geführt. Handlungsoptionen bestehen meist nur auf Ebene einzelner Produkte. Daher hätte die zusätzliche Hervorhebung der Produktgruppen keinen großen Mehrwert.

Detailentscheidungen, welche Abweichungen am höchsten priorisiert sind und wie diese hervorgehoben werden, sollten am besten stets in Absprache mit den Berichtsempfängern erfolgen.