Management Reporting: Stand und Herausforderungen / 3.2 Defizite im Reporting

Fehlende Steuerungsrelevanz

Das interne Reporting soll Impulse zur Steuerung liefern und die Entscheidungsträger auf allen Ebenen und in sämtlichen Funktionsbereichen bestmöglich unterstützen. In der Praxis erfüllt es diese Aufgabe nicht immer ausreichend. Oftmals orientiert sich das Berichtswesen nicht an der Steuerungslogik des Unternehmens.^[1] Typische Defizite sind

1. eine zu große Menge von (nicht steuerungsrelevanten) Informationen
2. mit zu hoher Detailtiefe
3. in einer zu hohen Anzahl von Berichtsprodukten

die den Blick auf die wichtigen steuerungsrelevanten Informationen versperren. Vielfach liegen auch gegensätzliche Aussagen zu identischen Sachverhalten, die durch das Fehlen einer "Single Source of Truth" im Sinne einer eindeutigen Datenhaltung oder durch uneinheitliche Kennzahlen-Definitionen bedingt sind.

Geringe Automatisierung und hohe Komplexität

Eine zu geringe Automatisierung und IT-Nutzung^[2] sowie komplexe Prozesse führen zu hohen Aufwänden in der Berichtsgenerierung, der Fokus liegt entsprechend in der Berichterstellung und nicht in der Berichtsnutzung. Die Erstellung der Berichte dauert zu lange, die Berichte stehen zu spät zur Verfügung und werden meist manuell bzw. nicht hinreichend automatisiert verteilt bzw. versandt.

IT-Systemvielfalt

In vielen Unternehmen existiert ein Nebeneinander an verschiedenen operativen IT-Systemen aus denen Daten für das Reporting gewonnen werden. Diese Daten werden häufig mittels Excel analysiert und aufbereitet. Neben der Fehleranfälligkeit von Excel und der oftmals fehlenden Datenkonsistenz, kommt erschwerend hinzu, dass die Daten nicht oder nur unzureichend konsolidiert werden können.

Die Verknüpfung von Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen ist in den meisten Unternehmen ebenfalls nicht gelöst.^[3] Dazu trägt bei, dass es hierbei nicht nur darum geht, lediglich Informationen in einem Bericht zusammenzuführen. Auch die einzelnen Unternehmensbereiche müssen dazu stärker zusammenarbeiten. Dies erfordert andere Strukturen in den Unternehmen. Die größte Hürde dabei ist das Gewinnen von aussagekräftigen nicht-finanziellen Informationen und die Verknüpfung mit finanziellen Kennzahlen.

Uneinheitliches und unzweckmäßiges Layout und Design

Schließlich richtet sich die Berichtsgestaltung oftmals nach den Möglichkeiten der Softwareprogramme und weniger nach den Bedürfnissen der Empfänger. So weisen Berichte und Präsentationen oft keine logische Struktur auf und sind somit schwer verständlich. Vielfach sind sie mit Informationen überladen, dadurch unübersichtlich, die Botschaft ist nicht eindeutig erkennbar.^[4] Das Layout lenkt von der Botschaft ab, anstelle diese zu unterstützen. Auch werden oftmals ungeeignete Grafiken oder Diagramme verwendet mit zu viel dekorativem Beiwerk und unzweckmäßiger Farb- oder Achsenwahl. Erschwerend kommt hinzu, dass in vielen Unternehmen keine einheitlichen Vorgaben existieren, wie Berichte zu erstellen sind mit der Folge, dass jeder Bereich im Unternehmen Berichte nach seinen eigenen Vorstellungen erstellt. Dadurch werden an sich identische Sachverhalte in Unternehmen unterschiedlich dargestellt. Negative Entwicklungen werden mal in rot, gelb oder blau hervorgehoben; Zeitreihen beginnen links oder rechts; mal schneidet die X-Achse den Umsatzbalken bei null, mal bei Hundert. Was eine Fachabteilung als "Umsatz" bezeichnet, ist für eine andere Fachabteilung "Erlös" bzw. "Revenue".

Fehlende Kommentierungen und Handlungsempfehlungen

Neben einer unzureichenden Visualisierung werden Kommentare und Management-Empfehlungen im Berichtswesen nicht oder nicht professionell genug genutzt.^[5] Es dominieren unübersichtliche Fließtexte sowie sich wiederholende Phrasen mit deskriptiven Vergleichen zu Vorjahres- und Planwerten. Demzufolge werden die relevanten Fragen hinsichtlich der Existenz von Abweichungen und der einzuleitenden Maßnahmen nur selten auf den Punkt gebracht, visualisiert und beantwortet.

Auch das Thema Zukunftsorientierung ist längst nicht oder nicht im gewünschten Umfang implementiert. Forecasts, Prognosen oder Szenarien fehlen genauso wie externe Daten zu Markt und Wettbewerb.

[1] Vgl. Gräf/Isensee/Mehanna, 2014, S. 31 ff.

[2] Vgl. zur Gestaltung der IT im Reporting: Gräf/Isensee/Mehanna, 2014, S. 165 ff.

[3] Vgl. PWC (Hrsg.), 2012, insbesondere S. 20 ff.; PWC (Hrsg.) 2014, insbesondere S. 26 ff.

[4] Vgl. zum Thema Visualisierung insbesondere Kohlhammer/Proff/Wiener, 2013, S. 44 ff.

[5] Vgl. zur Berichtskommentierung Holinski, 2014, S. 60 ff.